Sessão 3 Finalizando políticas e procedimentos

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A ilustração de quatro grupos de pessoas envolvidas no esporte. Cada grupo é desenhado dentro de um balão de fala. Nadadores. Funcionários. Árbitros. Treinadores. Entre os balões de fala há três documentos com o título Política de Salvaguarda.

Nesta sessão, você aproveitará o conhecimento adquirido no Curso 2 para pensar como a políticae os procedimentos de salvaguarda, além dos códigos de conduta podem ser elaborados e implementados em toda a organização.

Resultados de aprendizagem

Nesta sessão, você abordará:

Como finalizar uma política de salvaguarda e tê-la aprovada pela gerência sênior.

Como a política de salvaguarda se relaciona a outros procedimentos relevantes.

As etapas que você pode seguir para finalizar os procedimentos.

Um exemplo de como os códigos de conduta devem se aplicar a todos, em qualquer nível.

As consequências quando indivíduos não cumprem um código de conduta.

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Uma camiseta de atletismo com Tarefa 1 escrita nela.

Em seguida, você voltará ao conteúdo do curso e examinará a importância das políticas e procedimentos.

Com o apoio do seu gerente e de especialistas externos, e usando os modelos fornecidos no Curso 2, você pode já ter elaborado ou aperfeiçoado a política de salvaguarda da sua organização. Se não for o caso, agora é um bom momento para voltar ao Curso 2: Sessão 5 — Políticas, procedimentos e códigos de conduta e trabalhar nesse processo.

A sua política de salvaguarda fornece a visão geral das responsabilidades – e do compromisso – da organização com a salvaguarda e, também, as principais ações que serão realizadas. Você deve realizar uma ampla consulta, interna e externa, sobre a elaboração da sua política, inclusive entre outros funcionários, atletas, organizações e representantes de atletas e grupos de sobreviventes, quando for o caso. Faça isso com todas as políticas e procedimentos que elaborar na sua função, para garantir que eles sejam centrados na pessoa.

A versão final da política deve ser formalmente endossada pelo grupo de gerência sênior ou pela Diretoria antes de ser divulgada e colocada em prática. A aprovação da gerência sênior é o que confere status e credibilidade à política.

Na próxima seção, você vai examinar como outras políticas da sua organização estão vinculadas à salvaguarda.

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Um diagrama na forma de queijo suíço com seis fatias, cada uma com o título de uma política ou regra diferente. Os títulos são os seguintes: 1. Processos de recrutamento mais seguros. 2. Códigos de conduta. 3. Política de mídias sociais. 4. Informações contra o bullying. 5. Orientação para viagens. 6. Regras de supervisão.

A jornada da elaboração da sua política de salvaguarda até a aprovação no nível sênior envolverá ajudar as pessoas a entender por que uma rede de políticas e procedimentos conectados é necessária para manter as crianças e outras pessoas seguras no esporte.

Nenhuma política ou procedimento isolado evitará todos os abusos, entretanto, em conjunto, eles ajudam a criar um sistema muito mais forte. Por isso, é importante pensar em todas as medidas relevantes que existem na sua organização.

Vamos pensar em algumas das outras políticas, sistemas e processos organizacionais que desempenham um papel fundamental na salvaguarda de todos.

Agora, vamos considerar como você pode analisar outras políticas e procedimentos.

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Duas profissionais ligadas ao esporte estão cada uma de um lado de uma prancheta gigante. O documento na prancheta tem como título Nossas políticas, com linhas de texto e duas marcas “✔” verdes abaixo do título.

Uma das suas primeiras tarefas é analisar todas as políticas e procedimentos da organização que possam ser relevantes para a salvaguarda - com o objetivo de verificar se fazem referência e abordarão as diversas questões de salvaguarda. Isso também pode incluir orientação, regras ou regulamentos específicos do seu esporte ou da sua organização que sejam relevantes para a salvaguarda.

Depois de entender como essas políticas podem ser relevantes para a salvaguarda, você pode identificar lacunas ou pontos que precisam ser reforçados e adicioná-los ao seu plano de ação de salvaguarda. Contudo, que políticas, procedimentos e processos você deve analisar?

Estes são os mais comuns:

• Código de conduta.
• Recrutamento.
• Código e políticas disciplinares/éticas.
• Mecanismo para reclamações e notificações.
• Procedimento para encaminhamento a autoridades competentes.
• Sistemas de apoio às vítimas.
• Denúncia ou manifestação.
• Mídias sociais.
• Integridade.
• Diversidade, equidade e inclusão.
• Antibullying.
• Orientação prática (incluindo eventos, viagens, passeios, mídias sociais, vestiários, supervisão de crianças).
• Regras que regem crianças que assumem funções de treinadores, funcionários, voluntários, mascotes etc.

