Rheoli gwybodaeth ddigidol
Mae Rheoli Gwybodaeth Ddigidol (Digital Knowledge Management / DKM) yn allu digidol allweddol, sydd wedi'i integreiddio drwy fframwaith Galluoedd Digidol Jisc. DKM yw’r broses o nodi, casglu, dogfennu, trefnu a storio gwybodaeth ddigidol fel bod pawb, gan gynnwys systemau cyfrifiadurol awtomataidd, yn gallu dod o hyd i’r wybodaeth a chael mynediad ati yn rhwydd. Yn gynyddol, mae’n ymdrin â sut mae’r offer a’r systemau digidol yn eich sefydliad wedi’u cysylltu ac yn ‘siarad’ â’i gilydd, a sut y cânt eu defnyddio.
Ar lefel sefydliadol bydd arbenigwyr yn deall ac yn dylunio llifoedd gwaith, yn datblygu technoleg ac yn cynhyrchu polisïau a chanllawiau i gefnogi pawb. Fodd bynnag, mae angen i bawb mewn sefydliad feddu ar ddealltwriaeth o'r ymddygiad sydd ei angen i reoli gwybodaeth yn effeithiol.
Ar lefel sylfaenol mae hyn yn cynnwys:
- cadw ffeiliau yn y lleoliad cywir
- peidio â chadw ffeiliau ar eich gyriannau caled eich hun
- gwneud copïau wrth gefn o ffeiliau’n rheolaidd
- peidio â gwneud copïau o ffeiliau a’u cadw nhw mewn mwy nag un lle
- ychwanegu enwau ffeiliau a metadata cywir.
Mae’n siŵr mai rheoli eich byd digidol yn effeithiol yw’r gallu digidol mwyaf defnyddiol y gallwch ei ddysgu. Mae cyflymu offer cydweithio a chymwysiadau a systemau ‘dysgu peirianyddol’ yn gofyn am reoli gwybodaeth ddigidol yn well, fel y gall sefydliadau ac unigolion ffynnu mewn byd digidol.
Gweithgaredd 19 Sut ydych chi'n rheoli asedau cyfryngau digidol?
Timing: 20 muned
Mae nifer o SAUau yn dechrau creu mwy o asedau cyfryngau digidol megis ffeiliau sain a fideos. Wrth i chi wylio’r fideo isod, lle mae Jonathan Morgan, Prif Swyddog Gweithredol Object Matrix Ltd, yn rhannu sut mae Object Matrix yn rheoli asedau data a chyfryngau digidol, a’u diogelwch a’u llywodraethu, ystyriwch sut mae eich sefydliad yn rheoli asedau cyfryngau digidol.
Download this video clip.Video player: hyb_5_2022_sept112_digital_security_responsibilities_compressed.mp4
Transcript
JONATHAN MORGAN
Cwmni meddalwedd yng Nghaerdydd yw Object Matrix. Rydym yn creu datrysiadau storio data ar gyfer y diwydiant cyfryngau. Fel arfer, y cwmnïau sy'n defnyddio'r datrysiadau storio data sy'n eu prynu, boed yn ddarlledwyr, yn gwmnïau ôl-gynhyrchu, yn stadia, unrhyw un â llif gwaith yn y cyfryngau mewn gwirionedd. Ac mae data digidol yn faes enfawr, sy'n tyfu. Gyda mwy a mwy o gamerâu, a mwy a mwy o bethau'n cael eu ffilmio, mae angen iddynt allu storio llyfrgelloedd y cyfryngau a'r hyn maen nhw'n ei greu.
Yn aml iawn, data, yn ein hachos ni, yw data'r cyfryngau. Felly gallai hynny fod yn fideo. Wrth gwrs, ffilm ydoedd ar un tro. Mae'n ddigidol erbyn hyn wrth gwrs. Data ydyw. Ac mae'n cael ei storio yn ein datrysiadau. Mae rheolwyr asedau'n dweud, sut mae trin yr holl ddeunydd fideo hwnnw? Sut mae canfod yr hyn y mae angen i chi allu ei ganfod i wneud eich cynhyrchiad? Sut mae adalw digwyddiad yn y newyddion a ddigwyddodd flynyddoedd yn ôl o lyfrgell y cyfryngau? Daw'r holl bethau hyn yn rhan o'n datrysiad a'r defnydd o'r datrysiad hwnnw.
