5.2 Dull Cynllunio Senarios Rhydychen (OSPA)
Mae Dull Cynllunio Senarios Rhydychen (‘Oxford Scenario Planning Approach’ / OSPA) yn canolbwyntio ar senarios ac opsiynau strategol petai rhywbeth yn newid i status quo sefydliad, naill ai fel materion brys, neu i gynllunio ar gyfer fersiynau posibl y dyfodol.
Mae'r OSPA yn arbennig o gadarn gan ei fod yn sicrhau bod y senarios a grëir yn cael eu defnyddio gan yr unigolyn y maent wedi'u datblygu ar eu cyfer ac at y dibenion y cawsant eu dyfeisio ar eu cyfer. Mae'r Athro Rafael Ramírez (Athro Ymarfer, Ysgol Fusnes Saïd, Prifysgol Rhydychen) yn diffinio senarios fel 'cyfuniad bach o gyd-destunau wedi'u creu fel posibiliadau yn y dyfodol o rywbeth ar gyfer rhywun at ddiben gyda rhyngwyneb wedi'i nodi ymlaen llaw'.
Yn y fideo isod, eglura'r OSPA ymhellach.
Download this video clip.Video player: Fideo 13
Transcript: Fideo 13 Cyflwyniad i Ddull Cynllunio Senarios Rhydychen
RAFAEL RAMÍREZ:
Mae Dull Cynllunio Senarios Rhydychen wedi bod yn cael ei ddatblygu gan nifer o bobl ym Mhrifysgol Rhydychen ers 2003, pan ymunais â'r brifysgol ar ôl gadael tîm Senarios Shell, lle roeddwn yn Athro Preswyl Senarios a Strategaeth Gorfforaethol. Ac mae'n dal i ddatblygu heddiw. Proses ymchwilio ydyw sy'n gweddu i bobl sydd am ddysgu ar y cyd am gyd-destun ansicr.
Felly, un o nodweddion arbennig ein dull yw ei fod yn canolbwyntio ar bobl sydd am wneud mwy na dysgu sut i wneud penderfyniadau drwy gynllunio senarios, y mae ysgolion cynllunio senarios eraill yn rhoi mwy o ffocws iddo. Felly, rydym yn canolbwyntio ar y dysgwr. Ac mae'r dull ei hun yn gweddu i ystyried y cyd-destun, cyd-destun uniongyrchol actorion y mae'r dysgwyr yn cydweithio â nhw i gynhyrchu gwerth, p'un a yw'r gwerth hwnnw yn cael ei gynhyrchu gan gorff anllywodraethol neu gan faes gwyddonol, dinas, un i adrannau'r llywodraeth, sefydliad rhynglywodraethol neu gwmni.
Rydym yn edrych ar y grymoedd mwy yn y cyd-destun, pethau fel demograffeg Tsieina, y gyfradd y mae'r newid yn yr hinsawdd yn datblygu, cyflymder y cynnydd mewn anghydraddoldeb yn y byd, y ddyled y mae gwledydd y gorllewin yn ei chymryd a'r cyllid drwy QE ac yna'r gyfradd chwyddiant ac, o bosibl, dirwasgiad. Daw'r holl agweddau hynny at ei gilydd ac maen nhw'n ffurfio amgylchedd di-oed yr actorion rydych yn cydweithio â nhw i gynhyrchu gwerth.
Ac felly mae'r senarios yn gosod y cyd-destun y mae'r strategaeth yn digwydd ynddo. Ac mae wedi'i ddylunio ar gyfer cyfnodau, fel cyfnodau o ansicrwydd, amwysedd a newydd-deb anrhagweladwy a chythryblus iawn. Felly, mae wedi'i gynllunio i gael ei addasu a'i fabwysiadu o bopeth o'r IMF i'r cyrff anllywodraethol bach iawn.
Felly, mae'n fethodoleg dysgu drwy wneud. Ac mae llawer yn digwydd ym maes cynllunio senarios erbyn hyn, yn ogystal ag ym maes strategaeth. Ac felly, bob blwyddyn pan fyddwn yn addysgu'r rhaglen-- caiff rhaglen wythnos o hyd ei haddysgu i swyddogion gweithredol yn Rhydychen ddwywaith y flwyddyn-- byddwn yn newid 10% i 15% o'r cynnwys bob tro am ein bod wedi dysgu nad oedd rhywbeth wedi gweithio cystal ag y byddem wedi gobeithio y tro blaenorol. A bydd pethau newydd yn cael eu hychwanegu a byddwn yn dechrau proses adolygu gan gymheiriaid. Felly bydd gennym adolygwr yn yr ystafell ddosbarth yn gweithredu fel cyfranogwr - weithiau bydd dau adolygwr - a fydd yn rhoi adborth i ni, a bydd y cyfranogwyr eu hunain yn cyflwyno achosion bywyd newydd a heriau newydd.
