3 Paratoi i ddechrau eich swydd newydd

Helo, Ploy yw fy enw i. Rwy'n gweithio i iungo Solutions fel swyddog gweithredol adnoddau dynol a recriwtio. Cwmni technolegau digidol newydd yn ne Cymru yw Iungo. Rydym yn dylunio ac yn ymgorffori dysgu drochi o fewn gweithle 4.0.

Byddwn yn diffinio gweithle 4.0 fel profiad dysgu trochi, felly llawer o dechnoleg yn seiliedig ar weithgynhyrchu, peirianneg a diwydiannau, fel ei gilydd. Felly, rydym yn dylunio cyrsiau realiti rhithwir y gellir eu defnyddio ar gyfer endidau amryfal, yn hytrach na'r diwrnod hyfforddi traddodiadol. Felly rydym yn cynnal ein holl gyrsiau fel hynny. Rydym wedi partneru â cholegau gwahanol i ddylunio cyrsiau o fewn disgwyliadau y gellir eu haddasu ar gyfer y diwydiant newydd sy'n datblygu.

Mae'r hyn rydym yn ei wneud yn y cwmni yn cael ei wneud yn dda. Does dim rhaid i ni ddechrau ar amser penodol; yn lle hynny mae gennym ein horiau craidd, a bydd ein prif sesiynau cyswllt a chyfarfodydd yn digwydd yn ystod yr oriau hynny. Ond rwy'n credu mai'r syniad o beidio â chael hynny yw'r prif beth. Dydyn ni ddim yn microreoli mewn gwirionedd. Dydyn ni ddim yn cofrestru, wyddoch chi, fel sy'n digwydd mewn swyddfa draddodiadol lle rydych yn cofrestru eich amser ac yn llenwi taflen amser. Does dim byd tebyg i hynny.

Rwy'n cofio bod yn fy swyddfa fach gartref, oherwydd gan mai cwmni digidol oedden ni, doedd gennym ni ddim swyddfa ar y pryd. Felly roedd yn deimlad rhyfedd. Doeddwn i ddim wir yn gwybod beth i'w wneud pan-- rydym yn hyblyg iawn felly does gennym ni ddim amser dechrau pan fo disgwyl i bawb fod ar-lein. Roedd yr agwedd honno'n rhywbeth eithaf newydd, felly dewisais i amser. A doeddwn i ddim yn adnabod neb ar y pryd mewn gwirionedd, roeddem yn dîm 10, nawr rydym yn dîm o 20. Felly roedd yn rhyfedd iawn yn sicr. Roddwn yn teimlo ychydig ar goll cyn ein cyfarfodydd dyddiol. Ond ar ôl hynny, roeddwn yn eithaf clir o ran fy nghyfrifoldebau ar gyfer y dydd, ar gyfer yr wythnos. Ac roedd cael sesiynau cyswllt dyddiol gyda fy rheolwr yn help mawr. Roeddem yn gwneud tipyn o ddefnydd o WhatsApp, felly gwnaeth y cyfathrebu anffurfiol hwnnw helpu i feithrin ein cydberthynas ac roedd yn ddiwrnod cyntaf eithaf hwylus ar y cyfan.

Felly dechreuodd fy mhrofiad cynefino yn syth ar ôl i mi lofnodi'r contract. Yn dibynnu p'un a fydd rhywun yn dechrau'n syth, rydym fel arfer yn hoffi cael un neu ddwy sgwrs ffurfiol gyda'r newydd-ddyfodiad. Felly yn fy achos i, cefais un sgwrs gyda'r Prif Swyddog Gweithredol ac un gyda fy rheolwr. Roedd yn rhaid i ni drafod y contract cyflogaeth ac unrhyw gwestiynau a oedd gennyf, a mynd drwy fanylion y cwmni, yr hyn y mae'n sefyll drosto, ei gredoau, ei genadaethau. A chefais sgwrs fanylach gyda fy rheolwr. Roedd gennym lawer o bethau yn gyffredin o ran ein personoliaethau. Felly roedd hi'n braf dechrau arni ar fy niwrnod cyntaf gan wybod bod fy rheolwr yno. Roedd gennyf ei rhif ffôn pe bai angen i mi ei ffonio. Roedd popeth wedi'i drefnu i gyfathrebu'n anffurfiol drwy WhatsApp. Roedd fy nghyfrifon cyfathrebu ffurfiol, fel fy nghyfrif Gmail a phethau felly, wedi'u creu'n barod, felly roeddwn wedi dechrau adeiladu rhwydwaith gydag aelodau fy nhîm cyn i mi hyd yn oed gyfarfod â nhw.

