5.6 Rheoli data, gwybodaeth a gwybodaeth ddigidol
Yn ogystal â diogelwch ein systemau, mae angen i ni hefyd feddwl am ddiogelwch y wybodaeth sydd gennym, sut rydym yn ei diogelu a sut rydym yn ei rhannu.
Mae’n bwysig deall nad yw data a gwybodaeth wedi’u cyfyngu i ddogfennau’n unig, ond yn hytrach mae’n gynnwys sy’n cael ei ddefnyddio mewn unrhyw system, ased neu gyfathrebiad sy’n bodoli’n ddigidol neu’n ffisegol.
Mae gwybodaeth fel arfer yn cael ei grwpio i’r categorïau canlynol: ddim yn gyfrinachol, mewnol, cyfrinachol. Dylech ddeall eich cyfrifoldebau o ran sut rydych yn trin gwybodaeth a data o fewn y meysydd hyn, sy'n rhan o'r Information Classification Software for ISO 27001 [Tip: daliwch Ctrl a chliciwch dolen i'w agor mewn tab newydd. (Cuddio tip)] .
| Ddim yn gyfrinachol | Mewnol yn unig | Cyfrinachol |
|---|---|---|
| Nid yw'r wybodaeth yn arbennig o werthfawr, ac nid oes angen i’r sefydliad ei diogelu. Gellir ei chyrchu gan unrhyw un ar gyfer unrhyw ddiben, yn cynnwys ei rhyddhau i’r cyhoedd neu gleientiaid. Gall gynnwys datganiadau i’r wasg, swyddi gwag ac ati. | Mae gan y wybodaeth werth yn fewnol a gallai fod o rywfaint o werth i gystadleuwyr. Gellir ei rhannu ag unrhyw un yn y sefydliad. Gallai gynnwys memoranda mewnol, data cyflogaeth, gwybodaeth am gontractau, ac ati. | Mae gan y wybodaeth werth sylweddol ac efallai y bydd gofynion cyfreithiol ar gyfer ei diogelu. Mae mynediad wedi’i gyfyngu i rolau neu lefelau penodol o fewn y sefydliad. Gallai gynnwys eiddo deallusol, manylion talu cwsmeriaid, cynllunio strategol hir dymor ac ati. |
Ffynhonnell: IT Governance (dim dyddiad)
Mae gan wybodaeth felly werth ac mae’n hanfodol eich bod yn deall rheoli gwybodaeth ddigidol. Rheoli gwybodaeth ddigidol yw’r broses ar gyfer nodi, casglu, trefnu, storio a rhannu gwybodaeth ddigidol yn effeithiol fel ei bod ar gael yn hwylus i bawb sydd angen mynediad iddi. Mae hefyd angen y metadata cywir (data am y data) i alluogi offer cyfrifiadurol awtomataidd i gael mynediad - neu chwilio drwy’r - asedau.
Yn y fideo mae Nicola Askham, hyfforddwr llywodraethu data, yn esbonio beth a olygir wrth reoli data, a'r ystyriaethau ar gyfer rheoli data.
Download this video clip.Video player: hyb_5_2022_sept111_managing_data_compressed.mp4
Transcript
NICOLA ASKHAM
Mae rheoli data yn bwnc diddorol. Oherwydd mae pawb yn hoffi meddwl mai dim ond un peth ydyw a wneir i reoli ein data a'u gwella. Mae rheoli data yn hollbwysig ym mhob sefydliad. Oherwydd, mewn gwirionedd, data yw anadl einioes pob sefydliad; maent yn hanfodol i ddeall faint o fyfyrwyr sydd gennych yn eich prifysgol neu faint o rannau rydych yn eu gwneud fel gwneuthurwr, ond hefyd i ddeall yr hyn sydd ei angen arnoch i gefnogi nod eich sefydliad.
Ac os na fyddwch yn rheoli eich data'n dda, mae siawns y gallech wneud penderfyniadau ar sail y data hynny a allai gael effaith andwyol ar eich sefydliad. Rwyf wedi gweithio gyda nifer o gleientiaid dros y blynyddoedd sydd wedi gwneud penderfyniadau trychinebus. Ac nid oedd hynny am eu bod yn bobl wael nac yn bobl wirion. Gwnaethant y penderfyniad hwnnw am eu bod yn credu bod yr adroddiad roeddent wedi ei gael yn cynnwys y data cywir, ac mai'r penderfyniad hwnnw oedd yr un gorau yn yr amgylchiadau.
Ond wrth edrych yn ôl, nid y penderfyniad hwnnw oedd yr un cywir.
Mae effaith COVID-19 ar waith rheoli data wedi bod yn ddiddorol iawn. Yn ystod yr ychydig fisoedd cyntaf, byddwn i'n dweud bod llawer o sefydliadau wedi rhoi'r gorau i feddwl am ddata am eu bod wedi mynd i banig, gan boeni sut y byddent yn goroesi wrth i bawb weithio gartref. Ac wedyn rwy'n credu eu bod wedi sylweddoli eu bod yn gorfod gwneud penderfyniadau a fyddai o bosibl yn effeithio ar allu eu sefydliad i oroesi yn ystod y pandemig.
Ar y pwynt hwnnw, roeddem yn disgwyl gweld dirwasgiad. Felly roeddent yn gorfod gwneud penderfyniadau pwysig a fyddai'n dyngedfennol i ddyfodol eu sefydliad. Ac mae llawer o sefydliadau wedi cymryd camau breision o ran rheoli data. Felly rwy'n credu ei bod yn ddiddorol iawn fod gweithio hybrid a phatrymau gweithio gwahanol wedi newid pethau go iawn.