Felly, mae'n broses ddysgu graidd o ddarganfod, yr ydym wedyn yn ei dogfennu fel erthyglau ysgolheigaidd, yn aml gyda chyn-fyfyrwyr, ac yn aml gyda phobl sydd wedi cynnig achos bywyd i ni. Ac mae bron fel bod yn athro clinigol meddygol, lle rydych yn addysgu, yn ymchwilio ac yn ymgysylltu â realiti ar yr un pryd.
Mae'n rhaid i'r dysgu sy'n deillio o hynny gyd-fynd â'r fethodoleg. Mae rhai pethau i'w dysgu na fyddai'r fethodoleg yn eu cyfleu'n dda. Ond os ydych am ddysgu am gyd-destunau yn y dyfodol a allai fod yn wahanol a'r cyfleoedd y mae hynny'n eu cynnig, y byddai'n werth chweil i chi paratoi ar eu cyfer heddiw yn hytrach na gadael hynny'n rhy hwyr, mae'n fethodoleg dda iawn ar gyfer hynny.
Cadernid y dull yw'r ffaith y gellir ei addasu. Nid yw yr un peth i bawb. Dyma'r chwe cham neu naw cham y dylech eu cymryd. Rydym wedi canolbwyntio ar y fethodoleg a'r egwyddorion damcaniaethol, yr egwyddorion epistemolegol, a'r tybiaethau ontolegol y mae'r fethodoleg yn eu nodi. Ond rydym yn eithaf agored o ran p'un a fyddwch yn gwneud hyn o fewn chwe mis gyda 200 o bobl neu o fewn chwe wythnos gydag 20 o bobl, ar yr amod eich bod yn bodloni egwyddorion y fethodoleg. Felly, mae'n fethodoleg gadarn o ran y ffaith ei fod yn hyblyg iawn. Mae'n gadarn o ran y ffaith ei bod wedi cael ei phrofi gan gynifer o bobl fel adnodd defnyddiol i ddysgu am y cyd-destun ac am fanteisio ar bosibiliadau newydd, yn enwedig yn nhermau busnes, posibiliadau twf lefel uchaf, nid dim ond pethau a allai fynd o chwith a risgiau newydd y mae angen rhoi sylw iddynt.
Mae hefyd yn gadarn yn y ffaith bod y fethodoleg yn eithaf hawdd ei deall mewn egwyddor. Mae'n cymryd peth amser i feistroli'r manylion, ond mae hynny'n wir am bopeth. Nid yw dysgu sut i chwarae tenis neu chwarae golf yn ddim gwahanol. Ond mae'r egwyddorion yn hawdd iawn eu deall. Ac felly, os byddwch chi'n mynd at fwrdd sefydliad neu at Brif Swyddog Gweithredol a byddan nhw'n rhoi pum munud i chi esbonio'r fethodoleg, mae'n eithaf hawdd ei hesbonio.
Bydd pobl yn aml yn gofyn, sut alla i ymgorffori'r fethodoleg hon yn fy sefydliad? Sut mae cael cymeradwyaeth fy mos, nu fos fy mos, i wneud hynny? A'r ateb syml i hynny yw bod eich bos, neu fos eich bos, eisoes yn gwneud gwaith cynllunio senarios. Maen nhw eisoes yn gwneud tybiaethau am y cyd-destun maen nhw'n ei wynebu, ond y gwahaniaeth yw nad ydyn nhw'n talu sylw i'r hyn maen nhw'n ei wneud. Ac mae'n debygol iawn nad ydyn nhw'n gwneud hynny'n dda am nad ydyn nhw'n talu sylw hefyd.
