2 Gweithredu mewn amseroedd ansicr

Yn ystod y pandemig daeth gallu sefydliadau i reoli ansicrwydd yn allweddol. Bu’n rhaid i lawer wneud penderfyniadau a gweithredu newidiadau cymhleth, gan gynnwys trawsnewid digidol yn gyflym, i drosglwyddo’r rhan fwyaf o’r gweithlu i weithio o bell yn ystod cyfnodau clo.

Mae’r fideo isod yn rhoi cipolwg gan y cyfranwyr am eu profiad o addasu ffyrdd o weithio yn ystod y pandemig COVID-19.

Download this video clip.Video player: hyb_1_2022_sep101_operating_through_covid_compressed.mp4

Dangos y trawsgrifiad | Cuddio'r trawsgrifiad

Transcript

LOUISE CASELLA:

Yng Nghymru, roedd Llywodraeth Cymru yn glir iawn ynghylch y gofynion o ran presenoldeb yn y swyddfa a sut roeddem yn gweithio yn y swyddfa a phryd y gallech ddod i'r gwaith a phryd nad oeddech chi'n cael dod i'r gwaith. Roedd hynny'n wahanol i'r sefyllfa yn Lloegr. Rwy'n meddwl y bydd hynny'n un o'r pethau diddorol am y pandemig. Mae'n agored iawn i ddatganoli a phwerau llywodraethau gwahanol i wneud penderfyniadau yn y DU.

Roedd yn rhaid i ni wneud yn siŵr felly bod pawb yn deall beth oedd yn rhaid i ni ei wneud yn y swyddfa yng Nghymru mewn perthynas â gweithio yn Milton Keynes ar waith ar y campws, a deall sut roeddem yn addasu ein prosesau yng Nghymru, yn addasu ein harferion gwaith, yn sicrhau bod y swyddfa'n ddiogel i bobl a oedd yn dod i mewn lle roedd yn bwysig iawn eu bod yn dod i mewn

Ond hefyd yn cefnogi'r rheini nad oeddent yn dod i mewn i'r swyddfa hefyd. Felly roedd sicrhau'r cydbwysedd hwnnw yn eithaf heriol. Ond roedd yn golygu meithrin dealltwriaeth dda o'r gofynion cyfreithiol a deall sut roeddem yn cadw pobl yn ddiogel ac yn iach tra roeddent yma. Rydym wedi rhoi llawer o sylw i geisio cydbwyso'r hyn sydd ei angen ar y sefydliad ag anghenion yr unigolyn drwy gydol y pandemig. Gwnaethom ddechrau drwy ganolbwyntio ar yr unigolyn yn bennaf.

Rydym yn cydnabod bod hyn yn newid mawr i bawb a'r hyn ddaeth gyntaf oedd cael trefn ar eu bywyd gartref a sicrhau eu bod yn gallu gweithio gartref. Roedd yn her wahanol iawn i'r gorffennol. Felly, ar y dechrau, roeddem yn canolbwyntio'n benodol ar anghenion yr unigolyn a sicrhau bod yr unigolyn yn barod i wneud hynny. Wrth i amser fynd yn ei flaen, gwnaethom wario mwy-- gwnaethom roi mwy o sylw i'r hyn roedd ei angen ar dimau a'r hyn roedd ei angen ar y sefydliad. Ac felly, sut roeddem yn diwallu anghenion yr unigolyn yn unol â hynny.

Felly ceisio sicrhau cydbwysedd rhwng amcanion timau a sut yr hoffai unigolyn weithio o bosibl. Felly roedd yn rhaid i ni feddwl am y darlun cyfan hwnnw a gweithio ein ffordd drwyddo. Ar hyn o bryd, rwy'n meddwl bod llawer mwy o bwyslais ar y tîm yn hytrach na'r unigolyn, gan barchu dewisiadau'r unigolyn wrth gwrs. Ond, yn amlwg, mae gennym fyfyrwyr i'w cefnogi a gwaith i'w wneud, ac mae pobl yn gweithio i ni er mwyn gwneud hynny.

Felly sut maent yn dod at ei gilydd i wneud hynny yw ein pwyslais nawr – y canlyniadau a'r gwasanaeth i fyfyrwyr – yn wahanol i ddechrau'r pandemig, pan fyddem wedi canolbwyntio mwy ar amgylchiadau'r unigolyn a sicrhau ei fod yn ddiogel.

MATT WINTLE:

Cyn y pandemig yn Admiral, roedd gennym tua 350 neu 400 o bobl roeddem yn eu galw'n weithwyr gartref neu'n weithwyr hyblyg, sef cyfran fach o boblogaeth y cyflogeion yn Admiral. Mae tua 10,000 yn gweithio yma. Ac yn gyflym iawn, o fewn ychydig fisoedd, tri neu bedwar mis, roedd rhwng 6,000 a 7,000 o bobl yn gweithio gartref. A byddai'r datblygiad hwnnw wedi cymryd blynyddoedd-- tair neu bum mlynedd, pe byddem wedi'i wneud o dan amgylchiadau arferol.