Ac rwy'n credu ei bod wedi helpu pobl i ddeall yr angen i ddogfennu eich dealltwriaeth o'ch data. Oherwydd cyn hyn gallech fod yn eistedd wrth ochr rhywun a gallech droi ato a gofyn, beth yw'r data hyn? Neu a oes hawl gen i i'w defnyddio? Neu beth mae hyn yn ei olygu? A yw hyn yn edrych yn iawn? Nawr, mae pawb ar eu pen eu hunain ac yn gweithio gartref.
Ac nid ydych o reidrwydd yn mynd i wneud galwad Teams i ofyn rhywbeth y byddech o bosibl wedi troi at eich cymydog i'w ofyn o'r blaen. Felly rwy'n credu ei bod wedi gwneud i bobl ddeall gwerth rheoli data. Ac rwy'n credu ei bod wedi rhoi ffocws ar hynny, mewn ffordd dda. Ac o ganlyniad i hynny, rwy'n gweld mwy o waith rheoli data mewn sawl sector.
Nid yw gweithio o bell wedi newid y ffordd y caiff data eu llywodraethau mewn gwirionedd. Ond yr hyn y mae wedi ei wneud, yn fy marn i, yw ei gwneud yn fwy anodd datblygu yn eich sefydliad. Oherwydd mae llywodraethu data yn seiliedig i raddau helaeth ar newid diwylliant a newid meddylfryd. Mae'n seiliedig ar bobl yn deall bod eu data yn ased ac yn eu rheoli felly. A'i bod yn llawer haws dylanwadu ar rywun wyneb yn wyneb. Mae meithrin diwylliant data wrth weithio o bell yn fwy anodd byth pan fyddwch ar y safle yn wynebu pobl. Ac fel rwyf wedi dweud droeon, hyd yn oed cyn y pandemig, yr hyn y mae angen i chi ei wneud mewn gwirionedd yw cael cynllun cyfathrebu a hyfforddi ffurfiol. Ni allwn adael hyn i siawns.
Ac mae hyn yn golygu bod yn rhaid i ni wneud yn siŵr bod pawb yn ein sefydliad yn deall bod data yn ased. Nawr, mae hyn yn golygu cyfleu mwy nag un neges. Oherwydd y neges rydych yn mynd i'w chyfleu i'ch uwch-randdeiliaid, fel eich cyfarwyddwyr, yw sut mae llywodraethu data a rheoli data fel ased yn mynd i'w helpu i gefnogi amcanion eich sefydliad. Ond nid oes gan y person sydd ar lefel iau iawn yn eich sefydliad sy'n debygol o fod yn mewnbynnu rhywfaint o'r data yn y lle cyntaf unrhyw ddiddordeb yn eich amcanion strategol.
Felly, mae'n rhaid i ni esbonio sut mae data yn effeithio arno ef/hi, a pham y mae'n bwysig eu bod yn gywir. A dyna pam rwy'n credu bod cyfathrebu yn hanfodol i sicrhau llythrennedd data a llywodraethu data llwyddiannus. Mae data yn cael effaith enfawr ar brofiad defnyddiwr, p'un a yw'n fyfyriwr ac y dysgu ar-lein neu'n ddarpar gwsmer.
A dyma pam y mae'n bwysig sicrhau data cywir. Oherwydd os ydych yn brifysgol, ac nad yw eich data amserlennu wedi'u cofnodi'n dda, mae'n bosibl y byddwch yn gweld bod myfyrwyr yn mynychu'r campws am wersi nad ydyn nhw'n cael eu haddysgu ar y pwynt hwnnw. Nid yw hynny'n brofiad di'r myfyriwr. Ac mae'r un peth yn wir yn y byd corfforaethol.
Gallech fod yn ceisio gwerthu mwy o bethau i'ch cwsmeriaid. Ond er mwyn gwneud hynny, mae'n rhaid bod gennych ddata da amdanynt. Mae llawer o sefydliadau'n rhoi rhaglenni trawsnewid digidol ar waith er mwyn ceisio arbed arian. Ond mewn gwirionedd, yr hyn sydd y tu ôl i raglenni o'r fath yw arbedion effeithlonrwydd ac arbedion o ran costau.
Mae llawer o sefydliadau'n canolbwyntio ar yr hyn y gallant ei ddigideiddio, yr hyn y gallent ei wneud yn gynt ac yn haws, heb feddwl am y data. Ond mae rhaglenni trawsnewid digidol fel arfer yn ceisio awtomeiddio prosesau, cyflymu pethau, gwneud pethau'n well. Ac er fy mod fymryn yn rhagfarnllyd, yn fy marn i, mae data'n sail i'r holl bethau hynny. Felly mae angen data ar raglenni trawsnewid digidol bob amser.
Ac ym mhob achos, mae angen i'r data gael eu rheoli'n dda. Yn anffodus, rwyf wedi gweld nifer o sefydliadau'n rhuthro i roi rhaglenni trawsnewid digidol ar waith am eu bod am weld yr arbedion effeithlonrwydd a'r arbedion o ran costau, ac am eu bod o bosibl am gynnig profiad gwell i'w cwsmeriaid. A dydyn nhw ddim yn meddwl am y data.
Mewn byd delfrydol, byddech wedi dechrau llywodraethu a rheoli eich data yn fwy rhagweithiol ymhell cyn i chi roi rhaglen trawsnewid digidol ar waith. Yn anffodus, nid yw hyn yn wir am y rhan fwyaf o bobl. Ac rwy'n credu, os nad oes gennych chi eisoes raglen dda iawn ar waith ar gyfer hynny, dylech fod yn gwneud hynny fel rhan o raglen trawsnewid digidol oherwydd fel arall, ni fydd yn llwyddiannus.
Interactive feature not available in single page view (see it in standard view).