Uma rede de políticas e procedimentos

Para salvaguardar crianças e outros grupos vulneráveis, essa rede de diferentes políticas e procedimentos precisa atuar de forma integrada e sem falhas - para evitar o surgimento de preocupações e para responder de forma rápida e efetiva quando problemas vierem à tona. Garantir que a salvaguarda seja incluída em outras políticas e procedimentos é o que se chama de “integração da salvaguarda em toda a organização”.

Agora, vamos examinar a elaboração de procedimentos com mais detalhes.

No Curso 2, você pode ter identificado alguns dos procedimentos de apoio necessários para implementar a sua política de salvaguarda e deve ter começado a priorizá-los. Depois de ter a sua política aprovada, o seu foco passará a ser o desenvolvimento ou a análise desses procedimentos - começando pelas prioridades identificadas.

Esta não é uma tarefa que você deva tentar fazer por conta própria. Você deve pedir ajuda a especialistas externos e a partes interessadas internas, para aproveitar a experiência relacionada à salvaguarda e ao conhecimento organizacional.

Vamos usar um exemplo: elaborar orientações para levar crianças para torneios ou acampamentos de treinamento. A Patience descreve como abordou essa tarefa.

Atividade: A Patience elabora orientações para viagens

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Uma Gerente de Salvaguarda.

Enquanto lê o relato, faça uma lista das ações que você precisa incluir no seu Plano de Ação de salvaguarda.

"A nossa avaliação inicial identificou que tínhamos pouca orientação por escrito para os funcionários responsáveis por levar grupos de crianças para competições. Identificamos que viagens estão entre as situações de maior risco em que podemos colocar as crianças e que, sem diretrizes claras, deixávamos as crianças, os funcionários e a organização vulneráveis.

Como primeiro passo, precisávamos elaborar uma orientação clara e prática que identificasse e abordasse todas as principais considerações em relação a viajar com crianças. Identificamos dois funcionários da equipe que tinham experiência em levar crianças atletas em viagens regularmente para conduzir esse trabalho.

Para começar, dividimos uma viagem em partes importantes. Pensamos no seguinte:

• Planejamento e preparação antes da viagem (funcionários).
• Planejamento e preparação antes da viagem (atletas e pais).
• Ter uma Gerente de Salvaguarda na viagem.
• Cronograma de partida/retorno e entrega de crianças.
• Preparativos para a viagem.
• Boas-vindas e ambientação (itinerário, códigos de conduta, apoio disponível).
• Alojamento, bebidas e refeições.
• Um processo para notificar incidentes e preocupações.
• Um processo para gerenciar e encaminhar casos às autoridades, se necessário.
• Providências em caso de pessoas desaparecidas.
• Supervisão por adultos apropriados - em todos momentos da viagem.
• Atividades - competição, treinamento e tempo livre.

Em seguida, pensamos em cada parte com mais detalhes. Por exemplo, planejamento e preparação antes da viagem dos funcionários:

• Uma programação completa (incluindo viagens, atividades e tempo livre).
• Verificação de alojamentos e de outras instalações.
• Planejamento de viagens, com o levantamento de informações regionais sobre a segurança.
• Informações dos atletas/pais (consentimentos, informações médicas e alimentares, detalhes de contatos de emergência).
• Procedimentos de supervisão durante a viagem.
• Considerações sobre atletas com necessidades adicionais (por exemplo, deficiências, necessidades alimentares especiais etc.).
• Código de conduta da equipe de viagem - incluir regras sobre fumo e álcool.

Planejamento e preparação antes da viagem para atletas e pais:

• Itinerário.
• Consentimentos, informações médicas e alimentares, detalhes de contatos de emergência.
• Código de conduta dos atletas.
• Procedimentos para deixar e buscar os participantes.
• Regras sobre o uso de tecnologia e mídias sociais.
• Contato com a criança durante a viagem.

Por fim, reunimos todas as informações em um guia prático, para funcionários, para pais/responsáveis e também para as crianças, em uma linguagem fácil para elas."

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Você pode ver que, quando se começa a pensar em como colocar a política em prática, há muitos aspectos que devem ser considerados. Garanta envolver funcionários e atletas na reflexão sobre o assunto, para ajudar você a criar procedimentos realmente efetivos.

Na próxima seção, você examinará uma parte importante dos procedimentos: o código de conduta.

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Uma Gerente de Salvaguarda.

Vamos ouvir como a Patience realizou a tarefa de implementar um código de conduta de treinadores.

Atividade: A Patience implementa o novo código de conduta

Ouça a Patience novamente e reflita sobre as ações que ela realizou para elaborar e introduzir o novo código de conduta.

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Transcript

PATIENCE

Identificamos que o desenvolvimento de um código de conduta para treinadores era uma grande prioridade, já que eles têm contato significativo com as crianças e exercem influência sobre elas. Além disso, eles estão em uma posição estratégica para observar e notificar preocupações sobre o comportamento de colegas.