Mae rheoli asedau yn cyfeirio at sawl peth, ond efallai mai'r un a ddefnyddir amlaf yw dod o hyd i'ch fideo. Efallai y bydd gennych werth cannoedd neu hyd yn oed filoedd o oriau o fideo, ac efallai y bydd angen i chi ddod o hyd i un yn gyflym. Efallai eich bod yn creu rhaglen newydd a bod angen i chi godi clip o fideo arall i'w gynnwys yn y fideo rydych yn ei greu. Neu efallai eich bod yn ddefnyddiwr neu'n gwsmer o wasanaeth fideo ar alw sy'n chwilio am fideo er mwyn dangos ffilm.
Mae chwilio ynghlwm â'r holl bethau hyn. Felly chwilio yw rheoli asedau ar lefel greiddiol. Mae'n symud ymlaen o'r man hwnnw a gall ymwneud â'r broses gynhyrchu gyfan mewn darllediad neu safle ôl-gynhyrchu, neu unrhyw le arall o ran hynny.
Mae proses rheoli data dda yn fuddiol i sefydliadau oherwydd gallwch ddod o hyd i ddata yn gynt. Gallwch hefyd wneud mwy o waith deallusrwydd, er enghraifft chwilio er mwyn dod o hyd i'r ased sydd ei angen arnoch. Efallai fod lefel o ddeallusrwydd artiffisial sy'n eich galluogi i ganolbwyntio ar yr union fideo a'r clip o fideo rydych am ddod o hyd iddo. Mae llawer y gallwch ei wneud gyda phroses chwilio am ddata dda er mwyn gwneud golygyddion a defnyddwyr y data hynny'n llawer mwy effeithlon.
Mae'r cwmwl yn gysyniad rhyfedd iawn. Ac efallai, dros y blynyddoedd, fod pobl wedi drysu rhyw ychydig, oherwydd bod pobl yn credu mai rhyw le hudol yw'r cwmwl lle rydych yn gwthio data ac yn casglu data. Ond cyfrifiadur rhywun arall ydyw mewn gwirionedd. Dyfais ffisegol ydyw sy'n byw rhywle ac sy'n cael ei reoli gan gwmni.
Gall y cwmwl fod yn un cyhoeddus. Gall fod yn un o'r pedwar gwerthwr cwmwl enfawr y mae pob un ohonom wedi clywed amdanynt. Ond gall y cwmwl hefyd fod yn un preifat, efallai'n gwmwl o gyfrifiaduron sy'n cael eu rheoli er mwyn darparu gwasanaeth i gwmni unigol neu grŵp bach o gwmnïau. Mae llawer o gymylau - rhai cyhoeddus, preifat, ar y safle, ar safle'r cwsmer, hybrid, ac mae sawl math o gwmwl.
Mae Object Matrix yn creu datrysiad storio hyblyg sy'n gwmwl yn ei rinwedd ei hun am ei fod yn rheoli ei hun ac yn galluogi ein cwsmeriaid i gadw eu data mewn ffordd ddiogel hyblyg. Mae sawl ffordd wahanol o ddefnyddio hyn mewn gwirionedd. Mae gan rai cwsmeriaid system fach ar y safle. Mae gan rai cwsmeriaid systemau cludadwy hyd yn oed. Ac mae gan gwsmeriaid eraill ddatrysiadau storio a reolir mawr iawn, sy'n cael eu rheoli gennym ni ein hunain a'u defnyddio fel cwmwl cyhoeddus.
Y pethau allweddol y dylai sefydliadau feddwl amdanynt wrth reoli data yw, sut y gallaf leihau'r amser rwy'n ei dreulio'n rheoli fy nata gan fy mod am wneud y pethau y mae fy nghwmni'n ei wneud, nid rheoli data? Maen nhw am feddwl am ddiogelwch, oherwydd, wrth reswm, nid ydyn nhw am fod yn destun hacio na cholli data, naill ai drwy weithred faleisus neu oherwydd methiant mewn caledwedd neu'r mathau hyn o bethau.
Ac yn drydydd, sut mae gwneud i'r data hynny weithio gyda'r holl feddalwedd a rhaglenni eraill a'r ffyrdd eraill y mae angen defnyddio'r data hynny a'r defnyddwyr y mae angen iddynt ddefnyddio'r data hynny. Felly defnyddioldeb y data, diogelwch y data, ac nid wyf am fod yn rheoli hynny fy hun.