Felly, os byddwch chi'n gwrthdroi'r ffigurau ac er enghraifft, yn lle treulio 90% ar fwriad y cynllun a 10% ar gyd-destun y cynllun, beth am dreulio 50% ar gyd-destun y cynllun, neu hyd yn oed 80% ar gyd-destun y cynllun, a gwneud yn siŵr ei fod yn gywir. Ac felly, y dysgu yw eich bod wedi ymarfer y dyfodol, hyd yn oed os bydd y dyfodol yn wahanol. Ac rydych wedi ymarfer sut y byddech chi'n rhoi'r gorau i'r trywydd roeddech chi'n ei ddilyn ac yn dechrau archwilio a datblygu opsiynau ar gyfer un newydd. Ac roeddem yn llawer mwy ystwyth a gwnaethom ymateb yn llawer cyflymach nag y byddem wedi ymateb pe na fyddem wedi cynllunio senarios.
Felly, mae'n ddefnyddiol o ran bod yn fwy agored i opsiynau eraill ar gyfer ystyried a oes anghytundeb rhwng dwy garfan o'ch tîm, gan ddweud er enghraifft, efallai fod tîm A yn gwneud tybiaethau am y dyfodol sy'n A, a bod tîm B yn gwneud tybiaethau am y dyfodol sy'n B. O dan ba amgylchiadau y gallai tîm B fod yn gywir a thîm A yn anghywir, ac i'r gwrthwyneb? Felly, mae'n ymwneud mwy ag ymchwilio i'n safbwyntiau ein gilydd a'u deall, yn hytrach na dod i gytundeb yn rhy gyflym ynghylch rhyw fath o enwadur cyffredin sy'n tueddu i fod yn gul a heb ei amau.
Gwnaeth fy nghydweithiwr yma yn Rhydychen, Trudi Lang, a minnau ysgrifennu rhywbeth am effaith y pwll lilis yn Oxford Answers-- gallwch ymchwilio ar-lein-- lle mae gennych sefyllfaoedd fel yr hyn a welwyd yn ystod y pandemig, lle mae pethau'n dechrau'n araf ac yn cyflymu'n gyflym iawn, neu chwyddiant ar hyn o bryd, lle mae llywodraethau'n tueddu i ymateb yn araf i ddechrau am fod pethau'n symud yn araf ac yna ymateb yn rhy hwyr pan fydd pethau wedi cyflymu. Ac felly, mae dychmygu newid yn y ffordd logarithmig honno yn hytrach nag mewn ffordd linol, sef y ffordd y mae'r rhan fwyaf o raglenni rheoli newid yn tybio'n benodol y bydd newid yn parhau, a gweithredu'n gynnar i atal pethau neu eu harafu neu eu hoedi er mwyn paratoi at ail gyfnod o dwf cyflymach, yn rhywbeth gwerthfawr iawn, yn economaidd ac o ran y sylw y byddwch yn ei roi i agweddau penodol. Fyddwch chi ddim yn llosgi’r gannwyll y ddau ben er mwyn mynd ar drywydd rhywbeth yn hwyr y dylech fod wedi rhoi sylw iddo yn gynnar.
Gwnaeth fy nghyd-awdur, Angela Wilkinson, sydd bellach yn bennaeth Cyngor Ynni y Byd, a oedd yma yn Rhydychen yr y pryd, a minnau fathu'r acronym TUNA ar gyfer amodau cythryblus, anrhagweladwy, ansicr, newydd, ac uchelgeisiol ((Turbulent, Unpredictably Uncertain, Novel, Ambiguous) am ein bod yn teimlo ei fod yn well yn nhermau gwyddor gymdeithasol ac yn fwy trylwyr na'r acronym VUCA (Volatile, Uncertain, Complex, Ambiguous), a fathwyd yn ôl pob tebyg gan Fyddin yr Unol Daleithiau ac a ledaenodd i bob cwr o'r byd. Ac mae anwadalrwydd yn rhywbeth y mae pobl yn rhoi rhif iddo cyn iddyn nhw ei ystyried.
A'r fethodoleg sydd gennym yw ansoddol yn gyntaf, meintiol yn ail, tra bod VUCA yn tueddu i roi meintiol yn gyntaf, ac yna ychydig o ansoddol. Ac rydym yn gweld yn aml pan fyddwch yn cyflwyno rhif, yn enwedig canran, i rywun, y bydd yn stopio meddwl, ond byrdwn ein methodoleg yw ei annog i feddwl mwy, meddwl ymhellach, ac ailfeddwl. Felly roeddem yn teimlo bod TUNA yn fwy defnyddiol fel acronym ar gyfer yr amodau y mae'r fethodoleg hon yn berthnasol iddyn nhw na'r acronym VUCA.
