5.2 Llywodraethu digidol a diogelwch gwybodaeth

Mae gan rhai sefydliadau adrannau ar wahân sy’n arwain ar lywodraethu digidol a gweithgarwch diogelwch gwybodaeth. Mae’r adrannau hyn fel arfer yn sicrhau bod cyfrifoldebau cyfreithiol, safonau proffesiynol a mewnol, prosesau a strategaethau yn eu lle. Mae hyn yn galluogi sefydliadau ac unigolion i ddatblygu’r ymddygiadau sy’n sicrhau dull cyson o weithredu mewn amgylchedd digidol.

Mae llywodraethu digidol a diogelwch gwybodaeth yn gallu cynnwys meysydd megis:

• GDPR (y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data / General Data Protection Regulations)
• diogelwch gwybodaeth
• rheoli data, gwybodaeth a gwybodaeth ddigidol
• eiddo deallusol a hawlfraint
• hygyrchedd a chynhwysiant
• brandiau digidol
• cyfathrebu a chynnwys.

Mae llawer o sefydliadau yn defnyddio fframwaith rhyngwladol DAMA (Data Management Association) fel dull o lywodraethu data a deall yr hyn sydd angen ei ystyried.

Ffigwr 6 The DAMA-DMBOK data governance wheel

disgrifiad hir|Cuddio disgrifiad

Mae’r ddelwedd yn dangos cylch wedi’i rannu’n segmentau o gwmpas yr ymadrodd ‘Llywodraethiant Data’. Labeli’r segmentau o ben uchaf y cylch i gyfeiriad y cloc ydy: Modelu a Dylunio Data, Storio a Gweithrediadau Data, Diogelwch Data, Integreiddio Data a’r Gallu i Ryngweithredu, Rheoli Dogfennau a Chynnwys, Data Cyfeirio a Phrif Ddata, Warysu Data a Gwybodaeth Busnes, Metaddata, Ansawdd Data a Phensaernïaeth Data.

Ffigwr 6 The DAMA-DMBOK data governance wheel

Yn y fideo isod, mae Nicola Askham, hyfforddwr llywodraethu data, yn esbonio'r fframwaith a'r ystyriaethau ar gyfer llywodraethu data da.

Download this video clip.Video player: hyb_5_2022_sept109_data_governance_and_dmbok_wheel_compressed.mp4

Dangos y trawsgrifiad | Cuddio'r trawsgrifiad

Transcript

 

NICOLA ASKHAM

Yn amlwg, llywodraethu data yw fy hoff ddisgyblaeth rheoli data. Fel arfer, caiff ei ystyried yn bwnc eithaf diflas. Dyw llywodraethu data ddim yn swnio'n gyffrous iawn. Mae pethau eraill yn swnio fel pe baent yn mynd i gyflawni rhywbeth y bydd pobl yn ei ddeall, fel ansawdd data. Ond mae llywodraethu data yn rhan ganolog o Olwyn DAMA-DMBOK am reswm – mae'n darparu'r sylfaen ar gyfer ymgymryd â'r holl ddisgyblaethau rheoli data eraill hyn er mwyn rheoli eich data'n well.

Felly mae llywodraethu data yn darparu'r rolau a'r cyfrifoldebau, yr awdurdod a'r prosesau sy'n galluogi pobl i wneud penderfyniadau cyson am eich data oherwydd nid ydych eisiau i rywun benderfynu reoli eu data'n well a dechrau menter glanhau ansawdd data efallai heb ddeall yr effaith lawn y bydd hynny'n ei chael. Felly, yn eithaf aml, mae pobl yn gwneud pethau'n dactegol cyn bod trefniadau llywodraethu data yn cael eu rhoi ar waith. Ac mae hynny'n gwneud i chi ddechrau meddwl yn fwy cyfannol am eich data mewn sefydliad, ond hefyd am y blaenoriaethau o ran yr hyn rydych chi'n ei wneud. Felly rydym yn datrys y pethau sydd fwyaf strategol ar gyfer eich sefydliad.

DAMA yw'r Gymdeithas Rheoli Data. A DAMA International yw'r sefydliad trosfwaol. Ac yna mewn llawer o wledydd ledled y byd, mae cangen leol. Nawr, mae DAMA International wedi creu'r hyn y mae' ei alw'n DAMA-DMBOK sef y corff o wybodaeth. Ac yn y corff hwn o wybodaeth, mae pennod ar gyfer pob disgyblaeth rheoli data.

Felly mae gennych lywodraeth data, ansawdd data, meistr-reoli data, diogelwch data, gweithrediadau data. Fe wna' i ddim rhestru nhw i gyd, ond mae pob un ohonyn nhw yn y llyfr yma. Nawr, mae cryn dipyn i'w ystyried o ran yr holl bethau y gallai fod angen i chi eu gwneud i reoli eich data. Felly mae DAMA wedi llunio diagram. Olwyn syml ydyw. Yn aml, caiff ei alw'n Olwyn DAMA neu Olwyn DAMA-DMBOK.

