3.7 Procédures de développement

Notre évaluation initiale a révélé que nous disposions de très peu de directives écrites à l’intention du personnel chargé d’emmener des groupes d’enfants à des compétitions. Nous avons constaté que les voyages constituent l’une des situations les plus risquées dans lesquelles nous pouvons placer les enfants et que, sans lignes directrices claires, nous rendions les enfants, le personnel et l’organisation vulnérables.

Dans un premier temps, nous devions élaborer des orientations claires et pratiques qui identifient et abordent tous les principaux aspects à prendre en compte lors du voyage d’un enfant. Nous avons identifié deux membres du personnel ayant l’expérience de transport régulier d’enfants sportifs, pour diriger ce travail.

Nous avons commencé par décomposer un voyage en ses éléments clés. Voici les étapes que nous avons obtenues :

• Planification et préparation du voyage (personnel).
• Planification et préparation du voyage (athlètes et parents).
• Disposer d’un Responsable des questions de Sauvegarde et Protection pour le voyage.
• Horaires de départ et de retour et prise en charge.
• Dispositions de voyage.
• Accueil et initiation (itinéraire, codes de conduite, soutien disponible).
• Hébergement, rafraîchissements et repas.
• Une procédure de signalement des incidents et des préoccupations.
• Un processus de gestion et d’orientation des cas vers les autorités si nécessaire.
• Dispositions concernant les personnes disparues.
• Supervision par des adultes appropriés : à tout moment du voyage.
• Activités : compétition, entraînement et temps libre.

Nous avons ensuite réfléchi plus en détail à chaque partie. Par exemple, la planification du voyage et la préparation du personnel :

• Un itinéraire complet (comprenant les déplacements, les activités et les temps de repos).
• Vérification de l’hébergement et des autres installations.
• Planifier les déplacements, notamment en recueillant les conseils régionaux pertinents en matière de sécurité.
• Informations fournies par les athlètes/parents (consentements, informations médicales et diététiques, coordonnées en cas d’urgence).
• Modalités d’encadrement tout au long du voyage.
• Considérations pour les athlètes ayant des besoins supplémentaires (par exemple, handicaps, besoins alimentaires spéciaux, etc.)
• Code de conduite du personnel itinérant : inclure des règles concernant le tabac et l’alcool.

Planification et préparation du voyage pour les Athlètes et parents :

• Itinéraire.
• Consentement, informations médicales et diététiques, coordonnées en cas d’urgence.
• Code de conduite des athlètes.
• Modalités pour déposer et récupérer les athlètes.
• Règles relatives à l’utilisation de la technologie et des réseaux sociaux.
• Contact avec l’enfant pendant le voyage.

Enfin, nous avons rassemblé toutes les informations sous forme de conseils faciles à suivre, destinés au personnel, aux parents/responsables d’enfants et aux enfants, dans un langage adapté à ces derniers.