Entre o que tivemos que considerar, estava a legalidade de exigir que os treinadores assinassem os novos códigos de conduta. Então, a equipe jurídica da organização analisou o código. Ela confirmou que nossas propostas - de incluir a assinatura do código de conduta como parte do recrutamento dos treinadores; fazer disso um requisito para os treinadores empregados atualmente; e o direito que a organização tem de dar início a uma ação disciplinar no caso de alguém não cumprir os requisitos - eram medidas razoáveis e legais a serem tomadas.

Depois, precisei obter a aprovação da gerência e fui convidada a apresentar o novo código de conduta à equipe de gerência sênior. Expliquei que o nosso plano tinha cinco partes:

1. Um cronograma realista para a implementação, incluindo uma data final para a assinatura de todos os treinadores.

2. Informar e buscar o apoio dos gerentes relevantes.

3. Desenvolver e usar um banco de dados para registrar e monitorar quem assinou o código de conduta.

4. Comunicar-se com todos os treinadores atuais (remunerados e voluntários) para fornecer o código e explicar a finalidade dele, o processo de assinatura e registro, e esclarecer as implicações da recusa em assinar ou da violação do código.

5. Promover e fornecer informações sobre o novo código de conduta a todas as partes interessadas, inclusive aos formadores de treinadores.

Como eu esperava, durante o processo de implementação, inicialmente, algumas pessoas resistiram à nova abordagem. Para resolver a questão, dei mais segurança sobre o que tentávamos alcançar. Além disso, quando foi necessário, mencionei as consequências para as pessoas que se recusassem a cumprir o código. A maioria das pessoas ficou satisfeita em assinar o código depois que respondemos às suas perguntas e que ouviram como o novo código se alinha a outras melhorias de salvaguarda que faríamos.

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A Patience demonstrou o valor de explicar o que o código de conduta almeja alcançar, mas, quando foi necessário, ela também deixou claro que este era um sistema que todos tinham que cumprir. É importante que a organização exija que todos assinem o seu respectivo código de conduta. Deve haver procedimentos estabelecidos para lidar com as pessoas que não cumprirem as regras. É isso o que você vai examinar a seguir.

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Um treinador e uma jovem nadadora com uma muleta ao lado de uma piscina. Entre eles, há uma prancheta gigante com um documento com o título Código de Conduta. O código de conduta tem uma grande marca “✔" verde.

Os códigos de conduta atuam de forma mais efetiva quando os seguintes aspectos são compreendidos:

• O propósito.
• Quem é uma Pessoa Coberta de acordo com o código.
• A exigência do cumprimento.
• As consequências do não cumprimento.
• Os vínculos para um sistema de notificação e resposta (incluindo ação disciplinar, quando apropriado) quando houver suspeita de que alguém tenha se comportado de maneira inaceitável.

É isso que dá a código de conduta credibilidade e poder.

As consequências do não cumprimento de um código de conduta

Todas as pessoas cobertas devem assinar um código de conduta para confirmar que entendem o que a organização espera delas em termos de comportamento - e que o não cumprimento resultará em medidas que serão tomadas. Isso costuma ser muito importante em qualquer investigação, pois evita que um indivíduo alegue não ter entendido como era esperado que ele se comportasse.

Abaixo, fornecemos o exemplo de um texto que aborda esses pontos e pode ser incluída em um código de conduta:

A seguir, vamos considerar por que os códigos de conduta são tão importantes.

Vamos examinar como uma organização usou efetivamente um código de conduta para resolver um caso grave e difícil de salvaguarda, quando a polícia não pôde tomar medidas formais.

Atividade: Desafios na resposta ao suposto mau comportamento de um funcionário sênior

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Uma Gerente de Salvaguarda.

A Patience descreve como lidou com uma das suas situações mais desafiadoras. Leia o que ela diz e depois escolha os fatores que a ajudaram a responder a este caso.

"Um dos membros mais importantes da nossa Diretoria, Dalbir, também é um treinador sênior. Ele é uma figura conhecida nos principais torneios.

Recentemente, realizamos as finais da categoria sub-20, com equipes masculinas e femininas de todo o país reunidas por um fim de semana. No segundo dia, o gerente do evento me ligou. Ele estava agitado. Na noite anterior, funcionários foram chamados ao dormitório feminino. Dalbir foi visto saindo de um dos quartos, e os funcionários encontraram uma jovem muito angustiada. Os pertences dela e as roupas de cama estavam espalhados por toda parte - como se tivesse havido uma briga - embora ela não tivesse ferimentos físicos evidentes. A jovem não queria dizer nada sobre o que havia acontecido, exceto que Dalbir estivera lá e que ela nunca mais queria vê-lo.