Felly rydych yn ymddwyn yn wahanol ar-lein o gymharu â'r ffordd rydych chi-- o'ch bywyd personol i'ch bywyd gwaith. Felly mae'n rhaid i chi ymddwyn mewn ffordd benodol, boed hynny'n electronig dros e-bost neu mewn cyfarfodydd, ac rydych yn ymgyfarwyddo â hynny ac yn ymddwyn yn unol â'ch polisïau a'ch canllawiau corfforaethol. Yn amlwg, pan fyddwch gartref yn eich gofod eich hun, gallwch wneud fel y mynnoch, er bod rhai cyfyngiadau fwy na thebyg, yn dibynnu ar eich polisïau corfforaethol a'ch sefydliad. Felly, byddwn yn dweud mai'r prif wahaniaeth yw bod rhai cyfyngiadau i'r hyn rydych yn ei wneud, ond dylech geisio dilyn sefydliad sy'n eich galluogi i gael ymdeimlad o hunan yn gweithio yno, yn hytrach na bod yn berson cwbl wahanol.

Rwy'n credu mai'r prif bethau y byddai angen i chi eu hystyried wrth weithio o bell yw eich amgylchedd a'r cyfarpar. Felly, o ran eich cyfarpar, mae angen i chi wneud yn siŵr bod gennych yr holl gyfarpar angenrheidiol, fel eich gliniadur, unrhyw lechi, neu unrhyw sgriniau ychwanegol y gallai fod eu hangen arnoch i'ch helpu i weithio ychydig yn well, a'ch clustffonau os ydych yn gweithio y tu allan i'r swyddfa, gan wneud yn siŵr bod eich holl feddalwedd wedi'i diweddaru i atal unrhyw ymosodiadau seiber.

O ran eich amgylchedd, os ydych yn gweithio o bell, yn dibynnu ar eich sefyllfa gartref, efallai eich bod yn ddigon ffodus i gael swyddfa. Byddwn yn dweud wrthych am ei haddurno fel y mynnoch. Oherwydd ar ddiwedd y dydd, eich cartref chi ydyw. Mae angen i chi deimlo'n gyfforddus ac wedi eich cymell. Felly ewch ati i'w haddasu ar eich cyfer chi eich hun. Ond cofiwch fod yn barchus, gan y bydd eich cydweithwyr yn gallu eich gweld chi a'ch cefndir ar gamera, ac yn ystod cyfarfodydd a gwaith tîm.

Mae'r profiad o weithio o bell ac yn y swyddfa yn gwbl wahanol. Rwy'n credu pan fydd pobl yn dweud-- pan fydd pobl yn clywed eich bod y gweithio o bell neu'n gweithio'n hyblyg, maen nhw'n meddwl bod gennych chi fywyd hawdd, gan eu bod nhw'n gorfod mynd i'r swyddfa bob dydd. A dydyn nhw ddim yn sylweddoli bod rhywbeth unig iawn am weithio gartref. Yn ffodus, rydym yn cael sesiynau cyswllt dyddiol, felly rydym yn cael cyfle i weld y tîm wyneb yn wyneb, er bod hynny'n ddigidol. Felly gall fod yn unig weithiau, os nad ydych yn cael unrhyw gyfarfodydd neu sesiynau cyswllt.

A phan fyddwch chi'n gweithio gartref, does gennych chi ddim y cysur o allu edrych dros eich ysgwydd yn y swyddfa a gofyn am help. Neu, wyddoch chi-- o leiaf yn fy adran i, gofyn i rywun lenwi gwaith papur ar eich rhan am fod ganddyn nhw bum munud i'w sbario.

