Unité 5 : Répondre

5.11 Conserver les informations et protéger les données

Un cadenas posé sur une carte de circuit imprimé.

Vous avez étudié le début du processus de signalement, c'est-à-dire prendre soigneusement note des problèmes de sauvegarde que l’on a portés à votre attention, mais il est important de réfléchir à l'ensemble du processus et savoir ce qu'il advient des informations que vous consignez, à la fois à ce stade et aussi au fur et à mesure que l’enquête avance.

Confidentialité – Il est important d’assurer la confidentialité des informations que vous avez enregistrées. Cela nécessite à la fois un système adéquat de gestion des dossiers, le stockage des informations et la compréhension des informations qui doivent être transmises et à qui. La confidentialité est l’aspect le plus important tout au long de la gestion des problèmes de sauvegarde et au-delà.
Procédures de signalement – Ayez une connaissance claire des procédures de signalement au-delà du traitement des incidents initiaux. Par exemple, les incidents graves qui ont occasionné un préjudice important pour la ou les victimes et/ou qui ont constitué une infraction au code de conduite devront être signalés au membre du conseil désigné pour la sauvegarde et rapportés sous une forme anonymisée au conseil d’administration. En outre, les organisations devront signaler les problèmes graves aux donateurs, conformément aux termes de leurs accords contractuels et à la législation sur la protection des données.
La protection des données – C’est aujourd’hui un enjeu majeur, pas seulement au sein des organisations, et elle est souvent rendue obligatoire par la législation. Il est important de savoir s'il existe des lois qui régissent votre environnement, car elles doivent être respectées. S'il n'y a pas de lois spécifiques qui s'appliquent, vous devez connaître les normes internationales.
Utilisation des données pour l'apprentissage – Les informations anonymisées sur les incidents graves et la manière dont ils ont été traités sont utiles pour l'apprentissage et le développement continus.

Activité 5.13 Systèmes d’enregistrement et stockage des données

Réfléchissez et répondez dans votre journal d'apprentissage aux questions suivantes concernant votre propre organisation :

Quels sont les systèmes d'enregistrement existants en termes de sauvegarde des personnes, de plaintes et de lancement d’alerte ?
Protègent-ils la confidentialité et la dignité des personnes concernées ?
Où et comment les problèmes en matière de sauvegarde sont-ils enregistrés et les données stockées ?
Comment les informations sont-elles partagées ? (N’oubliez jamais le principe de confidentialité : ne communiquez les informations qu'aux personnes qui ont besoin de les connaître.)
Qui y a accès ? Dans quel but ?
Comment et quand ces données sont-elles supprimées ? La procédure a-t-elle respecté les lois locales sur la protection des données, si de telles lois existent ?
Comment pouvez-vous suivre, agir et surveiller les problèmes en matière de sauvegarde en vous assurant que toutes les interactions sont écrites/saisies et gardées confidentielles ?

Aperçu

Il est recommandé de développer un graphique simple pour illustrer les prochaines étapes dont nous avons discuté dans cette unité.

Ce graphique peut être ajouté à vos procédures de sauvegarde et être affiché bien en vue pour que le personnel et les bénéficiaires comprennent à quoi ils peuvent s'attendre s'ils signalent un problème en matière de sauvegarde.

En utilisant le modèle ci-dessous comme exemple, vérifiez les procédures de signalement et de réponse existant au sein de votre organisation. S'il n'en existe pas, utilisez le modèle pour vous aider à en concevoir un pour votre organisation.

Réfléchissez aux différentes manières dont le problème lié à la sauvegarde a été signalé et par quels moyens, comment il a été reçu, par qui, comment il doit être traité et dans quel délai.

Pensez ensuite aux prochaines étapes à suivre.

Systèmes d’enregistrement et stockage des données

Voici une version téléchargeable de ce graphique.

Remarques à retenir :

Si la personne concernée est un employé (ou un membre du personnel associé) de l'organisation et que l'accusation est en violation du code de conduite de l'organisation, celle-ci doit alors entreprendre une enquête interne pour déterminer si l'accusation peut être fondée.
Si la personne concernée n'est pas un employé (ou un membre du personnel associé) de l'organisation, mais par exemple, une personne travaillant avec un partenaire, alors la question devra être soumise à cette organisation et/ou aux autorités locales (avec le consentement de la victime/du survivant).
Si la conduite est grave et qu'il est clair qu’elle relève d’une infraction pénale, l'affaire doit être portée devant les autorités locales (avec le consentement de la victime/du survivant).

Notez que pendant que les autorités locales enquêtent sur l'affaire, l'organisation ne doit pas mener une enquête interne parallèle qui pourrait altérer les preuves apportées par des témoins ou des documents.

Si les autorités locales décident de ne pas enquêter, l'organisation doit mener ses propres enquêtes internes sur les accusations portées.

Veuillez consulter le Guide des enquêtes de CHS Alliance pour plus de conseils sur les enquêtes concernant les cas d’exploitation, d'abus et de harcèlement sexuels.