2.8.1 Astudiaeth achos: Meddwl yn weithredol o gymharu â meddwl yn strategol
Darllenwch yr astudiaeth achos fer hon a meddyliwch am y prif faterion sy'n wynebu Fiona.
Astudiaeth achos: Rheoli popeth ond rheoli dim yn y pen draw
Roedd Fiona yn gyffrous pan gyhoeddodd ei thad ei fod yn bwriadu ymddeol ac mai hi fyddai rheolwr cyffredinol y gadwyn fach o siopau trwyddedig (siopau sy'n gwerthu diodydd alcoholig) a sefydlwyd ganddo. Roedd ganddi lawer o syniadau am ehangu'r busnes, a'r pwysicaf oedd sefydlu busnes cyfanwerthu i gyflenwi clybiau a bwytai.
Roedd y busnes newydd yn llwyddiant - roedd wedi dod o hyd i le defnyddiol yn y farchnad - ac ar ôl blwyddyn, roedd ei werthiannau'n well na'r disgwyl. Ond eto i gyd nid oedd yn gwneud arian, a hynny'n bennaf am fod y costau gweithredu yn uwch na'r gyllideb. Roedd rhaid cyflwyno system rheoli stoc effeithlon ac felly aeth Fiona ati i ddod o hyd i becyn meddalwedd addas. Roedd nifer o broblemau cychwynnol - roedd y pecyn yn torri i lawr yn gyson a dim ond Fiona oedd yn gallu'i ddefnyddio, felly roedd yn hawlio llawer o'i hamser. Roedd angen i'r cwmni recriwtio gyrrwr newydd a chlerc archebu newydd: roedd hi'n bwysig dod o hyd i'r bobl gywir, ond roedd y cyfweliadau a'r broses o gytuno ar delerau fel pe baent yn para oes.
Un o syniadau Fiona oedd darparu gwasanaeth fel y gallai bwytai weini gwin â'u henw eu hunain ar y label, a bu'r gwasanaeth hwn yn boblogaidd iawn. Roedd hi'n mwynhau cynllunio'r labeli gan ddefnyddio ei phecyn meddalwedd a gwnâi hynny gyda'r nos fel arfer. Hefyd, roedd angen tynnu'r holl labeli gwreiddiol a gosod rhai newydd - ac nid oedd ganddynt y gweithwyr i wneud hynny, felly byddai Fiona'n treulio'r rhan fwyaf o'i phenwythnosau yn labelu poteli gwin.
Roedd y busnes cyfanwerthu wedi denu nifer o gwsmeriaid newydd, yr oedd sawl un ohonynt yn dalwyr gwael, ac felly roedd yn treulio mwy a mwy o amser yn casglu dyledion.
Nid oedd y rhestr brisiau wedi newid ers tair blynedd a gwyddai fod nifer o'u cynhyrchion wedi'u prisio'n rhy isel o lawer erbyn hyn, ond nid oedd ganddi amser i ddiweddaru'r rhestr. Ac nid oedd y busnes newydd yn gwneud elw o hyd.
Gallwch weld bod Fiona yn canolbwyntio ar dasgu gweithredol. Mae'n brysur yn defnyddio ac yn trefnu'r feddalwedd rheoli stoc ac yn dylunio, tynnu a gludo labeli. Mae'n meddwl yn weithredol, nid yn strategol. Mae'n gweithio 'yn' y busnes yn hytrach nag 'ar' y busnes. Drwy feddwl yn strategol, gallai edrych ar y darlun cyfan a phenderfynu pa weithgareddau sy'n helpu i gyflawni strategaeth y cwmni. Byddai'n gallu gweld pa brosesau y gellid eu cyfuno neu hyd yn oed eu diddymu. Byddai'n gallu neilltuo adnoddau'n fwy effeithiol (mae mwy o wybodaeth am adnoddau yn 4 Galluoedd ac adnoddau), a fyddai'n gwella siawns y cwmni o lwyddo.
Ar adegau, bydd hi'n anodd iawn neilltuo amser yn rheolaidd i gamu nôl a myfyrio ar eich busnes ond mae'n bwysig iawn sicrhau eich bod yn cael digon o amser i feddwl yn strategol. Gall gweithio gyda mentor neu gynghorydd eich helpu i wneud hyn. Yn aml, y perchenogion busnes hynny sy'n teimlo nad oes ganddynt ddigon o amser ac nad oes angen mentor arnynt yw'r rhai sydd angen amser a mentor fwyaf!
Nid oes digon o oriau mewn diwrnod yn aml iawn, yn enwedig wrth ddechrau busnes newydd pan fyddwch yn teimlo eich bod yn gwneud popeth eich hun. Gellir cymharu treulio amser â chynghorydd neu fentor profiadol allanol â chael cyfarwyddwr anweithredol ar gyfer cwmni mwy o faint. Gallant edrych ar faterion o'r newydd a'ch helpu i ystyried y tymor hwy er mwyn ymdopi â'r pwysau gweithredol byrdymor. Gallant hefyd fod yn glust i wrando, yn gymorth ac yn ffrind dibynadwy.