Felly, yn sicr, pan fyddwn yn y swyddfa, rwy'n manteisio i'r eithaf ar y cyfle hwnnw os oes angen unrhyw waith papur arnaf gan rywun neu os oes angen i mi siarad â rhywun yn breifat neu rannu gwybodaeth sensitif. Mae'n gallu bod yn anodd trefnu cyfarfodydd â phobl ac ati-- yn dibynnu ar eu diwrnod. Mae'n gallu bod yn anodd os oes ganddyn nhw bump neu chwech cyfarfod y diwrnod hwnnw. Allwch chi ddim wir gwasgu cyfarfod arall i mewn i'r diwrnod. Felly mae'n dda eu gweld yn y swyddfa a chael y cyswllt dynol hwnnw, os mynnwch chi.

Wrth weithio ym maes adnoddau dynol, rwy'n ei chael hi'n haws gweithio yn y swyddfa o bryd i'w gilydd. Oherwydd rwy'n credu pan fyddaf yn anfon e-bost torfol am bwnc penodol neu os byddaf yn anfon datganiadau adnewyddu contractau ac ati, yn dibynnu ar y person, os yw'n cael llawer o negeseuon e-bost gall fy neges fynd ar goll yn hawdd, yn dibynnu er ei rôl. Felly rwy'n hoffi gweithio yma oherwydd gallaf atgoffa pobl bod angen iddyn nhw lenwi rhywbeth, ac ati. Neu, rwy'n teimlo bod cydweithio yn llawer haws hefyd, yn enwedig os oes gennych bapur gwyn neu bapur.

Mae gennym yr hyn rydym yn ei alw'n Jamboard ar Google ac rydym yn ei ddefnyddio gryn dipyn. Ond mae'n wahanol iawn i weithio yn y swyddfa. Gallwch weld a thaflu syniadau rhyngoch. Ac mae'n llawer haws cydweithio yn y swyddfa nag ar-lein, yn fy marn i o leiaf.

Oherwydd natur fy rôl ym maes adnoddau dynol, rwy'n delio â llawer o wybodaeth gyfrinachol a gwybodaeth eithaf sensitif. Felly wrth weithio gartref, does dim rhaid i mi boeni y bydd aelod arall o'r tîm yn cerdded heibio ac yn gallu gweld fy sgrin, ac ati. Felly rwy'n ei chael hi'n llawer haws yn nhermau casglu dogfennau a drafftio'r dogfennau cyfrinachol hynny cyn iddyn nhw gael eu rhyddhau. Mae'n llawer haws gartref oherwydd does dim rhaid i mi boeni am y math yna o bethau.

Rwy'n credu, yn y dyfodol, y bydd byd gwaith ychydig yn wahanol i'r hyn y byddech yn ei ddychmygu. Rwy'n credu y byddai llawer o bobl yn dweud y bydd yn fyd eithaf digidol, ac rwy'n cytuno. Rwy'n credu y bydd llawer o waith yn nhermau'r bobl sy'n rhedeg y cyfrifiaduron hynny, robotiaid, neu'r gudd-wybodaeth artiffisial ac ati. Felly rwy'n credu y bydd patrymau gweithio eithaf hyblyg a hybrid.

Rwy'n credu-- Rwy'n gobeithio y bydd gweithio hybrid yn dileu'r 9 tan 5 traddodiadol. Rwy'n credu y bydd cydbwysedd iachach rhwng gwaith a bywyd a bydd pobl yn mwynhau eu rolau. Rwy'n credu y bydd y syniad traddodiadol o weithio 9 tan 5 yn araf ddiflannu wrth i bobl ddysgu bod mwy i fywyd na gwaith. Felly rwy'n credu y bydd yn eithaf hybrid a hyblyg yn hynny o beth o leiaf.

