4.2 Cyfarfodydd fideo: y da a'r drwg
Dichon mai un o effeithiau mwyaf sylweddol pandemig COVID-19 ar y ffordd yr ydym yn gweithio yw'r cynnydd anhygoel yn y defnydd o gynadledda fideo fel ffordd o gyfathrebu neu gynnal cyfarfodydd gwaith. Mae Google Meet™, Microsoft Teams ac yn fwy adnabyddus o bosibl, Zoom (gweler isod), i gyd wedi gweld cynnydd enfawr yn eu traffig ers 2019. Hyd yn hyn, nid oes tystiolaeth ar ba un ai a yw hwn yn newid er gwell ai peidio, ond adnabuwyd rhai agweddau da a drwg ar gyfarfodydd fideo.
Y da
Mewn erthygl ddiweddar, amlinellodd Microsoft 365 Team ddeg budd o ddefnyddio fideo gynadledda yn eu barn nhw (Microsoft, 2022):
- Cyfathrebu gwell.
- Helpu i fagu perthnasoedd.
- Arbed arian.
- Arbed amser.
- Yn symleiddio cydweithio.
- Yn gwella effeithiolrwydd
- Yn cynyddu cynhyrchiant.
- Yn ei gwneud hi'n haws trefnu cyfarfodydd.
- Yn creu cofnodion manwl gywir a chyson.
- Yn galluogi digwyddiadau byw.
Sawl un o'r rhain sy'n adlewyrchu eich profiad eich hun o drosglwyddo cyfarfodydd ar-lein? Pa fuddion eraill (os unrhyw rai) ydych chi wedi'u hadnabod?
Y drwg
Os oedd eich gwaith ar y campws yn golygu dyddiau yn llawn cyfarfodydd di-ben-draw, efallai eich bod wedi meddwl y byddai gweithio gartref (neu o leoliad arall o bell) wedi newid hynny er gwell. Fodd bynnag, i nifer o bobl, mae hyd yn oed mwy o alwadau fideo wedi dod yn lle'r cyfarfodydd wyneb yn wyneb hynny.
Ym mlwyddyn gyntaf y pandemig COVID-19, dechreuodd erthyglau ynghylch 'blinder Zoom' neu 'orweithio ar Zoom' ddod i'r amlwg. Adlewyrchodd hyn yr effaith negyddol ar lesiant yr oedd nifer o bobl yn ei brofi pan nad oedd cyfarfodydd wyneb yn wyneb yn cael eu caniatáu, gyda galwadau fideo yn cael eu defnyddio ar gyfer cyfarfodydd gwaith yn ogystal â chynnal bywydau cymdeithasol. Mae tudalen 'Zoom fatigue' ar Wikipedia hyd yn oed, sy'n nodi ‘the phenomenon of Zoom fatigue has been attributed to an overload of nonverbal cues and communication that does not happen in normal conversation’ (Wikipedia, 2022).
Mae'r cwestiwn a ddylai'r camerâu fod ymlaen neu wedi'u diffodd yn cael ei drafod yn aml, ac er bod buddiannau o gael y camerâu ymlaen er mwyn helpu i gyfathrebu'n ddi-eiriau a rhai agweddau ar hygyrchedd, caiff ei dderbyn, gan ddibynnu ar resymau technegol, diben y cyfarfod neu anghenion unigolion, nad yw'n angenrheidiol. Byddwch yn trafod yn fwy manwl sut mae hyn yn effeithio rhai pobl yn fwy nag eraill yn yr adran niwroamrywiaeth yn ddiweddarach yn y cwrs hwn.
Mae angen ystyried diogelwch ar-lein ar gyfer cyfarfodydd fideo. Bydd y rhan fwyaf o sefydliadau yn defnyddio systemau y gellir ymddiried ynddynt, ond mae angen i gyfranogwyr ystyried y wybodaeth a gaiff ei rhannu a'r hyn sydd i'w weld yn y cefndir ganddynt, neu pwy arall a all weld/clywed y sgwrs, er mwyn osgoi rhannu gwybodaeth gyfrinachol yn anfwriadol. Os bydd cyfarfod yn cael ei recordio, dylid cael caniatâd gan bob cyfranogwr yn gyntaf ac ystyried argaeledd y recordiad.
Yn olaf, pan mae galwadau fideo yn methu – yn enwedig ar adeg allweddol yn y cyfarfod neu'r digwyddiad – gall hynny fod yn ffynhonnell arall o orbryder ar gyfer gweithwyr o bell/hybrid. 'Methiant technoleg' oedd yr ail effaith fwyaf cyffredin yr oedd technoleg yn ei chael ar lesiant yn ôl ymatebwyr i holiadur CIPD (2020).