تجاوز إلى المحتوى الرئيسي
اطبع هذا الفصلاطبع هذا الفصل

الوحدة الخامسة: الاستجابة

5.11 حفظ السجلات وحماية البيانات

قفل على لوحة الدوائر.

لقد نظرنا سابقًا في بداية عملية الإبلاغ، في عملية تدوين ملاحظات دقيقة عن الشكاوى التي تتعلق بالحماية التي تم إبلاغك بها أو لفت نظرك إليها، ولكن من المهم التفكير مليًا في العملية بأكملها وفيما سوف يحدث للمعلومات التي تسجلها، سواء في تلك المرحلة أوفي مراحل تقدم التحقيق أيضًا.

  • السرية - من المهم الحفاظ على سرية المعلومات التي سجلتها. وهذا يتطلب نظامًا مناسبًا لإدارة الحالات وتخزين المعلومات وفهم المعلومات التي يجب نقلها ولمن. السرية هي الأكثر أهمية في جميع مراحل إدارة المخاوف التي تتعلق بالحماية وما بعدها.
  • إجراءات الإبلاغ - كن واضحًا بشأن إجراءات الإبلاغ المتبعة بعد التعامل مع الحوادث الأولية. على سبيل المثال، الحوادث الخطيرة التي حدث فيها ضرر كبير للضحية (الضحايا) و/أو حدث فيها خرق لمدونة قواعد السلوك، فإنه يجب الإبلاغ عنها إلى عضو مجلس إدارة الحماية المعني وإخفاء هويات الضحايا من أجل إبلاغ مجلس الإدارة. أيضًا، ستحتاج المنظمات إلى إبلاغ الجهات المانحة بالمخاوف الخطيرة وفقًا لشروط اتفاقياتها التعاقدية وأي قوانين لحماية البيانات.
  • حماية البيانات - أصبحت الآن مشكلة كبيرة ليس فقط داخل المنظمات ولكن غالبًا ما ينص عليها القانون. من المهم معرفة ما إذا كانت هناك قوانين تتعلق بالإعدادات الخاصة بك حيث يجب الالتزام بها. إذا لم تكن هناك قوانين محددة تسري في هذا الشأن، يجب أن تكون على دراية بالمعايير الدولية.
  • استخدام البيانات للتعلم - تعد المعلومات مجهولة المصدر عن الحوادث الخطيرة وكيفية التعامل معها مفيدة للتعلم والتطوير المستمر.

النشاط 5.13 أنظمة التسجيل وتخزين البيانات

فكر وأجب في دفتر يومياتك التعليمية على الأسئلة التالية المتعلقة بمنظمتك الخاصة:

  • ما هي أنظمة التسجيل الموجودة حاليًا للشكاوى المتعلقة بالحماية و/أو الحماية و/أو الإبلاغ عن المخالفات؟
  • هل تحمي سرية وكرامة الأشخاص المعنيين؟
  • أين وكيف يتم تسجيل الشكاوى التي تتعلق بالحماية وتخزين البيانات؟
  • كيف تتم مشاركة المعلومات؟ (تذكر دائمًا السرية - شارك فقط مع أولئك الذين يحتاجون إلى المعرفة).
  • من لديه حق الوصول؟ لأي غرض؟
  • كيف ومتى تتم إزالة هذه البيانات؟ (هل اتبع الإجراء قوانين حماية البيانات المحلية (إن وجدت))؟
  • كيف يمكنك تتبع الشكاوى المتعلقة بالحماية والتصرف فيها ومراقبتها لضمان كتابة/طباعة جميع التفاعلات التواصلية والحفاظ على سريتها؟

نظرة عامة

من الممارسات الجيدة تطوير مخطط سير بسيط لتوضيح الخطوات التالية التي ناقشناها في هذه الوحدة.

يمكن إضافة هذا المخطط الانسيابي إلى إجراءات الحماية الخاصة بك بالإضافة إلى عرضه بشكل بارز للموظفين والمستفيدين لفهم ما يمكن أن يتوقعوه إذا أثاروا شكاوى تتعلق بالحماية.

باستخدام القالب أدناه كمثال، تحقق من الإجراءات المتبعة حاليًا للإبلاغ والاستجابة في منظمتك. إذا لم تكن هناك إجراءات متبعة، فاستخدم القالب للمساعدة في تصميم نموذج لمنظمتك.

فكر في الطرق والوسائل المختلفة التي تم بها الإبلاغ عن الشكاوى المتعلقة بالحماية، وكيفية تلقيها، ومن تلقاها، وكيف ينبغي التعامل معها وفي أي نطاق زمني.

ثم فكر في الخطوات التالية التي يجب اتخاذها.

مخطط انسيابي للخطوات التالية التي يجب اتخاذها. يتوفر تنزيل نسخة PDF من هذا الرسم التخطيطي

© (مقتبس من مركز موارد منظمة إنقاذ الطفولة للحفاظ على سلامة الأطفال: مجموعة أدوات لحماية الطفل)

هذه نسخة قابلة للتنزيل من المخطط الانسيابي هذا.

ملاحظات يجب تذكرها:

  • إذا كانت الحالة (المُبلغ عنه/عنها) مثار المخاوف موظفًا (أو موظفًا مرتبطًا به) في المنظمة، وكان الادعاء المقدم ينتهك مدونة قواعد السلوك التنظيمية، فيجب على المنظمة إجراء تحقيق داخلي لتحديد ما إذا كان يمكن إثبات الادعاء.
  • إذا لم تكن الحالة (المُبلغ عنه/عنها) مثار المخاوف موظفًا (أو موظفًا مرتبطًا به) في المنظمة، على سبيل المثال، يعمل مع شريك، فيجب إحالة الأمر إلى تلك المنظمة و/أو السلطات المحلية (بموافقة الضحية/الناجي).
  • إذا كان السلوك خطيرًا وكان من الواضح حدوث مسألة جنائية، فيجب إحالة الأمر إلى السلطات المحلية (بموافقة الضحية/الناجي).

لاحظ أنه بينما تقوم السلطات المحلية بالتحقيق في الأمر، لا ينبغي للمنظمة إجراء تحقيق داخلي مواز قد يشوه أدلة الشهود أو الوثائق.

إذا قررت السلطات المحلية عدم التحقيق، يجب على المنظمة إجراء تحقيقاتها الداخلية الخاصة في الادعاءات المقدمة.

يرجى الاطلاع على دليل تحقيق تحالف المعيار الإنساني الأساسي CHS Alliance هنا لمزيد من الإرشادات حول تحقيقات الاستغلال الجنسي والاعتداء والتحرش الجنسيين SEAH.