2.3 Atebolrwydd
Yn 2017, adroddwyd bod 72% o’r rheini yr adolygwyd yn fyd-eang yn credu bod atebolrwydd arweinyddiaeth yn fater hollbwysig yn eu sefydliad a dim ond 31% oedd yn fodlon gyda’r atebolrwydd a ddangoswyd gan eu harweinwyr (HRD, 2017).
Er yr ymgymerwyd â’r adolygiad hwn ychydig flynyddoedd cyn pandemig COVID-19, mae’n dal i amlygu pwysigrwydd atebolrwydd i’r rheini o fewn y busnes. Ond beth yw atebolrwydd a pham mae mor bwysig?
Mae ‘atebolrwydd’ yn awgrymu bod arweinwyr yn atebol am rywun neu rywbeth. Mae sawl mesur o atebolrwydd, perfformiad busnes er enghraifft, y mae’r rhan fwyaf o gwmnïau yn eu blaenoriaethu. Ond rhaid i arweinwyr fod yn atebol am ddiwylliant y cwmni hefyd (cenhadaeth, gweledigaeth, gwerthoedd a diben), yn ogystal â’r gweithlu ei hun.
Yn eu papur ymchwil, mae McGrath a Whitty (2018) yn datgan bod y cysyniadau o gyfrifoldeb ac atebolrwydd yn gallu cael eu drysu, a’u bod wedi’u drysu, gydag un yn aml yn diffinio’r llall. Mae’n bwysig egluro a diffinio beth mae’r termau hyn yn ei olygu er mwyn osgoi peri dryswch yn y gweithle. Nodir ganddynt fod nifer o sefydliadau yn defnyddio offer megis RACI (R= responsible, A= accountable, C= consult ac I= inform). Maen nhw’n didwytho mai hanfod atebolrwydd yw sicrhau bod gan rywun gyfrifoldeb i sicrhau bod y gwaith yn cael ei gwblhau i safon foddhaol.
Noda Pechan (2021) bod arweinwyr atebol yn cyfathrebu nodau, amcanion a chanlyniadau allweddol i’w tîm ac yn ceisio mabwysiadu aliniad a ffocws. Yn ogystal â derbyn cyfrifoldeb pan mae pethau’n mynd o chwith, maen nhw’n dathlu ac yn rhoi cydnabyddiaeth pan mae pethau’n mynd yn dda. Maen nhw’n teimlo bod cyfaddef eich camgymeriadau eich hun yn ymwneud â sicrhau bod atebolrwydd yn cael ei ddatblygu mewn timau; nid yw’n rhywbeth sy’n cael ei wneud gan arweinydd yn unig.
Diwylliant atebolrwydd mewn byd hybrid
Mae’r cwrs hwn wedi trafod cryn dipyn am ddatblygu diwylliant i gefnogi gweithio’n hybrid, ac mae Pechan (2021) yn amlinellu tair prif elfen a all helpu i ddatblygu atebolrwydd yn eich cwmni:
- Meddu ar werthoedd cwmni cryf a sicrhau eu bod yn cael eu cyfathrebu gyda’ch cyflogeion a’u bod yn eu deall, a sut bethau yw’r ymddygiadau hynny yng nghyd-destun eu rolau. Mewn podlediad, dywedodd Hancock et al. (2021) bod gwerthoedd yn elfen graidd sy’n gwahaniaethu cwmnïau sydd wedi cynnal diwylliant iach yn ystod Covid-19.
- Model arweinyddiaeth diffiniedig – mae angen i arweinwyr fod yn atebol i fodel arweinyddiaeth diffiniedig. Ydych chi’n gwybod sut beth yw ein model arweinyddiaeth?
- Atebolrwydd tîm – Beth yw’r disgwyliadau ar gyfer eich tîm? Beth ddylent fod yn ei wneud? Pa brosesau y dylent eu dilyn? Sut berfformiad ydych chi’n ei ddisgwyl ganddynt? Drwy roi’r teimlad i’ch tîm bod angen iddynt fod yn atebol yn eu gwneud yn fwy tebygol o lwyddo a bodloni eu nodau a’u terfynau amser.
Mae atebolrwydd yn bwysig, oherwydd hebddo nid yw sefydliad o bell yn gallu llwyddo (Udoagwu, 2021). Buddion atebolrwydd, ac atebolrwydd da mewn tîm yn arbennig, yw y gall arwain at well ymrwymiad gan gyflogai (sy’n beth da wrth i ni fynd drwy’r cyfnod hwn lle mae nifer fawr o bobl yn ymddiswyddo) yn ogystal â morâl gwell ymhlith cyflogeion.
