8.4 Polisïau a phrosesau

Wrth i SAU addasu eu ffyrdd o weithio wrth i ni symud o bandemig i gyflwr endemig, bydd angen i bolisïau a phrosesau gael eu hadolygu, a’u diweddaru i adlewyrchu’r newid yn y sefyllfa. Mae’n bwysig i weithio hybrid gael polisïau a phrosesau clir a hawdd eu gweld yn eu lle, sydd wedi cael eu cyfleu yn effeithiol, nid yn unig i roi eglurder ar y disgwyliadau gan sefydliadau, ond hefyd i sicrhau y gellir dod o hyd iddyn nhw’n rhwydd.

Wrth adolygu polisïau a phrosesau mae’n ddefnyddiol cael fframwaith i gadw ato, i sicrhau bod y diben a fwriadwyd iddynt yn cael ei ystyried. Mae angen i chi hefyd ystyried pa randdeiliaid sydd angen iddynt fod yn rhan o adolygu polisïau, a fydd yn aml yn gofyn am fewnbwn gan undebau.

Polisïau datganiadau ffurfiol o egwyddorion y dylid eu dilyn ac sy’n orfodol fel arfer. Bydd llawer yn gysylltiedig â’r gofynion cyfreithiol y mae’n ofynnol i sefydliad eu bodloni. Maent fel arfer yn cysylltu ag amcanion strategol, y cyfeiriad y bydd sefydliad yn mynd iddo, ac mewn iaith sy’n addas i’r gynulleidfa a fwriadwyd.

Gweithdrefnau neu brosesau yw’r ‘cyfarwyddiadau’ y mae ar rywun angen eu dilyn i gyflawni tasg ailadroddus neu i gydymffurfio â pholisi.

Tra bydd canllawiau yn aml yn cael eu hystyried yn gyfarwyddiadau cyffredinol, dylid nodi ei bod yn arfer a dderbynnir mewn rhai meysydd eu bod mewn gwirionedd yn orfodol. Mae canllawiau brand, er enghraifft, yn cynnwys rhai elfennau sy’n orfodol i’w defnyddio ond mae eraill yn caniatáu rhywfaint o hyblygrwydd, gan ddibynnu ar y cyd-destun, fel y logo. Bydd delwedd y logo yn orfodol, ond bydd set o ganllawiau o ran sut i’w ddefnyddio mewn cyd-destunau gwahanol.

Safonau fel arfer yw’r rhai a gyhoeddir gan drydydd parti fel y Sefydliad Safoni Rhyngwladol (ISO). Bydd rhai o’r rhain yn wirfoddol neu orfodol yn eich sefydliad, ochr yn ochr â chodau ymarfer.

Gall polisïau a phrosesau fod yn eiddo i adrannau gwahanol, felly mae angen cydweithredu, a bod y cytundeb o ran y rhai sy’n ofynnol ar gyfer y sefydliad cyfan yn cael eu rheoli a’u rhannu, mewn cymhariaeth â’r rhai all fod ar lefel leol yn unig.

Pan fydd polisi yn orfodol, a’i fod yn gysylltiedig â gofyn cyfreithiol, mae’n hanfodol sicrhau eich bod wedi ystyried pa hyfforddiant allai fod yn angenrheidiol. Nid yn unig mae hyn yn ennyn ymlyniad y staff i ddarllen y polisi, ond hefyd eu cyfrifoldebau a’r cyfarwyddyd ar sut i wneud y tasgau sy’n gysylltiedig ag o, a ble y gallant fynd i gael rhagor o wybodaeth.

Dylid hefyd ystyried sut y byddwch yn monitro bod yr holl weithwyr wedi darllen a deall y polisi: yn rhy aml nid yw modiwlau hyfforddi ar-lein yn ddim mwy nag ymarfer ticio blychau nad ydynt yn sicrhau bod y gweithiwr wedi deall ei gyfrifoldebau na gweithredu o ganlyniad i’r hyfforddiant. Mae’n bwysig ystyried sut y gall yr hyfforddiant sy’n gysylltiedig â’ch polisïau fod yn effeithiol, a sut yr ydych yn defnyddio unrhyw ddata o hyn i ddangos bod gweithwyr yn cydymffurfio, sydd angen ei rannu gyda sefydliadau allanol yn aml.