4.1 Rheoli e-bost – a'r dewisiadau amgen

Pa bryd mai e-bost yw'r adnodd gorau ar gyfer y dasg?

Beth yw pwrpas eich e-bost, ac a yw amser yn ffactor pwysig iddo? Er enghraifft, os oes gennych gwestiwn sydd angen ymateb sydyn, a fyddai sgwrs ar-lein, galwad ffôn neu alwad fideo yn gweithio'n well? Gall adnoddau sgwrsio mewn grŵp, megis WhatsApp, fod yn ddefnyddiol os oes angen i chi drafod rhywbeth gyda sawl un, ond nad ydych eisiau creu cyfres hir a dryslyd o negeseuon e-bost. Wedi dweud hynny, cofiwch nad pawb sydd â ffôn symudol ar gyfer gwaith, ac efallai na fyddant yn hoff o wneud hynny ar ddyfais bersonol.

Os yw eich neges e-bost yn cynnwys diweddariad rheolaidd ar gyfer cynulleidfa sy'n cynnwys cymysgedd o gysylltiadau mewnol ac allanol, a fyddai blog neu bostiad ar gyfryngau cymdeithasol yn fwy effeithlon?

Yn y bôn, pan gânt eu defnyddio'n dda, mae negeseuon e-bost yn ffordd wych o gyfathrebu gyda chydweithwyr yn anghydamserol – heb fod angen defnyddio'r un llwyfan neu fod yn rhydd ar yr un pryd.

Fformatio a nodweddion e-bost

Mae gan negeseuon e-bost linell destun am reswm. Os oes gan eich e-bost linell destun benodol ond gryno, bydd y derbyniwr/derbynwyr yn gwybod yn syth at beth mae'r neges yn cyfeirio, a'i flaenoriaethu'n unol â hynny. Bydd hefyd yn eich helpu chi i atal y neges rhag cael ei hanwybyddu mewn mewnflwch prysur yn llawn negeseuon sydd â llinellau pwnc amwys neu wag.

Pa mor hir yw eich e-bost, a sut mae wedi'i strwythuro? Bydd pobl sy'n cael llu o negeseuon e-bost yn rhuthro drwy'r cynnwys yn chwilio am y pwyntiau pwysicaf, felly mae'n bwysig bod unrhyw negeseuon neu gamau gweithredu allweddol yn ddigamsyniol. Gall pwyntiau bwled neu brint trwm helpu gyda hyn. Does neb eisiau darllen traethawd o e-bost, felly ewch ar ôl yr hyn sydd gennych dan sylw a defnyddiwch frawddegau cryno a pharagraffau byrion.

Gwiriwch cyn ei anfon!

Rhwydd yw anfon e-bost yn fyrbwyll, ond mae adfer eich hun ar ôl gwneud camgymeriad, bod yn esgeulus neu ddefnyddio tôn sydd wedi'i gamddehongli yn llawer mwy anodd.

Cyn i chi ei anfon, gwiriwch eich bod yn anfon y neges i'r unigolyn neu'r bobl gywir – a'ch bod wedi dewis yr opsiwn cywir o ran 'reply' a 'reply all'. Sicrhewch eich bod yn anfon y neges i'r bobl sydd wirioneddol berthnasol iddi, ac nad ydych wedi copïo pobl nad oes angen iddynt ymgysylltu â'r cynnwys. Un o'r ffactorau mwyaf sy'n cyfrannu at orlwytho negeseuon e-bost yw copïo pawb i mewn, gan gynnwys y rheini sydd â mân gysylltiad â'r pwnc. Mae hyn yn gwastraffu eich amser chi, a'u hamser nhw.

Rhoi trefn ar eich negeseuon e-bost

• Sefydlwch strategaeth neu amserlen ar gyfer darllen ac ymateb i negeseuon e-bost, e.e. os ydych chi'n teimlo ei fod yn meddiannu gormod o'ch amser gwaith, ceisiwch wirio eich negeseuon e-bost ar adegau penodol o'r diwrnod yn unig.
• Rhannwch eich strategaeth gydag eraill, fel eu bod yn gwybod i beidio â disgwyl ymateb yn syth os ydynt yn cysylltu â chi drwy e-bost.
• Defnyddiwch ffolderi i drefnu'r negeseuon na allwch chi mo'u dileu – gallai'r rhain fod mor syml â ffeiliau Gweithredu, Yn Aros, Er Gwybodaeth ac Archif, neu gallwch greu ffolder ar gyfer pob prosiect yr ydych yn gweithio arno.
• Ystyriwch sefydlu rheolau i anfon negeseuon e-bost penodol yn uniongyrchol i'r ffolderi hynny.
• Defnyddiwch gyfrif e-bost personol (os oes gennych chi un) ar gyfer negeseuon nad ydynt yn ymwneud â gwaith.

Opsiynau eraill

Ymddengys bod Microsoft Teams wedi dod yn fwyfwy poblogaidd yn y sector AU o ganlyniad i'r pandemig, a hynny oherwydd ei hwylustod gan fod popeth mewn un lle. Erbyn hyn, mae rhai pobl yn ei ddefnyddio fel eu prif adnodd cyfathrebu, yn hytrach nag e-bost, a gall fod yn arbennig o dda ar gyfer cydweithio a gweithio'n anghydamserol. Wedi dweud hynny, os na chaiff ei ddefnyddio'n ofalus, gall fod yn gymaint o boendod â negeseuon e-bost: yn amharu ar waith ac yn anfon hysbysiadau di-rif, er enghraifft. Yn ogystal, ymddengys nad yw wedi sefydlu'r math o foesgarwch ag y ceir yn y byd negeseuon e-bost, sydd wedi bod yn datblygu dros y rhai degawdau diwethaf.

Un nodwedd llwyfannau fel Teams (gweler Slack a Discord hefyd) yw eu bod yn eich caniatáu chi i osod 'statws' sy'n hysbysu pobl eraill pa un ai a ydych ar gael i sgwrsio, yn brysur yn gweithio, 'i ffwrdd' am gyfnod neu all-lein. Wedi dweud hynny, gall rhai pobl deimlo dan bwysau i ddiweddaru'r nodwedd hon yn gyson, neu boeni am edrych yn brysur, yn enwedig wrth weithio gartref – fel y gwelwch yn ddiweddarach yn Adran 4.3 sy'n trafod y broblem o bresenoliaeth.