Ac mae cylch yn y canol. Mae cylch llai o faint lle mae'n dweud Llywodraethu Data. Ac yna yr holl ffordd o amgylch y cylch, mae nifer o segmentau. Yn syml, mae pob segment yn yr olwyn honno yn cynrychioli un o'r penodau yn y corff o wybodaeth. Felly mae'n ffordd dda o ddweud dyma'r holl ddisgyblaethau y dylech fod yn ymgymryd â nhw os ydych yn mynd i reoli eich data'n dda.

Ac rwy'n credu ei bod yn werth ystyried hefyd, ar gyfer pob segment a'r cylch bach yn y canol ar gyfer llywodraethu data, y bydd angen o leiaf un arbenigwr os nad tîm o arbenigwyr gwahanol arnoch fwy na thebyg. Nawr, os edrychwch chi ar yr olwyn honno a chymharu gweithgareddau eich sefydliad â hi, byddwch fwy na thebyg yn gallu rhoi tic mawr yn erbyn rhai o'r segmentau yn syth oherwydd dydw i ddim yn gwybod am unrhyw sefydliad nad yw'n ymgymryd â gweithgarwch diogelu data a seiberddiogelwch y dyddiau hyn.

Ond efallai na fyddwch chi'n meistr-reoli data nac yn rheoli data cyfeirio. Felly mae'n fan da iawn i gael cipolwg cyffredinol da iawn ar yr holl weithgareddau y byddem yn eu gwneud mewn byd delfrydol. Ac a ydym yn gwneud pob un ohonyn nhw? Ac, yn bwysicach, a ydym yn gwneud digon?

Felly, dydy'r olwyn ei hun ddim yn ateb yr holl gwestiynau hynny. Byddai'n rhaid i chi edrych ar y DMBOK i weld. Ond mae'r olwyn yn rhoi crynodeb da iawn o'r holl ddisgyblaethau rheoli data. Mae'n bwysig iawn helpu pobl i ddeall pa ddata sydd ganddynt ac yna'u rheoli'n gywir fel bod y data hynny o ansawdd digon da i gefnogi penderfyniadau da.

Mae data yn derm diddorol. Ac mae'n eithaf diddorol faint o bobl sydd ddim yn deall beth mae'n ei olygu pan fyddant yn sôn amdano. Ac, yn anffodus, mae pobl yn defnyddio'r term data a gwybodaeth mewn ffordd gyfnewidiol. Ac mae hynny'n achosi problem. Felly, y ffordd orau o feddwl amdano, yn fy marn i, yw drwy feddwl am ddata fel y blociau adeiladu.

Felly gallen i fod ar eich system. A gallai fod gennych ddyddiad, efallai. Ond dydych chi ddim yn gwybod beth yw'r dyddiad yma gan nad yw'r data ar eu pen eu hunain yn dweud unrhyw beth wrthych. Felly, yr hyn sydd ei angen arnoch mewn gwirionedd yw data mewn cyd-destun pan fydd ar gael, sef gwybodaeth. Felly gallai fod gennych y dyddiad hwn, a dim syniad o beth ydyw. Ond pan fyddwch yn ei wneud yn rhan o gofnod, caiff ei droi'n rhywbeth defnyddiol. Ac, yn sydyn, byddwch yn dod i wybod mai dyna fy nyddiad geni. Ac mae'n rhywbeth gwerthfawr.

Felly mae'n rhaid rheoli data ar eu pen eu hunain oherwydd, os ydynt yn anghywir, byddwn ni ddim yn cael yr ateb cywir. Felly, efallai y byddai gennych ddyddiad geni rhywun arall, nid fy un i. Ond ie, data yw'r blociau adeiladu. Ond mae'n rhaid iddynt gael eu rhoi mewn cyd-destun er mwyn iddynt fod yn ddefnyddiol. Rwy'n credu ei bod yn deg dweud bod popeth ar yr olwyn yna yn cynrychioli ffyrdd y gallwch ofalu am eich data a'u rheoli'n well.

Ond maen nhw i gyd yn feysydd arbenigedd gwahanol. A byddai angen pobl wahanol yn eich sefydliad i'w cefnogi. Un enghraifft fyddai diogelu data, sy'n ddisgyblaeth rheoli data. Mae pawb yn deall diogelu data, h.y. pwy ddylai gael mynediad at eich data? Pa lefel o amgryptiad y dylem roi arnynt?

