4.1 Rheoli e-bost – a'r dewisiadau amgen

Pa bryd mai e-bost yw'r adnodd gorau ar gyfer y dasg?

Beth yw pwrpas eich e-bost, ac a yw amser yn ffactor pwysig iddo? Er enghraifft, os oes gennych gwestiwn sydd angen ymateb sydyn, a fyddai sgwrs ar-lein, galwad ffôn neu alwad fideo yn gweithio'n well?

Gan ddibynnu ar bolisïau a chanllawiau eich sefydliad ar ddefnyddio adnoddau trydydd parti a thelerau ac amodau'r darparwr, gall adnoddau sgwrsio mewn grŵp, megis WhatsApp/Messenger/Signal, fod yn ddefnyddiol os bydd angen i chi drafod rhywbeth gyda sawl unigolyn ond nad ydych am lunio cadwyn e-bost hir a chymhleth. Fodd bynnag, mae angen i chi ystyried y defnydd o'r adnoddau hyn yn ofalus, yn enwedig wrth anfon negeseuon y tu allan i oriau gwaith, a bod yn ymwybodol nad oes gan bawb ffôn symudol ar gyfer y gwaith, nac yn defnyddio eu dyfeisiau personol ar gyfer y gwaith, felly mae'n bosibl na fyddent yn fodlon ar gynnal sgwrs ar ddyfais bersonol.

Os yw eich neges e-bost yn cynnwys diweddariad rheolaidd ar gyfer cynulleidfa sy'n cynnwys cymysgedd o gysylltiadau mewnol ac allanol, a fyddai blog neu bostiad ar gyfryngau cymdeithasol yn fwy effeithlon?

Yn y bôn, pan gânt eu defnyddio'n dda, mae negeseuon e-bost yn ffordd wych o gyfathrebu gyda chydweithwyr yn anghydamserol – heb fod angen defnyddio'r un llwyfan neu fod yn rhydd ar yr un pryd.

Fformatio a nodweddion e-bost

Mae gan negeseuon e-bost linell destun am reswm. Os oes gan eich e-bost linell destun benodol ond gryno, bydd y derbyniwr/derbynwyr yn gwybod yn syth at beth mae'r neges yn cyfeirio, a'i flaenoriaethu'n unol â hynny. Bydd hefyd yn eich helpu chi i atal y neges rhag cael ei hanwybyddu mewn mewnflwch prysur yn llawn negeseuon sydd â llinellau pwnc amwys neu wag.

Pa mor hir yw eich e-bost, a sut mae wedi'i strwythuro? Bydd pobl sy'n cael llu o negeseuon e-bost yn rhuthro drwy'r cynnwys yn chwilio am y pwyntiau pwysicaf, felly mae'n bwysig bod unrhyw negeseuon neu gamau gweithredu allweddol yn ddigamsyniol. Gall pwyntiau bwled neu brint trwm helpu gyda hyn. Does neb eisiau darllen traethawd o e-bost, felly ewch ar ôl yr hyn sydd gennych dan sylw a defnyddiwch frawddegau cryno a pharagraffau byrion.

Gwiriwch y neges cyn i chi ei hanfon!

Mae'n hawdd iawn anfon e-byst yn fyrbwyll, ond gall sylwi eich bod wedi gwneud camgymeriadau, wedi hepgor gwybodaeth bwysig neu ddefnyddio cywair amhriodol fod yn niweidiol.

Cyn i chi ei anfon, gwiriwch eich bod yn anfon y neges i'r unigolyn neu'r bobl gywir – a'ch bod wedi dewis yr opsiwn cywir o ran 'reply' a 'reply all'. Sicrhewch eich bod yn anfon y neges i'r bobl sydd wirioneddol berthnasol iddi, ac nad ydych wedi copïo pobl nad oes angen iddynt ymgysylltu â'r cynnwys. Un o'r ffactorau mwyaf sy'n cyfrannu at orlwytho negeseuon e-bost yw copïo pawb i mewn, gan gynnwys y rheini sydd â mân gysylltiad â'r pwnc. Mae hyn yn gwastraffu eich amser chi, a'u hamser nhw.

Pryd y dylid anfon e-bost?

Yn y diwylliant ‘ar gael bob amser’ rydym wedi'i grybwyll yn flaenorol, gall e-byst gyrraedd eich mewnflwch ar unrhyw adeg yn ystod y dydd neu'r nos, gyda rhai pobl yn defnyddio dyfeisiau symudol ac yn gweithio'n fwy hyblyg, gan gynnwys ar benwythnosau neu mewn cylchfaoedd amser gwahanol. Mae hyn wedi arwain at ddadleuon ynghylch a ddylid ond caniatáu anfon e-bost yn ystod oriau gwaith ‘craidd’.

