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Sessão 4 — Gerenciamento de Caso 1: o processo de notificação
4.1 Introdução
Todas as organizações devem adotar um processo
Resultados de aprendizagem
Nesta sessão, você abordará os tópicos:
Desenvolver o seu processo de notificação. |
Criar vínculos entre processos de salvaguarda, processos disciplinares/éticos e processos de recrutamento, para garantir que estejam alinhados. |
Incorporar a confidencialidade, o compartilhamento de informações e a proteção de dados quando respondendo a preocupações de salvaguarda. |
Promover o processo de notificação. |
4.2 Quais são os recursos essenciais de um processo robusto de notificações?
O processo de notificação é uma das partes mais fundamentais da salvaguarda. Procedimentos de notificação deixam claro como todos podem encaminhar as suas preocupações. Sem um processo robusto de notificação, a sua organização pode não ter conhecimento dos problemas de salvaguarda e, portanto, não conseguirá abordá-los, e as vítimas permanecerão desprotegidas e expostas a mais danos. Além disso, a organização também pode ficar vulnerável a riscos significativos à reputação.
É muito importante que o processo de notificação inclua sistemas confiáveis para lidar com as preocupações notificadas e gerenciar os casos que se relacionam aos
Vamos refletir sobre os principais recursos de um processo robusto de notificação de salvaguarda.
Atividade: Identificar os recursos importantes de um processo de notificação de salvaguarda
a.
Verdadeiro
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Falso
The correct answer is a.
a.
Todas as partes interessadas, inclusive funcionários, atletas, crianças e pais, precisam conhecer e entender o processo.
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Embora as notificações por escrito possam ser mais claras, todas as notificações exigem uma resposta, inclusive as verbais.
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Todos devem notificar as suas preocupações; cabe aos especialistas e profissionais decidir se alguém sofreu ou não abuso.
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Todos devem saber como notificar e com quem entrar em contato.
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a.
As versões devem refletir as necessidades de diferentes grupos (por exemplo, de crianças e treinadores) e devem ser promovidas de diferentes maneiras (por exemplo, em integrações, no site, durante o treinamento de salvaguarda, em cartazes).
a.
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Todos têm a responsabilidade de notificar preocupações.
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Inclusive preocupações de violações do
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Ele deve ser promovido para todos, pois qualquer pessoa pode tomar conhecimento de uma preocupação – direta (por exemplo, poder ver ou ouvir algo) ou indiretamente (por exemplo, alguém pode contar algo preocupante).
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Embora as crianças sejam prioridade, ele deve ser usado para notificar preocupações sobre o bem-estar de qualquer pessoa envolvida nas atividades da organização e, também, violações do código de conduta de salvaguarda.
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a.
Você precisa ter sistemas de monitoramento para receber as notificações - por exemplo, não faz sentido ter uma caixa de correio que nunca é verificada. Isso pode significar que você precisa nomear mais de uma pessoa para verificar ou receber notificações.
Discussion
Há quatro princípios básicos que devem ser lembrados:
- Deve haver um bom entendimento do processo de notificação em toda a sua organização.
- Todos na sua organização são obrigados a notificar preocupações.
- As pessoas não precisam ter certeza de que uma criança ou um adulto vulnerável sofreu abuso antes de fazer a notificação.
- O processo deve ser fácil de usar por vítimas e por crianças.
Esses pontos fundamentais podem ser úteis na sua comunicação sobre a importância do processo de notificação.
4.3 Desenvolvendo um fluxograma de notificações
Os fluxogramas são um guia simples, passo a passo, para as notificações, que devem ser promovidos e devem ser acessíveis a todos os envolvidos na sua organização: funcionários, voluntários, atletas, pais e espectadores.
Apenas para lembrar: aqui está o exemplo de um fluxograma do Curso 2:
O que fazer se você tiver preocupações relacionadas a uma pessoa
Você pode usar o exemplo como base para desenvolver um fluxograma que funcione para a sua organização. Pode ser útil incluir os principais nomes e detalhes de contato no fluxograma, para que todos saibam como notificar e com quem falar.
4.4 Mensagens para os funcionários e outras pessoas sobre como notificar ou discutir preocupações
Para todos no esporte, a mensagem é clara e simples: sempre comunique preocupações de salvaguarda ao Gerente de Salvaguarda, de acordo com o procedimento da organização. Portanto, é muito importante promover maneiras com que qualquer pessoa possa entrar em contato com o Gerente de Salvaguarda para notificar preocupações.