Yn ôl yn 1993, gwnaeth fy nghydweithiwr, y diweddar Richard Norman, a minnau gyhoeddi papur yn yr Harvard Business Review o'r enw "Designing Interactive Strategy," yn herio'r gadwyn werth. A hyd y gwn i, dyma fy erthygl a ddyfynnwyd fwyaf hyd heddiw. Un o'r achosion y gwnaethom ei ddefnyddio i esbonio'r syniad o strategaeth ryngweithiol oedd IKEA, gwneuthurwr o Sweden sy'n gwneud rhannau ar gyfer dodrefn, i'w gosod yn eich ystafell wely, eich ystafell fyw, eich ystafell fwyta neu'ch cegin. Yma, rydyn ni, y cleient, mewn gwirionedd yn cael ein trin fel cyflenwr llafur, ac mae llawer o'r rhai sy'n cyflenwi rhannau gan IKEA yn cael eu trin fel cwsmeriaid gwasanaethau IKEA-- er enghraifft, yn swmp-brynu er mwyn gallu prynu ar y pris isaf, yn hytrach na beth bynnag y gellid ei wneud yn fewnol.
Felly, y syniad oedd bod strategaeth, yn enwedig mewn busnesau gwasanaeth, yn cynnwys nifer o bartïon yn dod ynghyd, dan arweiniad rhywun, IKEA yn yr achos hwn, i chwarae eu rhan er mwyn helpu ei gilydd i greu gwerth. Felly, wrth gymhwyso'r strategaeth hon at gynllunio senarios, mae'n golygu os byddwch yn dod ynghyd yn yr amgylchedd trafodiadol uniongyrchol gyda'r partïon hynny y byddwch yn gwneud trafodion â nhw ac yn gwneud busnes â nhw, p'un a yw'n fusnes sy'n cynhyrchu elw neu werth cyhoeddus, yn fusnes nid er elw, neu'n sefydliad anllywodraethol, pan fyddwch yn dod ynghyd, gallwch wneud hynny i sefydlogi'r maes dan sylw ar y cyd.
Fideo 13 Cyflwyniad i Ddull Cynllunio Senarios Rhydychen
Interactive feature not available in single page view (see it in standard view).
Yn y fideo, cyfeiria'r Athro Rafael Ramírez at amodau TUNA – sef Turbulence (Trybestod), Uncertainty (Ansicrwydd), Novelty (Newydd-deb) (ac unigryw) ac Ambiguity (Amwysedd). Gall hyn helpu i ail-fframio senarios fel proses gymdeithasol mewn cyfnodau o ansicrwydd, er mwyn ystyried ffyrdd newydd o oroesi a llwyddo, a chwilio amdanynt. Ceir rhagor o wybodaeth yn Ffigwr 21.
Gweithgaredd 15 Meddwl am yr amodau TUNA
Timing: 10 munud
Myfyriwch ar Fideo 13 ‘Oxford Scenario Planning Approach’ a sut allwch chi ail-fframio senarios gan dynnu ar yr amodau TUNA a ddisgrifiwyd. Sut all effaith yr amodau hyn ddylanwadu ar wneud penderfyniadau a'ch helpu chi i ymateb i'ch amgylchedd allanol?
Efallai yr hoffech wneud nodiadau isod ynghylch hyn.
Interactive feature not available in single page view (see it in standard view).
Trafodaeth
Mae rheoli ac ymateb mewn cyfnodau o ansicrwydd yn gofyn yr hyder i wneud penderfyniadau yn seiliedig ar ffactorau anhysbys i geisio lleihau risgiau. Gall archwilio amodau TUNA helpu i ail-fframio ac ystyried y posibiliadau amgen o ddyfodol a all ddigwydd, i'ch caniatáu chi i ddatblygu senarios a dylunio dulliau ar gyfer nifer o bosibiliadau.
Yn yr adran nesaf, rydym yn canolbwyntio ar ‘Islands in the Sky’, wedi'i greu gan Dr Matt Finch, a sut mae'n tynnu ar elfennau o OSPA, i ddarparu dull wedi'i symleiddio er mwyn galluogi timau a sefydliadau i gynllunio senarios – fel yr oedd yn ofynnol yn ystod pandemig COVID-19 yn 2020 –pan oedd sefydliadau yn ymdrin ag ansicrwydd parhaus. Mae'r dull yn cynnig fframwaith ar gyfer y rheini sy'n llai cyfarwydd â chynllunio dyfodol a senarios i ymgysylltu â dulliau gwahanol, teimlo'n gyfforddus yn cynllunio ar gyfer yr anhysbys, ac ystyried posibiliadau ar gyfer y dyfodol.