5 Strwythurau sefydliadol
Wrth i sefydliadau gynllunio ar gyfer sut y byddant yn gweithio yn y dyfodol, gall y rhan fwyaf o SAU fod â strwythurau a ddyluniwyd yn wreiddiol ar gyfer gweithio ‘ar y safle’ yn bennaf, gyda therfynau rhwng unedau a rolau swyddogaethol wedi eu diffinio’n glir. Wrth i dechnoleg, cwmpas swyddi – a all fod yn rhyngddisgyblaethol – ac amgylcheddau gwaith hybrid esblygu, efallai y bydd angen newidiadau sylweddol, sy’n rhoi mwy o hyblygrwydd ac sy’n defnyddio dull mwy cydweithredol ac integredig i fodloni anghenion y ffordd y mae angen i ni weithio yn awr.
‘Strwythur sefydliad yw’r patrwm o berthnasau rhwng rolau mewn sefydliad a’i rannau gwahanol. Mae diben y strwythur yn gweithio i ddyrannu gwaith a chyfrifoldebau er mwyn cyfeirio gweithgareddau a chyflawni nodau’r sefydliad. Mae strwythur yn galluogi rheolwyr i gynllunio, cyfarwyddo, trefnu a rheoli gweithgareddau’r sefydliad.’
Dylai strwythurau adlewyrchu diben y sefydliad a sut y mae angen iddo weithio i alluogi llunio penderfyniadau a pholisïau effeithiol ac atebol. Tra bydd llawer o sefydliadau yn ceisio lleihau ‘strwythurau biwrocrataidd’, os deallir ac y defnyddir paramedrau ‘biwrocratiaeth’ yn effeithiol, gallant gynnig eglurder i weithwyr o ran eu swyddi, cyfrifoldebau a disgwyliadau eu sefydliad.
Gall fod yn ddefnyddiol ystyried ffactorau sy’n effeithio ar effeithiolrwydd sefydliadol Charles Handy, a’r berthynas rhwng grym y bobl a’r ochr ymarferol, wrth adolygu eich anghenion a’ch strwythur sefydliadol.
Mae nifer o ddulliau strwythurol y gellir eu mabwysiadu, sy’n dueddol o fod yn seiliedig ar strwythur llorweddol, fertigol neu fatrics.
Strwythurau llorweddol sy’n anelu i fod â llai o lefelau o reolwyr, gyda nifer o weithwyr yn cael ystod eang o reolaeth sy’n caniatáu gwell cyfathrebu, annibyniaeth a chyfrifoldeb. Pan fydd y rhain yn effeithiol, maent yn naturiol yn annog cydweithio.
Strwythurau fertigol sydd ar y llaw arall, yn dueddol o fod yn fwy hierarchaidd, gan ddiffinio cadwyn reoli glir a all arwain at brosesau cymeradwyo cymhleth.
Mae llawer o sefydliadau yn awr wedi mabwysiadu strwythur Matrics, sy’n caniatáu llwybrau trwy’r sefydliad sy’n galluogi rhoi adroddiadau deuol a dirprwyo tasgau. Mae’r rhain yn fwy cyffredin mewn amgylcheddau sefydliadol cymhleth sydd angen addasu i newid. Gall y dull hwn arwain at well llunio penderfyniadau a hynny ar sail gwybodaeth, fel y gall seilos llai a gwell cyfathrebu ar draws adrannau.
Gellir defnyddio dulliau amrywiol i ddylunio strwythur sefydliadol a bydd llawer o SAU â’u dull dewisol eu hunain, sy’n cysylltu â modelau newid. Cynsail model newid Burke-Litwin yw ‘bod newid yn cychwyn yn allanol ac yn trosglwyddo i’r unigolyn’ (Burke-Litwin, 1992) a all fod yn gymhleth oherwydd y ffactorau y mae’n awgrymu eu hystyried. Mae iddo ddull integredig sy’n canolbwyntio ar y rhyng-ddibyniaethau a all arwain at well cydweithredu a chynnwys pobl, gan ei fod yn gadael i chi ystyried anghenion y sefydliad, y tîm a’r unigolyn.
Wrth i sefydliadau ddeall eu hanghenion busnes yn well ac anghenion eu gweithwyr, a dechrau ystyried sut i wneud y defnydd gorau o ofod ffisegol mewn ffyrdd gwahanol i adlewyrchu’r ffaith bod llai o weithwyr ar y safle, a gofod swyddfa’n cael ei ddefnyddio mewn ffyrdd mwy hyblyg, gall strwythurau newydd ddod i’r amlwg.