Mae dyletswydd gofal i lesiant cyflogeion a chydweithwyr yn golygu ei fod bellach yn angenrheidiol i fod yn ymwybodol o'r effaith a gaiff derbyn e-byst y tu allan i'r oriau craidd ar unigolion. Gallai anfon neu dderbyn e-byst yn rheolaidd y tu allan i'r oriau craidd ddangos bod problem o ran llwyth gwaith y dylid ei thrafod. Gall unigolion deimlo rheidrwydd i ymateb, yn enwedig os ydynt wedi cysylltu eu cyfrif e-bost gwaith â'u dyfais/dyfeisiau personol. Gall e-byst sy'n cynnwys ‘newyddion drwg’ arwain at boen meddwl a thrallod, yn enwedig os nad ellir cysylltu â'r anfonwr mewn modd amserol.

Fodd bynnag, oherwydd patrymau gweithio hyblyg, gallai peidio â chaniatáu i e-byst gael eu hanfon y tu allan i'r oriau craidd gael effaith ar lesiant hefyd. Er mwyn mynd i'r afael â hyn, gallwch annog yr arfer o ddrafftio e-byst y tu allan i'r oriau craidd er mwyn eu hanfon yn ystod yr oriau craidd, gan ddefnyddio'r adnodd trefnu ‘anfon yn ddiweddarach’ sydd bellach ar gael ar y rhan fwyaf o systemau e-byst.

Rhoi trefn ar eich negeseuon e-bost

• Sefydlwch strategaeth neu drefniant ar gyfer darllen ac ymateb i e-byst, e.e. os byddwch yn teimlo eich bod yn treulio gormod o'ch amser gwaith yn cwblhau'r broses, ceisiwch edrych ar eich e-byst ar adegau penodol o'r diwrnod ac yn ystod eich oriau gwaith arferol.
• Rhannwch eich strategaeth gydag eraill, fel eu bod yn gwybod i beidio â disgwyl ymateb yn syth os ydynt yn cysylltu â chi drwy e-bost.
• Defnyddiwch ffolderi i drefnu'r negeseuon na allwch chi mo'u dileu – gallai'r rhain fod mor syml â ffeiliau Gweithredu, Yn Aros, Er Gwybodaeth ac Archif, neu gallwch greu ffolder ar gyfer pob prosiect yr ydych yn gweithio arno.
• Ystyriwch sefydlu rheolau i anfon negeseuon e-bost penodol yn uniongyrchol i'r ffolderi hynny.
• Defnyddiwch gyfrif e-bost personol (os oes gennych chi un) ar gyfer negeseuon nad ydynt yn ymwneud â gwaith.

Opsiynau eraill

Mae'r defnydd o Microsoft Teams i'w weld wedi cynyddu'n gyflym yn y sector addysg uwch o ganlyniad i'r pandemig, diolch i'w swyddogaeth ‘siop un stop’. Mae rhai pobl bellach yn ei ddefnyddio fel eu prif adnodd ar gyfer cyfathrebu, yn hytrach nag e-byst, a gall fod yn ddefnyddiol iawn ar gyfer cydweithio a gweithredu ar y cyd. Fodd bynnag, os caiff ei ddefnyddio heb ofal, gall effeithio ar unigolion yn yr un modd ag e-byst: gall amharu ar waith ac anfon hysbysiadau diddiwedd, er enghraifft. Nid yw wedi sefydlu'r un math o foesau y mae'r system e-byst wedi'u datblygu dros y degawdau diwethaf hyd yma ychwaith.

Un nodwedd llwyfannau fel Teams (gweler Slack a Discord hefyd) yw eu bod yn eich caniatáu chi i osod 'statws' sy'n hysbysu pobl eraill pa un ai a ydych ar gael i sgwrsio, yn brysur yn gweithio, 'i ffwrdd' am gyfnod neu all-lein. Wedi dweud hynny, gall rhai pobl deimlo dan bwysau i ddiweddaru'r nodwedd hon yn gyson, neu boeni am edrych yn brysur, yn enwedig wrth weithio gartref – fel y gwelwch yn ddiweddarach yn Adran 4.3, sy'n trafod y broblem o bresenoliaeth.