Muitas vezes, as pessoas podem não ter certeza de que as suas preocupações sejam ou não legítimas ou de que sejam ou não graves o suficiente para justificar a notificação. Elas podem se preocupar com a possibilidade de causar problemas desnecessários se fizerem essas notificações. Nessas situações, é importante oferecer às pessoas oportunidades de discutir as preocupações com você ou com outra pessoa que entenda de salvaguarda.
Atividade: A Patience descreve as suas experiências
Ouça a Patience novamente e reflita sobre o que isso significa para as notificações.
Transcript
Comment
A Patience nos mostra que, embora seja necessário um processo robusto de notificação formal, também é preciso oferecer oportunidades para que as pessoas consultem o Gerente de Salvaguarda, para discutirem e esclarecerem as suas preocupações.
Agora, você examinará com mais detalhes as notificações de outros departamentos.
4.5 Como garantir que diferentes sistemas de salvaguarda atuem juntos de forma efetiva
Um dos maiores desafios da salvaguarda é garantir que preocupações não passem despercebidas.
Uma forma de evitar isso é garantir que o seu sistema funcione de forma efetiva com outros sistemas que se aplicam ao seu esporte.
Atividade: Que sistemas de salvaguarda de outras organizações se aplicam a você?
Pense em outros órgãos vinculados ao seu, seja legalmente ou por meio de regulamentos esportivos.
Que responsabilidades de salvaguarda eles podem ter em relação à sua organização e vice-versa?
Comment
Organizações de desenvolvimento por meio do esporte podem ser membros locais de uma organização internacional ou clubes esportivos locais podem ser regidos por uma federação ou entidade nacional, que, por sua vez, está subordinada a uma federação internacional.
É muito importante que o sistema que você desenvolver, independentemente do nível em que você estiver na estrutura, funcione de forma integrada com as outras partes. Conheça os Gerentes de Salvaguarda das organizações irmãs, entenda as políticas e procedimentos delas e como eles se aplicam à sua organização. Certifique-se de que você entenda todos os requisitos de notificação e trabalhe em conjunto com elas para garantir que as informações cheguem às pessoas que precisam saber, para que tomem as medidas necessárias.
Fazer isso corretamente é particularmente importante durante eventos, quando pode não ficar claro qual sistema será usado. Você verá isso com mais detalhes na Sessão 7.
4.6 Como responder a notificações de outras partes da sua organização
Preocupações de salvaguarda podem surgir durante investigações realizadas por departamentos da sua organização, por exemplo, departamentos de Recursos Humanos, disciplinar, de integridade e/ou de ética.
Às vezes, as preocupações surgem por meio do processo de recrutamento da organização, por exemplo, durante a verificação de referências ou de salvaguarda.
Estas situações mostram por que é importante saber quem trabalha nos departamentos relevantes e garantir que eles adotem um processo para compartilhar informações confidencialmente com o Gerente de Salvaguarda.
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| Estabeleça relações profissionais estreitas com funcionários das áreas de disciplina, integridade e ética e de Recursos Humanos. |
Os colegas envolvidos nessas equipes precisam de apoio e de capacitação que os ajudem a reconhecer informações que possam ter implicações de salvaguarda mais amplas. |
4.7 Vínculos entre processos disciplinares e de salvaguarda
A Patience descreve a sua experiência de responder a preocupações de salvaguarda identificadas pelo comitê disciplinar da organização.
Atividade: A Patience descreve sua ligação com o painel disciplinar
Identifique os principais pontos de aprendizagem na experiência da Patience.
"O presidente do nosso comitê disciplinar ligou para o meu gerente para pedir orientação. Ele estava lidando com uma reclamação sobre um treinador feita por duas atletas. As alegações eram de que o treinador favorecia injustamente algumas atletas da equipe e ignorava outras e de que ele reagia às críticas com abusos verbais. Com base na reclamação, o presidente do comitê disciplinar, inicialmente, analisou o caso como uma notificação de bullying.
Entretanto, depois de conversar com as duas atletas que fizeram a reclamação, ele ficou preocupado com o fato de a situação ser mais grave e de ter implicações mais amplas para a segurança das atletas. Foi solicitado que eu me reunisse com o presidente do comitê para oferecer orientação e discutir um caminho a seguir.