Felly rwy'n gweld bod llawer o gwmnïau corfforaethol wedi parhau â'r drefn hybrid ers COVID-19-- mae'n fater o i ba raddau erbyn hyn. Ac rwyf wrth fy modd bod pobl yn dal i weithio gartref. Mae llawer o bobl wedi newid i weithio 25% neu 50% o'r amser yn y swyddfa. Felly rwy'n gweld llawer o-- neu rwyf wedi clywed am lawer o gwmnïau corfforaethol yn cau rhan rhannau, er enghraifft os oedden nhw'n llogi tri llawr, dim ond un llawr maen nhw'n ei logi erbyn hyn. Ac maen nhw'n rhoi'r opsiwn i'w cyflogeion ddod i'r swyddfa a threfnu slotiau amser, os ydyn nhw'n dymuno gwneud hynny.

Rwy'n credu ein bod ni fel cenhedlaeth-- rwy'n credu bod y genhedlaeth newydd sy'n ymuno â'r gweithle yn disgwyl mwy na'r 9 tan 5 traddodiadol. Felly maen nhw'n deall nawr fod mwy o ffyrdd o wneud arian a chael sefydlogrwydd ariannol na gweithio mewn swydd swyddfa, wrth ddesg o 9 tan 5, lle maen nhw'n gallu gweithio'n hyblyg. Maen nhw'n gallu cael cydbwysedd gwell rhwng gwaith a bywyd. Maen nhw'n gallu gweithio llai am yr un faint o arian neu weithio heb orfod teithio am ddwy awr ar y tro er mwyn cymudo i'r gwaith ac oddi yno. Ac rwy'n credu bod hynny wedi dod yn ddisgwyliad erbyn hyn, yn hytrach na bod yn un o fanteision peidio â mynd i'r swyddfa.

Diwrnod cynefino oedd fy niwrnod cyntaf o waith. Cefais gyfarfod grŵp â dau o'r newydd-ddyfodiaid a'n swyddog adnoddau dynol, Ploy, a roddodd gyflwyniad i ni i'r cwmni a'n gwaith, a gwnaeth ein cyflwyno i'n gilydd fel bod gennym bobl i siarad â nhw a ymunodd ar yr un pryd â ni. Ar ôl hynny, cefais gyfarfod â fy rheolwr a aeth drwy fanylion fy rôl yn y cwmni, yr hyn y byddwn yn ei wneud, manylion y prosiect roeddem yn gweithio arno ar y pryd, a hefyd pwy y gallwn siarad â nhw pe bai angen help neu gymorth arnaf gydag unrhyw beth.

Yna, cawsom gyfarfod grŵp â phawb ar draws y cwmni gan fod iungo, wel, yn gwmni eithaf bach ar y pryd. Doedd dim llawer o bobl. Diben y cyfarfod grŵp oedd cyflwyno pawb i'w gilydd, ac er mwyn i mi allu ymgyfarwyddo Ac roedd croeso i ni ofyn unrhyw gwestiynau i unrhyw un. A bydden nhw'n barod i helpu.

Felly roedd y profiad cynefino yn eithaf da. Cawsom y wybodaeth am y cwmni ei hun. Cawsom y llawlyfr staff a gwybodaeth berthnasol am y rôl ei hun. A chawsom wybod at bwy y gallem fynd pe bai angen help neu gymorth, y cyfeiriadau e-bost gwahanol y byddai eu hangen arnom ar gyfer gwybodaeth gyswllt wahanol.

Wrth weithio gartref, mae'n bwysig bod gennych ardal benodol i weithio. Penderfynais droi ystafell wag yn fy nhŷ yn swyddfa, drwy ychwanegu desg, fy ngliniadur, a chadair desg. A defnyddiais yr ystafell honno yn benodol i weithio, er mwyn i mi allu gwahanu fy ngwaith oddi wrth fy mywyd bob dydd.

Mae'n bwysig creu cynllun hefyd ar gyfer eich diwrnod os ydych yn gweithio gartref, er mwyn gwneud yn siŵr eich bod yn cymryd eich seibiannau ar yr adeg gywir. A'ch bod yn gweithio-- eich oriau contract heb fynd dros yr amser hwnnw. Mae'n bwysig hefyd nad ydych yn oedi cyn gwneud rhywbeth a'ch bod yn gwneud yr hyn rydych i fod i'w wneud yn hytrach na meddwl, 'Wna i hwnnw'n hwyrach'. Ond wedyn, yn y pen draw, dydych chi ddim yn ei wneud ac yna rydych o dan bwysau i gyrraedd terfynau amser ac ati.

