கட்டம் 1. இலக்குகளை வரையறுக்கவும்

• கலந்துரையாடல் மையத்தில் தெளிவான குறிக்கோள் இல்லாத காரணத்தால் பல செயலமர்வுகள் அல்லது கவனக் குழுக்கள் நேரத்தை வீணடிக்கின்றன. எனவே, முதல் படி நீங்கள் எந்த தலைப்பைப் பற்றி கலந்துரையாட விரும்புகிறீர்கள் மற்றும் எதை அடைய விரும்புகிறீர்கள் என்பதை முடிவு செய்ய வேண்டும்.

கட்டம் 2. யார் கலந்து கொள்வார்கள் என்பதை முடிவு செய்யுங்கள்

• இது கண்டிப்பாக உங்கள் இலக்குகளைப் பொறுத்தது. உங்கள் குறிக்கோள் சிலர் சிறந்த நடைமுறையாக இருக்கலாம் என்று கருதுகின்ற ஒரு உள்ளூர் நடைமுறையைப் பற்றி கலந்துரையாடப்படுகிறது என்றால், அது சாத்தியமான மாறுபட்ட கருத்துக்கள் மற்றும் நிலைப்பாடுகளைக் கொண்ட மக்களை ஈடுபடுத்துவது முக்கியம். ஒரு செயலமர்வு வெவ்வேறு கருத்துக்களைப் பகிர்ந்து கொள்ளவும் விவாதிக்கவும் ஒரு சிறந்த சந்தர்ப்பம், எனவே தலைப்பைப் பற்றி வெவ்வேறு கருத்துக்களைக் கொண்டவர்களை அழைப்பது சிறந்த கலந்துரையாடலுக்கு உதவும்.
• அங்கு இருக்க வேண்டிய நபர்களைப் பற்றி நீங்கள் ஒரு கருத்துக்கு வந்தவுடன், பங்கேற்பாளர்கள் அனைவரினதும் பட்டியலை தயாரிக்க வேண்டும். மக்களின் நேரத்தை வீணாக்குவதைத் தவிர்ப்பதற்காக நீங்கள் யார் கலந்து கொள்ள விரும்புகிறீர்கள் என்பதைப் பற்றி கவனமாக சிந்திக்க வேண்டியது அவசியம்.
• உங்கள் பங்கேற்பாளர்களின் பட்டியலில் சந்திப்பு நேரம் போன்ற பிற முக்கிய ஏற்பாட்டு தகவல்களும் இருக்க வேண்டும். உங்கள் செயலமர்வுக்கு ஒரு நல்ல நேரத்தைப் பற்றி யோசிப்பது முக்கியம், ஏனென்றால் மக்கள் வெவ்வேறு அலுவல்கள் அல்லது கடமைகளைக் கொண்டிருக்கலாம். நீங்கள் செயலமர்வு அல்லது கவனக் குழுவின் தொடக்க நேரம் மற்றும் காலத்தை தீர்மானித்தவுடன், மக்கள் தங்களை ஒழுங்கமைக்க அனுமதிக்கும் வகையில் இதை முன்னதாக அறிவிக்க வேண்டும். நீங்கள் அழைக்கும் நபர்களுடன் முடிந்தவரை குறிப்பிட்ட ஒழுங்கில் இருக்க முயற்சி செய்யுங்கள் ஆனால் கடைசி நிமிட சேர்க்கைகளுக்கு ஒரு சில இடங்களை விட்டுவையுங்கள் மற்றும் சில நேரங்களில் மக்கள் எதிர்பாராத விதமாக நின்றுவிடக்கூடும் என்பதை அறிந்து கொள்ளுங்கள்.

கட்டம் 3. இடத்தை தெரிவுசெய்யுங்கள்

• இடத்தைத் தேர்ந்தெடுப்பது எத்தனை பேர் பங்கேற்கிறார்கள் என்பதைப் பொறுத்தது. இந்த இடம் அனைவரும் எளிதில் சென்றடையக் கூடியதாகவும், பங்கேற்பாளர்கள் வசதியாக உட்கார அனுமதிக்கும் அளவுக்கு பெரியதாகவும், மக்கள் கவனம் செலுத்தக்கூடிய அளவுக்கு அமைதியாகவும் இருக்க வேண்டும். இந்த இடம் சமூகத்தின் எந்தவொரு உறுப்பினருக்கும் ஏற்றுக்கொள்ளத்தக்கது என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள். நீங்கள் ஏற்கனவே உங்கள் செயற்பாடுகளைப் பற்றி யோசிக்க வேண்டும் மற்றும் அமர்வுகளை நடத்துவதற்குத் தேவையான பொருட்கள் மற்றும் வளங்கள் உங்கள் இடத்தில் இருப்பதை உறுதி செய்ய வேண்டும் (கரும்பலகை, பயிற்சிகளை நடத்த இடம், போதுமான கதிரைகள் போன்றவை)