Durante as entrevistas com as duas atletas, ficou claro que o treinador gostava de abraçar e beijar as suas atletas favoritas e convidá-las para refeições e bebidas na sua casa. As atletas disseram que o treinador esperava que as suas atletas favoritas concordassem com isso, e as que se recusaram sofreram abuso verbal e perderam o lugar na equipe. A maioria das atletas estava na faixa dos vinte anos, e algumas eram adolescentes. Algumas atletas começaram a pensar que esse era o preço que tinham de pagar para praticar o esporte.
Essa situação destacou a necessidade de vínculos estreitos entre as funções disciplinares e de salvaguarda da organização. Esse vínculo ajuda a garantir que as questões de salvaguarda dos processos disciplinares sejam encaminhadas a mim, Gerente de Salvaguarda. O presidente do comitê disciplinar também reconheceu a necessidade de que o comitê recebesse um treinamento de salvaguarda ministrado por mim. Também percebi que eu precisava entender melhor os processos disciplinares da organização.”
Comment
Houve o risco de que as preocupações com o comportamento do treinador não fossem reconhecidas como tendo implicações de salvaguarda por quem analisasse o caso como um comportamento de bullying apenas. O envolvimento da Gerente de Salvaguarda permitiu que ela reconhecesse a possibilidade de o treinador ter abusado de mulheres e meninas da equipe. É essencial que haja vínculos estreitos entre as funções de salvaguarda e outras funções da organização.
4.8 A Patience descreve como promover o processo de notificação
Você ouvirá novamente a Patience que fala sobre as formas como ela promoveu o processo de notificação, incluindo algumas consequências para ela e para a organização.
Atividade: A Patience descreve como promover o processo de notificação
Ao ler este texto, pense nas ideias mencionadas pela Patience que você poderia usar na sua própria organização para promover o processo de notificação.
"Depois de estabelecermos um processo central de notificação de salvaguarda, a próxima etapa foi garantir que todos estivessem cientes dele.
Envolvemos a equipe de comunicação da organização, que foi muito útil no uso das mídias sociais e do site.
Também envolvemos um grupo de jovens para criar uma maneira de compartilhar as informações com atletas jovens. Eles gravaram um vídeo que explicava o processo de notificação de forma divertida.
Uma consequência foi que comecei a receber mais ligações e e-mails de pessoas. Na maioria das vezes, elas pediam orientações, mas também havia relatos de coisas mais graves que a organização precisava abordar. A minha carga de trabalho certamente aumentou, e eu tinha vários casos que precisavam de resposta urgente.
A reação do meu gerente foi que criamos os nossos próprios problemas quando incentivamos as pessoas a notificar as suas preocupações - e que isso poderia prejudicar a reputação da organização. Mas eu não concordei com isso. A chegada de mais notificações significava que incidentes já ocorriam, mas as pessoas não sabiam a quem contar antes da nossa campanha de divulgação.
Para mim, o aumento no número de notificações foi um sucesso e mostrou que o novo processo funcionava e que a organização levava a salvaguarda a sério. Isso é bom para a nossa reputação. Acho que mais organizações deveriam falar publicamente sobre o sucesso em promover a conscientização e receber mais notificações, porque demonstra que as pessoas entendem e confiam no sistema e se sentem seguras para levantar questões.”
Comment
Talvez você reconheça algumas das experiências da Patience.
Implantar um procedimento de notificação e torná-lo amplamente conhecido provavelmente levará ao aumento no número de contatos feitos com o Gerente de Salvaguarda - esse é a finalidade.
Lembre-se de que não é o processo que cria problemas de salvaguarda - é provável que eles já existam. É de interesse das pessoas que sofrem abuso e da organização garantir que os problemas sejam identificados. Assim, podem ser tomadas medidas para evitar mais danos.
4.9 Confidencialidade e compartilhamento de informações
No Curso 2, você analisou o papel da confidencialidade e do compartilhamento de informações na salvaguarda quando recebe e responde a notificações. Estes princípios se aplicam a todas as informações sobre uma notificação de preocupação; inclusive os detalhes da suposta vítima, do abusador ou das testemunhas.
A confidencialidade ajuda a garantir que informações confidenciais não sejam ampla e desnecessariamente compartilhadas - na organização, na comunidade em geral ou na mídia.