Felly dyna beth newidiodd a dweud y gwir. Y datblygiad enfawr hwn o ran galluogrwydd er mwyn i bobl allu gwneud eu swyddi yn effeithiol ac i'r un safon gartref, a gwasanaethu'r cwsmer gystal ag yr oeddent yn ei wneud yn y swyddfa. Felly bu'n rhaid croesawu technoleg er mwyn gallu gwneud hynny, a hynny'n gyflym. Rwy'n meddwl bod y ffordd y digwyddodd pethau yn ddiddorol iawn. Mae Admiral yn ymfalchïo yn ei ddiwylliant sy'n grymuso pobl ac yn rhoi ymreolaeth iddynt wneud penderfyniadau. Ac, a dweud y gwir, yn ystod y cyfnod hwnnw, bu'n rhaid i ni ddychwelyd i drefn gorchymyn a rheoli i raddau oherwydd ni fyddai wedi digwydd fel arall.

Ni fyddai'r datblygiad hwnnw wedi digwydd na'r ffordd y gwnaethom lwyddo i'w gyflawni pe na fyddem wedi mynd ati i gynllunio gydag agwedd ‘rhaid i hyn weithio’. Ond mi wnaethom lwyddo, ac roedd pawb yn gefnogol. Ac yna gwnaethom sylweddoli yn gyflym iawn fod angen i ni ddychwelyd i rai o'r pethau gwych y mae Admiral wedi'u gwneud erioed o ran cyfathrebu a diwylliant ac unioni cydbwysedd y sioc honno, os hoffech chi, o gael pobl i weithio gartref.

O ganlyniad i hyn i gyd, mae pob rhan o'r busnes yn defnyddio technoleg yn llawer ehangach nawr. Felly byddech wedi cael adrannau TG erioed a'r meysydd data a fyddai ar flaen y gad o ran defnyddio rhai o'r adnoddau hyn-- adnoddau cydweithio, adnoddau negeseua, y math yna o bethau. A nawr mae hynny'n cynnwys pawb oherwydd dyna sut rydym yn cyfathrebu y rhan fwyaf o'r amser.

Felly'r newid gwirioneddol yw sut rydym yn cyfathrebu a'r adnoddau rydym yn eu defnyddio i wneud hynny. A phan rwy'n sôn am gyfathrebu, gallai hynny fod ar ffurf cyfarfod neu ddogfen rydych yn ei rhannu. Ac, yn y bôn, mae hynny wedi newid drwy'r pandemig.

JONATHAN MORGAN:

Newidiodd y pandemig y ffordd roedd Object Matrix yn gweithio yn sylweddol oherwydd, cyn y pandemig, mae'n debyg bod 90% o'r gweithlu yn dod i mewn i'r swyddfa bob dydd. Ar ôl y pandemig, efallai fod 90% o'r gweithlu yn gweithio gartref yn rheolaidd. Felly mae wedi newid.

Mae wedi newid y ffordd y mae pobl yn byw ac yn trefnu eu bywydau, mae wedi newid y ffordd rydym yn trefnu'r gwaith, mae wedi newid y ffordd rydym yn amserlennu'r gwaith hyd yn oed oherwydd dylai'r amserlen ganiatáu i unedau llai weithio gan gyfathrebu'n rheolaidd fel nad ydym yn gadael rhywun am fis ac yna fynd yn ôl ato. Felly, mewn llawer o ffyrdd, mae'r pandemig wedi newid natur y sefydliad er gwell, ac mae rhai pethau wedi bod yn heriol.

SARAH JONES:

Gwnaeth y Brifysgol addasu'n gyflym iawn i'r pandemig. Crëwyd ein cyfarwyddiaeth gwasanaethau digidol o fewn misoedd i gyhoeddi'r cyfyngiadau symud. Crëwyd timau newydd, rhoddwyd swyddogaethau newydd ar waith, dulliau dysgu cyfunol newydd - safonau addysgu a dysgu , rhoi adnodd darganfod Jisc ar waith. Roedd yn gyflym iawn ac yn sioc fawr i lawer o bobl. Defnyddio Teams, roeddem yn lwcus iawn. Roeddem eisoes yn defnyddio Teams fel sefydliad. Fodd bynnag, roedd yn golygu bod yn rhaid i bobl fod yn dysgu llawer, yn gyflym iawn, iawn wrth barhau gyda'u gwaith o ddydd i ddydd.

