3.1 Cyfathrebu heb ddenu sylw
Gwyliwch y fideo yma: Why active listening is crucial to motivating teams (hrdconnect.com) [Tip: daliwch Ctrl a chliciwch dolen i'w agor mewn tab newydd. (Cuddio tip)]
Mae gan y rhan fwyaf o gyrsiau arweinyddiaeth adrannau yn trafod pwysigrwydd cyfathrebu, ond nid yw sgiliau gwrando a chyfathrebu erioed wedi bod cyn bwysiced yng nghyd-destun y byd newydd hwn a’r drefn newydd o weithio hybrid. Fel Cyfarwyddwr AD Rhyngwladol Dropbox, creda Laura Ryan ein bod ni’n rhoi llai o amser nag erioed o’r blaen i’r sgiliau hyn a bod ‘bod yn llwyr bresennol yn rhywbeth prin mewn gwirionedd’.
Yn aml, y cyngor a roddir i ni am wella ein sgiliau gwrando a chyfathrebu yw lleihau’r defnydd o dechnoleg, ond mae’n anodd iawn gwneud hynny pan ydych wedi mewngofnodi i’ch gliniadur wrth weithio gartref neu i ffwrdd o’r swyddfa. Canfuwyd mewn holiadur gan Valoir yn 2020, er mai mân effaith sydd wedi’i chael ar gynhyrchedd – y gostyngiad cyfartalog yw 1% – y cyfryngau cymdeithasol yw’r ffactor mwyaf sy’n denu sylw staff wrth weithio gartref (Valoir, 2020). Cyfaddefodd traean o ymatebwyr holiadur Valoir eu bod yn treulio bron i 2 awr y diwrnod ar gyfryngau cymdeithasol. Roedd yr ymatebwyr eraill yn nodi bod plant yn denu eu sylw. Mae cyflogeion yn gwneud iawn am hyn drwy fewngofnodi yn gynt a gorffen yn hwyrach, gan weithio ar gyfartaledd o 9.75 awr mewn diwrnod (Valoir, 2020, t. 5).
Dylid nodi bod y rheini yn y swyddfa hefyd yn dioddef ffactorau sy’n denu eu sylw wrth weithio mewn swyddfa agored. Dywedodd rai cyflogeion eu bod yn gwneud mwy o waith ac yn canolbwyntio’n well gartref, gan fod eu cydweithwyr a’u rheolwr yn tarfu arnynt yn llai aml (Valoir, 2020, t. 5).
Gweithgaredd 21 Rheoli ffactorau sy’n denu sylw
Pa mor bell eich meddwl ydych chi? Ymhle ydych chi fwyaf pell eich meddwl? Ydych chi’n cadw cofnod o faint o amser ydych chi’n ei dreulio ar gyfryngau cymdeithasol? Ydych chi’n edrych ar bob hysbysiad sy’n fflachio ar eich ffôn neu’n clicio ar y pop-yps ar wefannau?
Cymerwch amser i amcangyfrif faint o amser ydych chi’n ei dreulio yn achos yr holl ffactorau hyn sy’n tynnu sylw a’r effaith mae hynny’n ei chael ar eich diwrnod. Os nad oes gennych un eisoes, gallech lawrlwytho ap sy’n helpu gyda ffocws drwy analluogi rhai swyddogaethau penodol wrth i chi weithio.
Nodwch rai camau gweithredu clir y gallwch eu cymryd i leihau’r ffactorau sy’n denu’ch sylw yr wythnos hon, a rhowch nhw yn eich calendr i’w hadolygu ar ddiwedd yr wythnos. Ystyriwch sut allech rannu’r rhain gyda’ch timau.
Rhowch ddiwedd ar gyfarfodydd HALT
Mae HALT – ‘hungry’, ‘angry’, ‘lonely’ neu ‘tired’ – yn ddull sy’n cael ei grybwyll yng nghyfrol Dyer a Shepherd (2021) Remote Work. Maent yn argymell cwrdd ag arweinwyr i wirio nad yw cyfranogwyr yn dioddef o unrhyw symptomau HALT. Yn wir, dylech wirio pa un ai a ydych yn dioddef o HALT yn rheolaidd yn ystod y diwrnod cyn cyfarfod neu sgwrs arall am waith. Os felly, efallai yr hoffech wahodd cyfranogwyr i fwyta eu cinio (oddi ar y sgrin) wrth wrando, neu gymryd ychydig funudau i ddychwelyd i’r alwad. Cynhwyswch amser yn eich cyfarfodydd i gysylltu’n bersonol â phobl a gwneud sgwrs wag, neu drefnu apwyntiadau y tu hwnt i’r cyfarfod os yw amser yn brin, trefnu gweithgareddau cymdeithasol i fagu cysylltiadau yn hytrach na dibynnu ar weithgareddau yn y gwaith i wneud hynny.
Gweithgaredd 22 Ydych chi erioed wedi dioddef o HALT?
Meddyliwch yn ôl i adeg pan gawsoch deimladau o chwant bwyd, dicter, unigedd neu flinder cyn cyfarfod a’r effaith y cafodd hynny ar y cyfarfod.
Darllenwch yma yr effaith benodol mae chwant bwyd yn ei chael ar gynhyrchedd: What you eat affects your productivity. Ydych chi wedi gweld hyn yn digwydd i chi? Pa gamau gweithredu y gwnaethoch eu cymryd yn ystod cyfarfod oherwydd bod chwant bwyd arnoch?
Gallech hefyd ymchwilio i effaith y gall agwedd arall ar HALT fod wedi’i chael ar eich cyfarfodydd drwy chwilio ar-lein.