Mae llywodraethu data rhywbeth fel llyfrgell asedau'r cyfryngau yn bwysig iawn, iawn. I rai pobl, mae llywodraethu'n golygu rheoliadau, rheolau, os mynnwch chi. Pan gaiff data eu cyrchu, pwy all weld y data hynny? A gaiff y mynediad hwnnw ei archwilio? Beth y gallant ei wneud â'r data hynny? A allant eu darllen? A allant eu newid? A allant eu dileu, hyd yn oed? Felly, mae nifer o agweddau ar lywodraethu rydych am eu cael gyda setiau data cyfryngau pwysig iawn ac a allai fod yn werthfawr iawn.
Os gall y feddalwedd helpu i alluogi'r rheolau llywodraethu hynny, mae hanner y frwydr wedi'i hennill. Ac yna, os yw'r feddalwedd yn dda iawn, mae'n ei gwneud hi'n syml iawn i'r sefydliad gadw'r data mewn ffordd ddiogel, a dyna rydym yn ceisio ei alluogi i sefydliadau ac yn ei alluogi drwy'r feddalwedd rydym yn ei darparu.
Prif egwyddor diogelwch yw mai dim ond pobl ag awdurdod ddylai gael gafael ar y data hynny. Ni ddylent fod yn caniatáu mynediad i neb na ddylent fod yn gweld y data am resymau maleisus neu resymau preifatrwydd. Mae pobl am weld llyfrgelloedd y cyfryngau am ba reswm bynnag. Gallai fod yn llyfrgell y cyfryngau a gedwir gan ddarlledwr a bydd rhywun am ei gweld. Mae diogelwch yn bwysig iawn ar gyfer setiau data mawr ac yn benodol, yn niwydiant y cyfryngau.
Pan fydd pobl yn gweithio gyda chyfryngau all-lein, gallai hynny olygu nifer o bethau gwahanol, yn dibynnu ar y sefydliad. Ond o ran y sefydliadau rydym yn gweithio gyda nhw, efallai fod cynhyrchiad wedi cael ei wneud, neu fod rhywun wedi cael ei ffilmio. Ac mae'r ffilm honno wedi cael ei hanfon at olygydd er mwyn iddo weithio arni. Ac yn y gorffennol, byddai'r golygydd hwnnw bob amser wedi mynd i'r swyddfa er mwyn gweithio ar y data, y cyfrwng, y fideo.
Erbyn hyn, mae mwy a mwy ohonynt yn gweithio o bell. Felly, efallai y byddai'r fideo hwnnw'n cael ei anfon at y golygydd er mwyn iddo weithio arno gartref. Mae ystyriaethau mawr o ran diogelwch wrth feddwl am y byd hwn o weithio gartref. Gallai rhai o'r ystyriaethau hynny fod mor syml â phwy fydd yn gallu gweld beth? A fydd rhywun arall yn y tŷ a'r cartref yn gallu gweld y data y mae'r golygydd yn gweithio arnynt? A fydd y data'n cael eu cadw’n ddiogel? A fyddan nhw'n cael eu gadael ar y bwrdd coffi ac a fyddai unrhyw un sy'n dod i'r tŷ yn gallu cael gafael arnyn nhw?
Mae'r agweddau ar ddiogelwch y gallwch gadw rheolaeth dynn drostyn nhw yn y swyddfa weithiau'n fwy anodd eu rheoli pan fydd fideo'n cael ei anfon i gartrefi gwahanol.
Gall cyfryngau gael eu datgelu, ac mae hynny wedi digwydd. Mae hynny'n ffaith. Mae achosion lle mae llinellau stori cynyrchiadau ffilm mawr wedi cael eu datgelu i'r cyhoedd dim ond am fod rhywun yn gweithio gartref. Am fod pobl wedi gweld beth sy'n digwydd. Mae llinellau stori wedi cael eu datgelu am fod dyfeisiau storio data wedi cael eu hacio. Ac maen nhw wedi cael eu rhyddhau i'r gwyllt. Ac weithiau, maen nhw wedi cael eu rhyddhau i'r gwyllt ac wedi cael eu rhoi ar lwyfannau tebyg i YouTube. Neu weithiau ar feddalwedd wystlo er mwyn mynnu pridwerth. Byddwn yn rhyddhau'r llinell stori oni fyddwch yn talu swm o arian i ni, Mr. Cwmni Cynhyrchu Ffilmiau. Felly mae achosion o ddatgelu yn sicr yn digwydd. Ac wrth gwrs, mae diogelwch yn hollbwysig er mwyn sicrhau data gwerthfawr.