Roedd yn rhaid i bobl barhau i addysgu, roedd yn rhaid i wasanaethau'r llyfrgell barhau, roedd pawb yn parhau wrth geisio addasu i wneud hyn i gyd gartref. Yn ystod y cyfnod clo, cawsom y cyfle i ddatblygu gwasanaethau na fyddem wedi cael amser i'w datblygu fel arall gan nad oeddem yn gwneud cymaint o waith wyneb yn wyneb. Ac rydym wedi gallu parhau â llawer o'r gwasanaethau hynny ers dod yn ôl i'r campws. Ac rwy'n meddwl bod hyn wedi ein galluogi i weld taith y myfyriwr mewn ffordd wahanol.

MICHAEL WOODS:

Roedd yr angen i addasu i'r pandemig ym mis Mawrth 2020 yn eithaf arwyddocaol i ni. Yn gyflym iawn bu'n rhaid i ni newid i weithio gartref ac addysgu ar-lein. Ac rwy'n meddwl mai un o'r heriau i ni nawr yw dod o hyd i'r cydbwysedd cywir wrth symud ymlaen. Rwy'n meddwl bod pob un ohonom ni, myfyrwyr a staff, wedi gweld hyn fel cromlin dysg o addasu i ffyrdd newydd o weithio a thechnolegau newydd.

Nid oeddwn yn gwbl newydd. Er enghraifft, rydym wedi bod yn recordio ein darlithoedd ar gyfer myfyrwyr ers peth amser. Felly nid oedd y syniad bod myfyrwyr yn gwylio darlithoedd ar-lein neu'n cael gafael ar yr adnoddau hynny ar-lein yn newydd o reidrwydd. Yr hyn a oedd yn wahanol oedd eu bod nhw'n gwneud hynny yn lle bod yn y dosbarth, yn hytrach nag yn ychwanegol at hynny. Felly rwy'n meddwl mai un o'r heriau oedd nid symud i ffordd ar-lein o weithio yn unig, ond symud i ffordd hybrid o weithio ar ôl hynny lle rydym yn addysgu gwahanol agweddau mewn ffyrdd gwahanol.

Nawr mae angen meddwl sut rydym am ddefnyddio hynny wrth symud ymlaen. Rwy'n meddwl ein bod ni'n gwerthfawrogi addysgu wyneb yn wyneb ac rydym yn gwerthfawrogi'r profiad ar y campws. Mae hynny wedi bod yn bwysig i brofiad myfyrwyr yn Aberystwyth. Rwy'n meddwl ei bod hi'n bwysig bod staff yn cael y cyfle i ryngweithio ar y campws hefyd. Ond rydym hefyd yn myfyrio ar werthoedd y ffurf hybrid o addysgu a'r dulliau o ddysgu ar-lein y gallem eu cadw.

Yn sicr, rwy'n credu ein bod wedi gwerthfawrogi'r gallu i ddefnyddio mwy o adnoddau ar-lein i gefnogi ein haddysgu, a darparu'r rheini yn ogystal â'r cynnwys a addysgir wyneb yn wyneb. Felly gall hynny gynnwys fideos byr yn esbonio cysyniadau penodol o ran dulliau neu dechnegau a all fynd law yn llaw â chynnwys addysgu arall.

Ac yna'n olaf, yn fwy cyffredinol fel ffordd o weithio, rwy'n credu ein bod yn parhau i gynnal llawer o'n cyfarfodydd ar-lein. Rydym yn fwy hyblyg o ran yr amodau gweithio y gallwn eu cynnig i staff gyda mwy yn gweithio gartref. Ac rwy'n meddwl ei bod hi'n bwysig bod cyfleoedd o hyd lle rydym yn dod â phobl i'r campws, lle rydym yn cyfarfod wyneb yn wyneb. Ond rydym hefyd yn gweld y gall rhywfaint o'r gwaith arferol a rhai o'r cyfarfodydd rheolaidd gael eu cynnig drwy lwyfannau ar-lein.

NICK BARRETT:

Mae wir yn anhygoel sut mae rhywbeth fel Y Brifysgol Agored wedi dod drwyddi a chyflawni ei photensial i raddau. Felly ie, profiad cyffrous iawn. Ni fyddwn yn gorfodi'r profiad ar unrhyw un ond, drwy wneud hynny, mae ein ffyrdd o weithio yn llawer mwy cyson â phrofiadau ein myfyrwyr. Ac rwy'n credu bod hynny wedi fy helpu i sylweddoli gwerth yr hyn rydym yn ei wneud.

Roedd cynifer o heriau a rhwystrau cyfreithiol posibl y bu'n rhaid i ni eu hosgoi a'u goresgyn wrth i ni ddechrau newid ein profiad. Fel Y Brifysgol Agored, rwy'n credu ein bod ychydig yn fwy diogel o gymharu â rhai sefydliadau addysg uwch. Hynny yw, o safbwynt technegol, mae gan yr Awdurdod Cystadleuaeth a Marchnadoedd ofynion o ran peidio â chamwerthu'r profiad ac, wrth gwrs, roedd llawer o sefydliadau wedi addo profiad dysgu wyneb yn wyneb.

