5.1 Defnyddio gofod – ar y safle ac o bell
Wrth i strwythurau sefydliadol esblygu, ac i’r gweithlu gael ei wasgaru rhwng ‘ar y safle ac o bell’, mae angen i sefydliadau ystyried y defnydd o ofod yn y ddau amgylchedd. Mae’n debyg y bydd y defnydd o ofod ffisegol ar y safle yn llai, a bydd y ffordd y bydd yn cael ei ddefnyddio yn newid. Efallai na fydd y gweithwyr i gyd yn y swyddfa gyda’u tîm ac efallai na fydd arnynt angen desg barhaol.
Mae hyn yn creu heriau i sefydliadau wrth gynllunio i ddefnyddio gofod sydd yn bodloni anghenion y sefydliad, ond hefyd yr unigolion, yn effeithiol ac effeithlon, yn arbennig y rhai sydd â gofynion gweithle penodol. A oes angen i dimau/unedau fod gyda’i gilydd neu a yw ardaloedd ‘desg boeth’ yn ddigonol? Bydd y penderfyniad yn dibynnu ar sut y mae eich sefydliad yn gweithredu. I SAU gyda myfyrwyr ar y campws mae’n debyg y bydd y defnydd o ofod yn parhau yn debyg i’r cyfnod cyn y pandemig, ond i SAU sy’n dysgu o bell, lle gall llai o bobl fod ar y safle, fe allant fod yn wynebu bod lle heb ei ddefnyddio.
Mae angen i sefydliadau hefyd ystyried beth yw eu cyfrifoldeb am y rhai sy’n gweithio o bell, ac efallai nad yw eu hamgylcheddau gweithio o gartref yn ddelfrydol. Beth yw’r hawl sylfaenol y gall gweithiwr ei ddisgwyl o ran yr offer a ddarperir neu gefnogaeth ariannol? A yw’r gostyngiad yng nghost cymudo yn mynd yn erbyn costau eraill a dynnir wrth weithio o bell? A yw’r holl weithwyr yn gallu gweithio mewn amgylchedd diogel? Dyma rai o’r ystyriaethau y mae angen i sefydliadau eu pwyso a’u mesur a sicrhau bod polisïau a phrosesau yn rhoi arweiniad clir ac yn rheoli disgwyliadau.
Er bod cynnydd ar y dechrau yn y bobol oedd yn gweithio o bell a ddychwelodd i ‘safleoedd’, mae’n ymddangos bod hyn yn gwastatau, gyda sefydliadau yn awr yn gweld defnydd o’u gofod tua 25% ar gyfartaledd yn ystod yr wythnos. Gallwch weld o’r ffigyrau isod y cynnydd cyson yn y rhai sy’n dychwelyd i adeilad y swyddfa a’r dyddiau prysuraf.
I sefydliadau sy’n monitro’r defnydd o adeiladau, bydd data olrhain yn dod yn allweddol i’w cynorthwyo i wneud penderfyniadau ar sail gwybodaeth am sut i ddylunio gofodau at y dyfodol a ble dylid buddsoddi mewn seilwaith.
Tra byddai rhai sefydliadau’n hoffi gweld yr holl staff yn dychwelyd i’r safle, mae’r arwyddion yn awgrymu nad yw gweithwyr yn dymuno i hyn ddigwydd. Mae hwn yn fater cymhleth i sefydliadau ei ddatrys: cynllunio i lai o le gael ei ddefnyddio; ystyried sut y mae ‘safleoedd’ yn cael eu dylunio at y dyfodol er mwyn caniatáu ffyrdd newydd o weithio; a dynodi beth fydd anghenion gweithwyr o bell – e.e. a ydyn nhw am aros gartref neu ddefnyddio canolfannau lleol, yn hytrach na theithio i brif ganolfan sefydliad?
Mae’r newid mewn patrymau gwaith, y defnydd o ofod a gweithio hybrid angen eu hystyried yn ofalus, dylid ystyried iechyd a diogelwch, i sicrhau bod darpariaeth ar gyfer cynhwysiant a hygyrchedd, ond hefyd gweithwyr yn gweithio ar eu pen eu hunain wrth i bobl gael eu gwasgaru trwy adeiladau neu weithio o bell. Sut y mae pobl yn dod at ei gilydd wyneb yn wyneb a pha weithgareddau y maent yn gwneud hyn ar eu cyfer, pan na fydd angen i dimau fod gyda’i gilydd ar y safle, ac mae angen cynllunio ar gyfer rheoli cyfarfodydd hybrid hefyd.
Wrth ail-ddylunio gofod, cyfleusterau a gwasanaethau, a sut y mae gweithwyr yn defnyddio’r gofod, rhaid i sefydliadau ystyried cynaliadwyedd yn ogystal. Mae’r ymrwymiad i gyrraedd sero net erbyn 2050 yn golygu bod angen i bob sefydliad ailystyried sut y gall weithredu’n fwy cynaliadwy a deall yr oblygiadau a’r gofynion o ran cyrraedd y targedau.