Ond mae disgyblaethau rheoli data fel ansawdd data hefyd. A yw'r data yn ddigon da i'w defnyddio? A hyd yn oed meistr-reoli data efallai, sef pan fydd yr un cofnodion ar sawl system wahanol mewn sefydliad. Yn aml iawn, rydym yn hoffi creu meistr-gofnod neu gofnod euraidd. Mae rhai pobl yn ei alw'n un fersiwn o'r gwirionedd (single version of the truth). Nawr, dim ond tri o blith y 10 o ddisgyblaethau rheoli data, rwy'n credu, sydd wedi'i nodi gan DAMA yw'r rheini. Ac mae angen meysydd arbenigedd gwahanol arnoch i wneud yr holl bethau hynny ar gyfer eich data.

Mae llywodraethu data yn rhoi ystod o rolau i chi. Ac rwy'n credu y bydd unrhyw un sydd wedi edrych am ‘llywodraethu data’ ar Google yn gwybod y pethau amlwg. Perchennog data a stiward data ar gyfer y data hynny. Ond i fod yn onest, nifer cymharol fach o bobl o blith yr holl bobl sy'n gweithio yn eich sefydliad fydd y rheini. Ac yna fe ges i'r eiliad o oleuni a sylweddoli bod yn rhaid i mi wneud yn siŵr bod pawb yn y sefydliad yn gysylltiedig â hyn oherwydd mae bron pawb, rwy'n credu ei bod yn eithaf diogel i ddweud, pawb mewn sefydliad naill ai'n cynhyrchu data neu'n defnyddio data neu fwy na thebyg yn gwneud ychydig o'r ddau. A dim ond hyn a hyn y gallai llywodraethu data ei gyflawni pe na bawn ni'n cynnwys yr holl bobl hynny hefyd.

Felly fe ddechreuais i sôn am ddwy rôl arall, yr wyf wedi parhau i'w defnyddio tan heddiw, sef cynhyrchydd data a defnyddiwr data. Ac, yn amlwg, dydych chi ddim yn atebol am y data yn yr un ffordd ag y byddai perchennog data neu stiward data. Ond mae gennych chi rai cyfrifoldebau. Os ydych chi'n gynhyrchydd data, rydych chi'n gyfrifol am gipio'r data'n gywir yn unol â'r gofynion.

Rwy'n defnyddio'r ddwy rôl sef perchnogion a defnyddwyr a chynhyrchwyr i ddechrau chwalu seilos oherwydd rwy'n credu bod pob sefydliad rwyf wedi gweithio gydag ef wedi dweud wrthyf mai ef yw'r sefydliad â'r meddylfryd mwyaf ynysig yr wyf byth yn mynd i weithio gydag ef. Ac mae'n wir. Dyna'r hyn y mae pob un ohonon ni'n gwneud yn naturiol. Rydyn ni'n hoffi gweithio yn ein llwythi bach, y bobl rydyn ni'n eu gwybod ac yn eu deall. Felly yr hyn sydd angen i ni ei wneud yw torri'r rheina i lawr drwy ddefnyddio'r rolau hyn oherwydd, yn eithaf aml, nid y bobl sy'n cynhyrchu'r data yn y sefydliad yw'r bobl sy'n defnyddio'r data hynny. Ac mae angen i ni wneud yn siŵr eu bod yn siarad â'i gilydd ac yn deall pa ddata sydd eu hangen er mwyn i'r cynhyrchwyr wneud hynny'n iawn.

Mae'r dirwedd data yn newid yn gyflym y dyddiau hyn. Ac, os rhywbeth, mae'n golygu bod llywodraethu data yn fwyfwy pwysig oherwydd mae rhai technolegau anhygoel allan yna. A gall deallusrwydd artiffisial a dysgu peirianyddol ein helpu ni i ddadansoddi a defnyddio ein data, a chael cipolwg anhygoel ar bethau na fyddem byth wedi sylwi arnynt efallai. Ond nid ydynt ond cystal â'r data sylfaenol rydych chi'n pwyntio nhw atynt.

Yr hyn y mae'n rhaid i ni ei wneud yn gyntaf yw gwneud yn siŵr ein bod yn deall pa ddata sydd gennym a ble mae'r data hynny. Yna, gallwn ddefnyddio'r technolegau hyn i wneud y pethau clyfar iawn. Ac mae'r rhan fwyaf o'r pethau clyfar yn digwydd wrth fynd ati i ddadansoddi'r data hynny a meithrin dealltwriaeth ohono nad oedd gennym o bosibl yn flaenorol. Ond rwy'n credu, wrth i ni symud ymlaen, ei bod yn bwysig, nawr yn fwy nag erioed o'r blaen, ein bod yn rhoi sylfaen llywodraethu data dda ar waith. Ac wedyn rydym yn mynd i wneud – rydym yn mynd i allu gwneud rhai pethau anhygoel gyda'n data.

End transcript

Lawrlwytho