கட்டம் 4. ஒரு நிகழ்ச்சி நிரலை தயாரியுங்கள்

• ஒரு நிகழ்ச்சி நிரலை தயாரிப்பது என்பது செயலமர்வின் இலக்குகளை நீங்கள் எவ்வாறு அடைவீர்கள் என்பதற்கான ஒரு வரையறையை உருவாக்குவதாகும். கலந்துரையாடுவதற்கான முக்கிய விடயங்களின் பட்டியலை உருவாக்குவது மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும். பின்னர் ஒவ்வொரு பெரிய விடயத்தையும் உங்கள் பார்வையாளர்களுக்கு நீங்கள் முன்வைக்க விரும்பும் வகையில் விரிவாக வகைப்படுத்தலாம்.
• கலந்துரையாடல்கள் மற்றும் செயற்பாடுகளின் படங்கள் அல்லது வீடியோ பதிவுகளை எடுப்பது செயலமர்விலிருந்து தகவல்களைச் சேகரிப்பதற்கு முக்கியமானதாகும். நீங்கள் எந்த குழு கலந்துரையாடல்கள் மற்றும் செயற்பாடுகளில் உள்ளீர்கள் என்ற பட்டியலை தயாரிப்பதற்கும் நீங்கள் சரியான நேரத்தில் இருப்பதை உறுதி செய்வதற்கும் அவை பயனுள்ளதாக இருக்கும். ஒவ்வொரு பயிற்சிக்கும் நீங்கள் எவ்வளவு நேரம் அனுமதிப்பீர்கள் என்பதை வரையறுப்பது முக்கியம். உங்கள் செயற்பாடுகள் குழுவின் அளவிற்கு பொருத்தமானதா என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள். சில நேரங்களில், நீங்கள் உங்கள் செயலமர்வுக்கு மக்களை அழைக்கும் போது சில நாட்களுக்கு முன் நிகழ்ச்சி நிரலைப் பகிர்வது உதவியாக இருக்கும்.