Cheguei à mesma conclusão que o gerente do evento - essa jovem pode ter sido sexualmente abusada por Dalbir. Isso precisava ser investigado, embora eu também tinha consciência do poder e da reputação de Dalbir dentro da organização. Consultei meu contato na polícia. Ele disse que, a menos que a jovem estivesse disposta a prestar uma queixa contra Dalbir - ou que tivéssemos provas mais claras de agressão - eles não poderiam tomar nenhuma medida, nem mesmo investigar o incidente.

Quando conversei com a jovem e seus pais - eles estavam abalados e com raiva - mas não queriam que a filha falasse com a polícia ou se envolvesse em qualquer ação judicial contra ele. Eles exigiram que baníssimos Dalbir de atuar como treinador e da organização.

Falei com Dalbir, e ele negou ter feito algo errado. Ele disse que tinha entrado no quarto porque tinha ouvido a jovem chorando e queria verificar se ela estava bem. Ele não tinha ideia de por que ela estava tão abalada. Dalbir estava muito irritado. Ele me ameaçou dizendo o que aconteceria se eu levasse o assunto adiante. Ele viu a recusa da polícia em se envolver como prova de que não havia nada que a organização precisasse investigar.

Portanto, apesar das minhas suspeitas, não havia mais nada que eu pudesse fazer por via jurídica. Contudo, como todos os outros treinadores, Dalbir tinha assinado o código de conduta que foi adaptado para funcionários envolvidos em viagens com atletas. O código declarava claramente que os treinadores nunca estavam autorizados a entrar nos dormitórios de atletas sozinhos.

Como resultado disso, e embora não tivéssemos como provar ou refutar as nossas suspeitas de abuso sexual por parte de Dalbir, pudemos agir porque Dalbir admitiu ter violado uma das regras importantes do código de conduta. Foi realizada uma investigação disciplinar, com a qual Dalbir se recusou a cooperar, e o resultado foi que Dalbir foi proibido de participar de qualquer atividade que envolvesse atletas. No entanto, antes que pudéssemos informar a ele formalmente a nossa decisão, Dalbir apresentou a sua renúncia como membro da Diretoria e como treinador, alegando que havia sido vítima de uma caça às bruxas - e deixou o esporte”.

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Aqui estão nossas considerações:

A Patience tinha razão em falar com a polícia para obter orientação sobre o que deveria acontecer.

Apesar de não haver investigação policial, a organização da Patience conseguiu agir.

A clareza do código de conduta e a exigência da organização de que os treinadores o assinassem para confirmar que o compreendiam ajudaram na investigação disciplinar. Por fim, isso restringiu o acesso de Dalbir aos atletas.

O código de conduta forneceu uma base sólida para avaliar o comportamento de Dalbir. Sem ele, a organização esportiva teria poucas opções para responder às preocupações.

A Patience seguiu o processo e o procedimento formal, independentemente da posição e da reputação de Dalbir.

Mensagens positivas para a organização como um todo

Esse caso transmite uma mensagem positiva para a organização como um todo e enfatiza que as regras de salvaguarda se aplicam a todos, sem exceção.

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Uma jovem gritando em um megafone.

As principais aprendizagens e mensagens desta sessão são:

A validação e a aprovação da gerência sênior é o que confere status e legitimidade à política. Parte da sua função é ajudar a explicar como uma combinação de políticas e procedimentos conectados é necessária para manter as pessoas seguras - nenhuma política ou procedimento isolado é suficiente. A integração da salvaguarda e a análise de outras políticas e procedimentos em toda a organização é uma tarefa contínua. Quando códigos de conduta são aplicados a todos em uma organização, inclusive aos gerentes seniores, eles transmitem uma mensagem positiva à organização como um todo sobre a sua cultura de salvaguarda. Os códigos de conduta são valiosos quando as evidências de qualquer abuso são inconclusivas, pois muitas vezes eles podem fornecer uma maneira de agir contra um indivíduo, caso ele tenha violado o código.

Na próxima sessão, você examinará o processo de notificação com mais detalhes.

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Quatro profissionais. Árbitro, treinadora, juiz, funcionária da equipe. Cada um deles está em um círculo. Entre os círculos há uma caixa com a palavra "Prova", junto a ela uma marca “✔" verde e um X vermelho.

Agora é hora de concluir a Prova 1 do curso. É uma ótima maneira de verificar a sua compreensão do conteúdo do curso até o momento.

A prova contém 16 perguntas, e a nota mínima exigida é 70%, para obter badge digital e o certificado do curso.

Você pode rever as respostas que deu e quais delas estavam corretas/incorretas após a conclusão de cada tentativa.

Se você não passar na prova na primeira tentativa, terá direito a quantas tentativas forem necessárias para passar. Há um intervalo de 24 horas entre cada tentativa, para permitir que você tenha tempo para revisitar o conteúdo do curso novamente.

Agora vá para a Prova.