Ond mae'n bwysig eich bod yn cymryd seibiant yn ystod y dydd hefyd er mwyn mynd am dro i ymestyn eich coesau, gwneud rhywbeth, gan eich bod yn eistedd am oriau ar y tro wrth eich cyfrifiadur. Ac mae'n bwysig iawn eich bod yn eistedd yn ôl, yn cymryd seibiant, ac yn codi o'ch amgylchedd gwaith.

Mae ein cyfarfodydd i gyd yn cael eu cynnal drwy Google Teams. Felly mae'n rhaid eich bod yn gallu defnyddio'r dechnoleg honno a gwybod sut i gyfathrebu â phawb ar-lein. Felly yn wahanol i gyfarfodydd personol, lle y gallwch siarad â rhywun wyneb yn wyneb, mae angen i chi wybod sut i lunio'r negeseuon e-bost proffesiynol hynny a sut i drefnu'r cyfarfodydd hynny ag aelodau eraill o'r tîm.

Rydym hefyd yn defnyddio apiau gwahanol o fewn iungo, yn enwedig o fewn y tîm technegol, a phan ddechreuais, doeddwn i ddim yn gyfarwydd â phethau fel GitHub a'r stiwdio codio rydym yn eu defnyddio. Felly roedd yn eithaf brawychus ar y dechrau oherwydd doeddwn i ddim yn gwybod sut i ddefnyddio'r rheini. Ond fel sy'n wir am unrhyw swydd-- os dydych chi ddim yn gyfarwydd â rhywbeth, gallwch ofyn am help a bydd pobl yn gallu eich helpu. Ac maen nhw'n fwy na hapus i'ch helpu, er mwyn i chi allu datblygu'r sgiliau hynny a defnyddio'r holl raglenni y mae angen iddyn nhw eu defnyddio.

Mewn gwirionedd, mae gweithio yn y swyddfa yn wahanol iawn i weithio gartref. Felly rydym yn dod i'r swyddfa unwaith yr wythnos. Ac rwy'n teimlo, pan fyddaf yn y swyddfa-- wel, pan wnaethom ddechrau dod i'r swyddfa yn gyntaf, roeddwn yn llawer mwy cynhyrchiol yn y swyddfa o gymharu â gartref. A'r rheswm dros hynny yw am fy mod yn gwybod bod pobl arall o'm cwmpas yn gweithio. Ac felly, roedd yn rhaid i mi weithio hefyd.

Ond, yn y pen draw, gwnaethom newid strwythur y cyfarfodydd roeddem yn eu cael fel ein bod yn cael cyfarfodydd dyddiol. A gyda'r cyfarfodydd dyddiol yna wedyn, oherwydd bod yn rhaid i chi ddangos eich cynnydd a dweud yn union beth roeddech wedi bod yn ei wneud, hyd yn oed wrth weithio gartref, roedd rhywun yn dal i gadw llygad arnoch. Felly rwy'n credu bod hynny wedi fy ngwneud yn fwy cynhyrchiol wrth fy ngwaith. Roeddwn yn gwneud yn siŵr fy mod yn gosod tasgau dyddiol i fi fy hun y byddwn yn gallu eu cyflawni. Roeddent yn debyg i'r tasgau y byddwn yn eu gwneud yn y swyddfa, ond roeddwn yn gallu eu gwneud gartref.

Rhywbeth arall sy'n wahanol i weithio yn y swyddfa yw eich bod, yn amlwg, ar eich pen eich hun, felly does neb yn gweithio gyda chi. Ac mae'n wahanol. Ac os bydd angen help arnoch gyda rhywbeth, allwch chi ddim codi a mynd i'r ystafell nesaf i siarad â rhywun neu ofyn am help gan rywun sy'n eistedd wrth eich ymyl. Mae'n rhaid i chi e-bostio rhywun neu drefnu cyfarfod. Felly mae'n cymryd mwy o amser i rywun ddod yn ôl atoch pan fydd angen help arnoch, ond mae'n rhaid i chi ddysgu bod yn amyneddgar a byddwch yn cael yr atebion sydd eu hangen arnoch.