O compartilhamento de informações ajuda a garantir que informações sejam compartilhadas com indivíduos com uma função específica em responder à notificação (no esporte ou em organizações externas) e/ou com as pessoas que têm necessidade ou o direito de saber.
A base dos dois princípios é salvaguardar e proteger todas as partes envolvidas e garantir a realização de uma investigação justa. Talvez você queira relembrar os detalhes completos dos dois princípios.
4.10 Princípios da proteção de informações pessoais das pessoas e do compartilhamento de informações
A proteção de informações pessoais dos indivíduos, às vezes, chamada de “proteção de dados”, está relacionada a procedimentos que as organizações precisam adotar a fim de manter e gerenciar informações, inclusive informações confidenciais. Há uma estreita relação entre proteção de dados, compartilhamento de informações e confidencialidade.
Atividade: Sete princípios do compartilhamento de informações
Selecione cada um dos sete princípios a seguir para obter uma explicação.
Os princípios ajudarão você a decidir que informações a organização deve reter - e com quem, quando e quantas informações devem ser compartilhadas.
A consideração mais importante é se a retenção e o compartilhamento de informações são capazes de promover a salvaguarda de alguém.
4.11 Aplicando princípios de compartilhamento de informações na prática
Agora você verá como esses princípios se aplicam na prática.
Atividade: O compartilhamento de informações e a confidencialidade na prática
Leia o cenário abaixo e faça o exercício a seguir.
Você recebe uma ligação da polícia. Um fisioterapeuta que trabalha em um centro de treinamento para jovens é investigado após várias agressões físicas graves contra a parceira dele - algumas das quais foram testemunhadas pelos filhos pequenos do casal. A polícia informa que o homem será julgado em breve. Enquanto a investigação policial continua, ele não foi mantido sob custódia, mas foi proibido de se aproximar da sua casa ou da sua família. Quando a polícia soube que o homem era funcionário da sua organização, entrou em contato para que você pudesse tomar as medidas apropriadas.
Devido à gravidade das alegações, inclusive o fato de as agressões terem ocorrido na frente de crianças, há possíveis implicações para a segurança de crianças e adultos no ambiente de trabalho do fisioterapeuta. Você decide que ele deve ser suspenso do centro de treinamento até que o processo criminal seja julgado e até que a organização possa investigar e decidir se ele deve continuar ou não na função dele.
Reflita sobre o cenário. Considere os seguintes departamentos ou grupos que podem ou não precisar saber da situação.
- O que cada grupo precisaria saber?
- Por que eles precisariam desse nível de informação?
Para ajudar você a começar, fornecemos um exemplo.
Na tabela abaixo, use o menu suspenso para selecionar o nível de detalhe que cada grupo deve poder acessar e, em seguida, clique em “verificar” para
Comment
Haverá indivíduos e grupos que vão solicitar ou talvez exigir mais informações, mas é sua responsabilidade garantir que as informações sejam fornecidas somente a quem precisar delas para cumprir com as suas responsabilidades de salvaguarda. Ter clareza sobre as regras de compartilhamento de informações ajudará você a tomar decisões defensáveis e a responder com confiança a solicitações inadequadas de informações.
4.12 Registro – uso de um formulário padrão
No caso de uma pessoa desejar notificar uma preocupação, o uso de um formulário padrão de notificação de salvaguarda é muito útil.
Depois de receber a notificação, o Gerente de Salvaguarda tem a responsabilidade de criar e armazenar com segurança o registro detalhado de todas as conversas subsequentes, orientações fornecidas ou recebidas e medidas tomadas. Isso inclui o registro da justificativa de todas as medidas tomadas (inclusive quando nenhuma ação for realizada).
Os registros devem mostrar claramente o que são informações concretas, o que são observações e a que conclusões chegou o Gerente de Salvaguarda ou chegaram outras pessoas.
O site Recursos de Salvaguarda inclui um modelo de formulário de notificação que você pode adaptar para o seu contexto.
4.13 Resumo da Sessão 4
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| As principais aprendizagens e mensagens desta sessão são: |
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Quando estiver pronto, passe para a Sessão 5 — Gerenciamento de casos: gerenciando preocupações, no qual você descobrirá mais sobre alguns dos princípios mais importantes para seguir quando responder às preocupações.