Nawr, rydym wedi ein dylunio ar gyfer dysgu o bell, ond roedd gennym lawer o ddigwyddiadau wyneb yn wyneb. Ysgolion haf, er enghraifft, a grwpiau tiwtorial. Ac eto, bu'n rhaid i ni, fel sefydliad, newid y rheini'n eithaf cyflym. Gwneud yn siŵr nad oeddem yn torri'r rheoliadau. Gwnaethom ffurfio grwpiau ymateb cyflym iawn i ystyried hyn. Roedd yn gyfnod hyblyg iawn o wneud penderfyniadau.

Roeddem yn siarad mewn ffordd wahanol â phobl wahanol. Gwnaethom chwalu trefniadau llywodraethu arferol, ac roedd risg ynghlwm wrth hyn wrth gwrs, ond cyflwynodd ffresni o ran y ffordd rydym yn gwneud penderfyniadau yn unol ag amgylchiadau yn hytrach na phrotocol, os yw hynny'n gwneud synnwyr. Roeddem yn ymateb i sefyllfaoedd ac yn meddwl o ddifrif am yr hyn roeddem yn ceisio ei wneud. Felly rwy'n credu bod rhai manteision yno. Yr her, mae'n debyg, oedd ceisio ennyn diddordeb pobl a sicrhau eu bod yn cael y wybodaeth ddiweddaraf. A sylweddoli nad rhywbeth byrdymor oherwydd y pandemig yn unig oedd hyn, yr elfen rheoli argyfwng, ond bod rhai o'r pethau yn mynd i gael budd hirhoedlog.

LLINOS NEALE:

Mae Canolfan Arloesi Menter Cymru (ICE) wedi bod mor hyblyg yn ystod y pandemig. Mae wedi gorfod bod, yn amlwg, oherwydd rydym yn lleoliad ffisegol ac nid oedd pobl yn mynd i leoliadau ffisegol yn ystod y pandemig. Felly roedd yn rhaid i ni sicrhau ein bod yn cynnig mynediad i'r busnesau sydd wedi'u lleoli yma o hyd oherwydd bod angen iddynt gael post pwysig a phethau felly. Ond roedd yn rhaid i ni wneud yn siŵr hefyd fod y gymuned a phopeth roedd pobl yn ei gael o'r ganolfan heblaw am y lleoliad ffisegol ar gael ar-lein.

Nawr mae'r hyb wedi datblygu a thyfu i ymateb i'r hyn sydd ei angen ar bobl ar ôl y pandemig. Felly mae angen i bobl fod yn llawer mwy hyblyg. Felly bydd angen lle arnynt lle gallant wneud pethau ar-lein ac wyneb yn wyneb. Ac mae'n rhaid i hwn fod yn lle llawer mwy dynamig i bobl. Felly rydym yn datblygu er mwyn ymateb i hynny.

End transcript

Lawrlwytho

 

Mae effaith y pandemig ar iechyd meddwl, anghyfartaledd i rai grwpiau mewn cymdeithas, yr economi a’r seilwaith yn feysydd allweddol y mae angen i sefydliadau ganolbwyntio arnynt yn awr, ochr yn ochr â chynaliadwyedd a sut y gallant gyfrannu at dargedau sy’n gysylltiedig â Nodau Datblygu Cynaliadwy’r Cenhedloedd Unedig [Tip: daliwch Ctrl a chliciwch dolen i'w agor mewn tab newydd. (Cuddio tip)] (UN SDGs) (UN, 2022) a chyrraedd sero net o ran allyriadau nwyon tŷ gwydr erbyn 2050.

Cyn y pandemig COVID-19, roedd arferion y gweithlu yn esblygu wrth ymateb i dueddiadau sefydliadol yn niwedd yr ugeinfed ganrif.

Os gwnewch chi ymchwilio i ‘dueddiadau i sefydliadau’ ar-lein, fe welwch bwyslais cyson ar:

• gweithlu a disgwyliadau sy’n newid
• dilysrwydd, gwytnwch a busnes pwrpasol
• cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant
• sefydliadau mwy gwastad a hyblyg
• cynaliadwyedd, gan gynnwys newid hinsawdd, targedau sero net ac ansefydlogrwydd economaidd byd-eang
• trawsnewid digidol, y cyfeirir ato weithiau fel y Pedwerydd Chwyldro Diwydiannol, a defnydd effeithiol o ddata (Baker, 2021; Marr, 2021; Kropp a McRae, 2022).