கட்டம் 5. செயலமர்வு அல்லது கவனக் குழுவை நடத்துதல்

• வசதி அளிப்பவர் தங்களைப் பற்றி அறிமுகப்படுத்திக் கொண்டு உரையாடலின் நோக்கத்தை சுருக்கமாக கோடிட்டுக் காட்ட வேண்டும். ஒரு சிறிய குழுவிற்குள், பங்கேற்பாளர்கள் தங்களை குழுவிற்கு அறிமுகப்படுத்தும்படி கேட்கப்பட வேண்டும். இது சுருக்கமாகவும் தெளிவாகவும் இருக்க வேண்டும் (உதாரணமாக பெயர், நபர் வசிக்கும் இடம், அவர்களின் தொழில்). இதற்குப் பிறகு, இந்த கட்டத்தில் கலந்துரையாடி பங்கேற்பாளர்களை ஒப்புதல் படிவத்தில் கையெழுத்திடச் சொல்லுங்கள். ஒரு நல்ல வசதிப்படுத்துனர் பதிலளிப்பவர்களிடையே கலந்துரையாடலை எளிதாக்குகிறார், ஆனால் குழுவில் ஆதிக்கம் செலுத்தவோ அல்லது வழிநடத்தவோ அல்லது அவர்களின் கருத்தை வழங்கவோ மாட்டார்.
• கவனக் குழுக்கள் அடிக்கடி பதிவு செய்யப்படுகின்றன, அல்லது தரவுகளை பகுப்பாய்வு செய்ய உதவுவதற்காக வீடியோ பதிவு செய்யப்படுகின்றன. மேலும் இது குழுவின் தொடக்கத்தில் குறிப்பிடப்பட வேண்டும் என்பதுடன், ஒப்புதல் படிவத்தில் தெளிவாக விளக்கப்பட வேண்டும். மக்கள் சம்மதித்து சௌகரியமாக இருக்குறார்களா என்பதை உறுதிப்படுத்தவும். புகைப்படக் கருவி மிகச் சரியாக வைக்கப்பட வேண்டும். பதிவு செய்ய முடியாத அல்லது மக்கள் அதை அனுமதிக்காத சந்தர்ப்பங்கள் இருக்கும், அப்போது நீங்கள் ஒரு குறிப்பு எடுப்பவரை பணியில் அமர்த்தலாம் அல்லது குறிப்புகளை நீங்களே எழுதலாம். காட்சிப் பலகைகள், படங்கள் அல்லது இசை போன்ற உட்சாகமூட்டும் விடயங்கள் கலந்துரையாடலை தூண்டுவதற்குப் பயன்படுத்தப்படலாம்.
• கலந்துரையாடலின் போது எழுப்பப்பட்ட தலைப்புகள் அல்லது விடயங்களின் இரகசியத்தன்மை மற்றும் நம்பகத்தன்மை தொடர்பான அடிப்படை 'விதிகளை' நீங்கள் குழுவுக்கு நினைவூட்டுவது நல்ல நடைமுறை. பங்கேற்பாளர்கள் விவாதிக்கவும், உடன்படவும், விமர்சிக்கவும், சரியான அல்லது தவறான சிந்தனை வழி இல்லை என்பதையும் நினைவூட்டுவது அவர்கள் தயக்கமின்றி பங்கேற்பதற்கு பெரும்பாலும் உதவியாக இருக்கும். பங்கேற்பாளர்கள் எந்த நேரத்திலும் என்பதை தெரியப்படுத்தவும். .

கட்டம் 6. மதிப்பீடு

• உங்கள் செயலமர்வு அல்லது கவனக் குழு எவ்வாறு நடைபெற்றது என்ற மதிப்பீடு மிகவும் முக்கியமானது. செயலமர்வை மதிப்பீடு செய்வதற்காக, நிகழ்வின் முடிவில் பங்கேற்பாளர்கள் அனைவருக்கும் கொடுக்க ஒரு கேள்விக்கொத்தை நீங்கள் உருவாக்கலாம், மேலும் அது எவ்வாறு நடைபெற்றது என்பதைப் பற்றி அவர்களின் கருத்துகளைப் பகிர்ந்து கொள்ள அவர்களுக்கு ஏராளமான வாய்ப்புகளை வழங்கலாம். செயலமர்வு அல்லது கவனக் குழுவின் முடிவில் ஒரு மதிப்பாய்வாக மதிப்பீடு மேற்கொள்ளப்படலாம். மதிப்பீடு ஒரு தொடர்ச்சியான செயல்முறையாகும், எனவே தனிப்பட்ட நிகழ்வுகள் ஒட்டுமொத்த மதிப்பீட்டு நடவடிக்கைகளின் ஒரு பகுதியாக இருக்க வேண்டும்.

கட்டம் 7. செயலமர்விலிருந்து வெளிவரும் அகக்காட்சிகளின் தொடர்பாடல்

• செயலமர்வின் போது வெளிவந்த தகவல்களையோ அல்லது எட்டப்பட்ட முடிவுகளையோ தொடர்புகொள்வதற்கான ஒரு திட்டத்தை வைத்திருப்பது முக்கியம். பங்குபற்றிய மக்கள் தங்கள் கடின உழைப்பு ஒரு முடிவை அல்லது செயலை விளைவித்தது என்பதை அறிந்து கொள்ள வேண்டும், மேலும் பங்கேற்காத நபர்களையும் இற்றைப்படுத்துவது முக்கியம். மேலும், செயலமர்வு முடிந்த பிறகு என்ன நடக்கிறது என்பதை மக்களுக்கு தெரியப்படுத்த வேண்டும். பங்கேற்பாளர்களின் எதிர்பார்ப்புகளை நிர்வகிப்பதில் நீங்கள் மிகவும் கவனமாக இருக்க வேண்டும். வெளிப்படையாக இருப்பது என்பது நடக்காத திட்டங்களை உருவாக்குவது என்று அர்த்தமல்ல மற்றும் நிறைவேற்ற முடியாத வாக்குறுதிகளை கொடுக்காமல் இருப்பது மிகவும் முக்கியம்!