Atebolrwydd, ymddiriedaeth a chynhyrchedd
Mae atebolrwydd ac ymddiriedaeth yn allweddol ar gyfer cynhyrchedd mewn timau o bell neu hybrid, oherwydd bod timau o’r fath yn dod i mewn ac allan o’r swyddfa (yn gorfforol neu’n rhithiol) ar adegau gwahanol, gan ddefnyddio gohebiaethau rhithiol yn rheolaidd a/neu dechnoleg i gydweithio. Nid yw’n anghyffredin bellach i dimau llawn fod heb gwrdd wyneb yn wyneb.
Bydd angen i chi gael sgyrsiau agored gydag aelodau’r tîm ynghylch cydweithio digidol, gan gynnwys tryloywder ynghylch gweithio ar ddogfennau cydweithredol. Efallai y bydd angen i chi drafod yr effaith mae oedi yn ei chael ar gynhyrchedd pobl eraill, boed hynny’n hwyr yn ymuno â chyfarfod rhithiol neu’n methu dyddiad cau. Dechreuwch gael sgyrsiau anodd ynghylch atebolrwydd yn gynnar, er mwyn dechrau magu diwylliant o atebolrwydd mewn tîm.
Y prif beth yma yw ymddiriedaeth, a byddwn yn ymchwilio’n fwy manwl i honno yn y man. Mae angen i dimau ymddiried yn ei gilydd ac mae angen i arweinwyr ymddiried yn eu timau. Bydd rhaid i’r ddwy ochr feddwl sut allant gyflwyno atebolrwydd tîm yn ystod camau cynnar prosiect a’i wneud yn rhan o’r prosesau rheolaidd. Bydd rhaid i arweinwyr gamu i’r adwy a bod yn esiamplau yn y byd rhithiol/o bell yn ogystal ag yn y swyddfa a dangos atebolrwydd drwy arddangos yr ymddygiadau a’r gwerthoedd dymunol. Os ydych chi eisiau i’ch sefydliad feithrin teimlad o ddiogelwch seicolegol ond eich bod dim ond yn gweithredu fel hyn yn wyneb yn wyneb mewn swyddfa, yna bydd angen i chi fel arweinydd fod yn atebol am eich gweithredoedd os yw’r ymddygiad anghyson hwnnw yn cyfrannu at ddinistrio diogelwch seicolegol ar-lein. Fel arweinydd, bydd rhaid i chi arwain yn ôl esiampl a gwobrwyo’r aelodau hynny o’r tîm sy’n manteisio’n rhagweithiol ar atebolrwydd mewn gwaith (Udoagwu, 2021). Gall y rheini o fewn eich cylch dylanwad weithio gydag eraill sy’n ymuno â’r sefydliad i’w harwain a’u haddysgu sut mae bod yn atebol.
Mae atebolrwydd am fod yn arferiad/cenhadaeth y mae angen i chi weithio’n barhaus arni ac nid yw’n ymdrech neu’n dasg ‘un waith’.
Nid microreoli yw atebolrwydd
Ar adegau, efallai y bydd angen i chi gymryd cam yn ôl ac ystyried pa un ai a ydych yn microreoli, yn hytrach na magu atebolrwydd. Os ydych chi’n gweld eich hun yn gwirio eich tîm, yn gofyn am ddiweddariadau cyson ac yn ‘hofran dros eu hysgwyddau’ wrth iddynt weithio, mae’n debyg eich bod chi’n microreoli. Os hoffech chi wirio pa un ai a ydych yn ficroreolwr ai peidio – neu os ydych erioed wedi gweithio gydag un – darllenwch A cautionary tale: top 10 signs that you’re a micromanager [Tip: daliwch Ctrl a chliciwch dolen i'w agor mewn tab newydd. (Cuddio tip)] (Son, 2014).
Mae atebolrwydd fel bod yn arddwr, hynny yw mae angen i chi roi’r amgylchedd cywir i’ch tîm i wneud eu gwaith eu hunain, tyfu a pherfformio ar eu gorau. Maent angen y gallu i ddefnyddio adnoddau cydweithredol i gyfathrebu gydag eraill yn y tîm a rhannu gwybodaeth a dealltwriaeth. Maen eu helpu nhw i fod yn dryloyw a datblygu amgylchedd o ymddiriedaeth ac eglurder. Drwy wneud pethau’n weladwy, yn hytrach na ‘allan o olwg, allan o feddwl’, gall wella atebolrwydd tîm.
Gweithgaredd 9 A ydych chi’n ficroreolwr?
Os darllenwch chi A cautionary tale: top 10 signs that you’re a micromanager (Son, 2014), myfyriwch ar y 10 arwydd ac ystyriwch sawl un ohonyn nhw ydych chi’n eu harddangos yn eich rôl gyfredol yn eich barn chi.
Yna ysgrifennwch rai camau gweithredu y gallech eu gwneud i roi’r gorau i wneud un o’r arferion hynny.