1.2. Планування у письмі
Більшість із того, що ви пишете щодня, не потребує планування. Тим не менш, для написання більш довгих і важливих текстів планування конче необхідне, щоб ваш текст призвів до потрібного результату.
Якщо заздалегідь спланувати те, що ви збираєтесь написати, то ваш текст із більшою імовірністю міститиме всі необхідну інформацію. Коли плануєте, що написати, необхідно обміркувати, задля чого ви пишете, для кого ви пишете і про що ця людина має дізнатися.
Загалом існує два підходи до планування: нотатки або діаграма. Такі діаграми іноді називають пелюстковими діаграмами, ментальними картами тощо.
Наприклад, коли ви пишете офіційний лист, необхідно все ретельно розпланувати. Завдяки плану, ви впевнитесь, що:
- включили всю необхідну інформацію
- виклали свої аргументи в правильному порядку
- ваш лист логічний і зрозумілий
- ви використали правильний стиль і тон.
Вправа 3. План написання листа
Уявіть таку ситуацію.
25 вересня ви купили новий пилосос у магазині «Ultra-Cool Electrical Products», але він припинив працювати — перестав тягнути.
Прилад коштував 75 фунтів, і ви хочете, щоб магазин його замінив. Ви хочете описати, що сталося, і сказати, що збираєтесь прийти в суботу, принести пилосос і отримати новий. Вам потрібно, щоб магазин повідомив, чи мають вони в наявності заміну, щоби вам не довелось марно їхати.
Адреса магазину: 54 West Street, Anytown, Allshire, ABC 345. Ім'я менеджера — Стів Трент.
Скористайтесь одним із вищезазначених способів планування, тобто зробіть нотатки або намалюйте діаграму, і створіть план офіційного листа-скарги. Не пишіть самого листа.
Discussion
Можливо, ваш план виглядає приблизно так:
- Адреса магазину
- Ім'я менеджера
- Чи мають вони пилосос у наявності?
- Чи замінять вони ваш пилосос?
- Що трапилось?
- Коли ви придбали прилад
- Коли ви збираєтесь прийти
- Назва приладу
- Ваша контактна інформація
Не існує правильного чи неправильного способу писати план, але він має містити всі важливі моменти. Порядок не має великого значення.
Якщо ви намалюєте ментальну карту, то вона може виглядати приблизно так:
Вправа 4. Планування іншого листа
Вас попросили допомогли спланувати родинну вечірку, і вам треба скласти запрошення. Прочитайте наведену нижче інформацію і занотуйте моменти, які потрібно зазначити в запрошенні.
1 червня Джон і Сільвія збираються святкувати сорокову річницю весілля і організовують свято в муніципалітеті містечка Бридгем. Вони сподіваються, що всі члени родини зможуть прийти, і очікують близько 60 гостей. Планується шведський стіл і танці. Свято розпочнеться о 19:30 і триватиме до півночі. До 1 травня їм потрібно знати, скільки людей зможуть прийти. Потрібно, щоб відповіді надсилали вам.
Discussion
Ви добре попрацювали, якщо записали у своєму плані такі пункти:
- Хто: Джон і Сільвія
- Що: 40-річчя весілля
- Де: Бридгем
- Коли: 1 червня, з 19:30 до 24:00
- Що планується: шведський стіл і танці.
- Надати відповідь до: 1 травня
- Ваша контактна інформація для отримання відповідей.
Коли ви плануєте щось написати, необхідно пам'ятати, що ви пишете, хто це буде читати і яка ваша мета. План допоможе сконцентрувати увагу на основних моментах і продумати стиль і тональність листа, який ви створите в результаті. Скористайтесь планом, щоб переконатись, що ви не забули включити в лист всю необхідну інформацію.