1 Cyfathrebu
Ymddengys fod hanfodion cyfathrebu da yn syml iawn - sef siarad neu ysgrifennu'n glir er mwyn sicrhau mai unrhyw neges rydych chi (yr anfonwr) yn bwriadu ei hanfon at rywun arall (y derbynnydd) yw'r union neges y byddant yn ei derbyn. Mae hyn yn golygu yn ogystal â chynnwys manwl y neges, bod angen i ni roi rhywfaint o ystyriaeth i'r iaith a ddefnyddir gennym e.e. gofyn i'n hunain p'un a allai'r person sy'n derbyn y neges gamddeall unrhyw eiriau neu ymadroddion a ddefnyddir gennym. Rhaid i ni hefyd fod yn ymwybodol o'r ffordd y caiff y neges ei chyflwyno gennym - sef y cyfrwng - e.e. a ellir cyfleu'r neges dros y ffôn neu e-bost neu a oes angen cynnal cyfarfod wyneb yn wyneb gyda'r derbynnydd?
Hyd yn oed pan fyddwn wedi rhoi ystyriaeth ofalus i'r pethau hyn, mae cyfathrebu'n llwyddiannus yn aml yn anos na'r disgwyl. Mae hyn yn rhannol oherwydd y gall unrhyw un neges, yn enwedig un neges o blith sawl neges a gaiff ei hanfon a'i derbyn yn ystod diwrnod gwaith prysur, fod yn destun ffactorau sy'n tynnu sylw megis synau allanol neu ein meddwl yn pendroni am bethau eraill. O ganlyniad, mae'n bosibl na fydd yr anfonwr yn canolbwyntio'n llawn ar y neges y mae'n ceisio ei hanfon ac mae'n bosibl na fydd y derbynnydd yn canolbwyntio ar y neges a roddir iddo. Ystyriwch Ffigur 1, isod.
Gallwch weld bod synau allanol a'u hymateb iddynt, a thasgau eraill y maent yn bwriadu eu cyflawni nesaf, yn tynnu sylw'r unigolion yn y llun. Felly ymddengys yn annhebygol yn y sefyllfa hon y bydd y neges a gaiff ei derbyn yr un peth â'r neges fwriadedig. Pan fyddwn yn anfon negeseuon at eraill, mae angen i ni gadarnhau pa mor effeithiol yr oedd ein proses gyfathrebu drwy fod yn agored i adborth. Hynny yw, mae angen i ni gadarnhau p'un a yw dealltwriaeth y person sy'n derbyn y neges yr un peth â'n dealltwriaeth ni. Mewn cyfarfodydd wyneb yn wyneb, gallem ddechrau drwy arsylwi ystumiau wyneb neu iaith corff y derbynnydd. Gallem hefyd ofyn p'un a oes gan y derbynnydd unrhyw gwestiynau. Mewn gohebiaeth ysgrifenedig neu e-bost, gallem ddiweddu drwy gynnwys ein rhif ffôn 'ar gyfer manylion neu gwestiynau pellach'.
O ran eich sgiliau cyfathrebu eich hun, mae'n bwysig rhoi cymaint o'ch sylw i neges rydych yn ei derbyn â neges rydych yn ei rhoi. Gall gwrando, er enghraifft, yn ogystal â bod yn ddull o gasglu gwybodaeth, gyfleu eich diddordeb yn y mater sydd o ddiddordeb i'r person arall. Gall hyn, ynddo'i hun, gael effaith gadarnhaol ar eich cydberthynas â hwy ac, os mai chi yw eu rheolwr, eu cymhelliant. Gall gofyn cwestiynau er mwyn cael eglurhad o fanylion y neges hefyd gyfleu eich bod wedi deall y neges a'ch bod yn awyddus i ymateb iddi'n briodol.