Un dull y gallwch ei fabwysiadu wrth ddefnyddio data'r cyfryngau yw dull dim ymddiriedaeth. Mae hyn yn golygu ei bod hi'n anodd iawn i sefydliad ddweud bod amgylcheddau cartref person yn ddiogel. Bod ei Wi-Fi yn ddiogel. Nad yw'n defnyddio apiau ar ei ddyfeisiau. Nad oes ganddo ffôn yn y cartref sydd wedi'i gysylltu â'r un Wi-Fi a'i liniadur.
Felly, mewn gwirionedd, rydych yn dweud na ellir ymddiried yn yr amgylcheddau y mae'r data wedi cael eu cyrchu ohonynt cymaint ag y gallwch yn y swyddfa, er enghraifft. Felly rydych yn mabwysiadu dull dim ymddiriedaeth o ran y data. Rydych yn defnyddio wal dân neu flwch tywod lle mae data'r cyfryngau yn cael eu cadw. Ac mae gennych reolaeth dros bwy all gael gafael ar y data hynny ar lefel ronynnog iawn. Dull dim ymddiriedaeth yw hwnnw. Yn syml, rydych yn rhoi'r gorau i'r syniad y gallwch ddiogelu pob un agwedd, ond rydych yn cadw rheolaeth dynn dros y data.
Cafodd cwmni ôl-gynhyrchu amlwladol rydym yn ymwybodol iawn ohono ei hacio'n wael iawn ychydig flynyddoedd yn ôl. Ac yn ôl pob sôn, gwlad oedd yr hacwyr, yn hacio i mewn i'r cwmni ôl-gynhyrchu hwnnw. Gwnaethant hacio pob un system yn y cwmni ôl-gynhyrchu hwnnw. Wedi iddynt dorri drwy'r waliau tân, roedd holl ddata'r cwmni ar flaenau eu bysedd.
Ac er i'r cwmni anfon y cyfrifiaduron i ffwrdd ac ail-lwytho'r systemau gweithredu, gwelodd fod yr haciau'n dychwelyd am fod yr hacwyr wedi gosod yr haciau yng nghadarnwedd y cyfrifiaduron a oedd wedi'u hacio. Yr unig systemau na chawsant eu hacio oedd y rhai â dim ymddiriedaeth, gan nad oeddent yn ymddiried yn wal dân gyffredinol y cwmni. Roedd ganddynt eu wal dân eu hunain yr oedd yn rhaid ei thorri. Felly nid oeddent yn ymddiried yn niogelwch cyfrifiaduron eraill yn yr un rhwydwaith â nhw.
A dyna pam mae dim ymddiriedaeth mor bwysig. Ac roedd hwnnw'n achos penodol iawn lle roedd y systemau a oedd wedi'u darparu yno â dim ymddiriedaeth wedi gwrthsefyll hac difrifol iawn.
Ar ddechrau'r pandemig, gwelsom reolwyr yn trosglwyddo swm enfawr o ymddiriedaeth i'r gweithlu. Ac, ar y cyfan, mae'r gweithlu heb os wedi ymateb 100% i hyn drwy gyflawni'r un faint o waith ac i'r un safon â phan oeddent yn y swyddfa. Ac mae wedi bod yn wych gweld hyn.
Yn y swyddfa, wrth gwrs, rydych chi yno, rydych chi'n eu gweld, rydych chi'n eu helpu, gobeithio, i gyflawni eu nodau. Pan fyddan nhw'n gweithio gartref, oes, mae elfen o ymddiriedaeth yno. Oes, mae elfen o beidio â gallu eu gwylio bob munud o'r dydd. Ond mewn gwirionedd, mae'r canlyniadau ym mhob cyfarfod rydym yn ei gael ac yn ansawdd y gwaith maen nhw'n ei gyflawni.
Interactive feature not available in single page view (see it in standard view).
Yna treuliwch ychydig o amser yn ymgyfarwyddo â pholisïau a chanllawiau rheoli data eich sefydliad chi.
Efallai yr hoffech wneud nodiadau yn y blwch isod.
Interactive feature not available in single page view (see it in standard view).