Unidade 5: Resposta

5.11 Manutenção de registros e proteção de dados

Um cadeado sobre uma placa de circuito.

Vimos isto antes no início do processo de relatório, ou seja, fazer anotações cuidadosas das preocupações de salvaguarda sobre as quais foi alertado, mas é importante pensar em todo o processo sobre o que acontece com as informações que você registra, tanto nesse ponto e também à medida que uma investigação avança.

Confidencialidade – é importante manter a confidencialidade das informações que você registrou. Isso requer um sistema adequado para gerenciamento de casos, armazenamento de informações e uma compreensão de quais informações precisam ser repassadas e para quem. A confidencialidade é mais importante durante o gerenciamento da preocupação de salvaguarda e além.
Procedimentos de relatório– seja claro sobre os procedimentos de relatório, além de lidar com os incidentes iniciais. Por exemplo, incidentes graves em que houve dano significativo à(s) vítima(s) e/ou houve violação do Código de Conduta deverão ser relatados ao membro do Conselho de Salvaguarda Designado e anonimizados para relatar ao Conselho. Além disso, as organizações precisarão relatar sérias preocupações aos doadores de acordo com os termos de seus acordos contratuais e quaisquer leis de proteção de dados.
Proteção de dados – este agora é um grande problema, não apenas dentro das organizações, mas geralmente prescrito por lei. É importante saber se existem leis relacionadas ao seu próprio ambiente, pois elas devem ser cumpridas. Se não houver leis específicas aplicáveis, você precisa estar ciente dos padrões internacionais.
Uso de dados para aprendizagem – informações anônimas sobre incidentes graves e como eles foram tratados são úteis para aprendizado e desenvolvimento contínuos.

Atividade 5.13 Sistemas de registro e armazenamento de dados

Reflita e responda em seu diário de aprendizagem às seguintes perguntas em relação à sua própria organização:

Que sistemas de registro existem atualmente para reclamações de salvaguarda e/ou denúncias?
Eles protegem a confidencialidade e a dignidade das pessoas envolvidas?
Onde e como as preocupações de salvaguarda são registradas e os dados armazenados?
Como as informações são compartilhadas? (Lembre-se sempre da confidencialidade – compartilhe apenas com quem precisa saber.)
Quem tem acesso? Para qual propósito?
Como e quando esses dados são removidos? (O procedimento seguiu as leis locais de proteção de dados (se existirem))?
Como você pode rastrear, agir e monitorar as preocupações de salvaguarda, garantindo que todas as interações sejam escritas/digitadas e mantidas em sigilo?

Visão geral

É uma boa prática desenvolver um fluxograma simples para demonstrar as próximas etapas que discutimos nesta unidade.

Este diagrama de fluxo pode ser adicionado aos seus procedimentos de salvaguarda, bem como ser exibido de forma proeminente para funcionários e beneficiários entenderem o que podem esperar se levantarem uma preocupação de proteção.

Usando o modelo abaixo como exemplo, verifique os procedimentos de relatórios e respostas existentes em sua organização. Se não existirem, use o modelo para ajudar a criar um para sua organização.

Reflita sobre as várias formas e meios como as preocupações de salvaguarda são relatadas, como são recebidas, quem as recebeu, como devem ser tratadas e em que prazo.

Em seguida, pense nos próximos passos que precisam ser dados.

Un diagrama de flujo de los próximos pasos que deben tomarse. Puede descargar este diagrama en PDF.

Aqui está uma versão para download deste diagrama de fluxo.

Observações para lembrar:

Se o Assunto de Preocupação for um funcionário (ou pessoal associado) da organização e a alegação feita violar o Código de Conduta organizacional, a organização deve realizar uma investigação interna para determinar se a alegação pode ser fundamentada.
Se o Assunto de Preocupação não for um funcionário (ou pessoal associado) da organização, por exemplo, estiver trabalhando com um parceiro, o assunto deverá ser encaminhado a essa organização e/ou às autoridades locais (com o consentimento da vítima/sobrevivente).
Se a conduta for grave e for claro que ocorreu um ato criminoso, o assunto deve ser encaminhado às autoridades locais (com o consentimento da vítima/sobrevivente).

Observe que enquanto as autoridades locais investigam o assunto, a organização não deve realizar uma investigação interna paralela que possa contaminar as evidências de testemunhas ou documentos.

Se as autoridades locais decidirem não investigar, a organização deve realizar suas próprias investigações internas sobre as denúncias feitas.

Consulte o Guia de Investigação da Aliança para PHB (Padrão Humanitário Básico) aqui para obter mais orientações sobre as investigações de EAAS (exploração, abuso e assédio sexual).