2 किसी ‘प्रयोजन के साथ वार्तालाप‘ की तैयारी करना

प्रशिक्षक के रूप में वार्तालाप के लिए तैयारी करना

सत्र को शुरू करने के क्षण से आपके ध्यान का एकमात्र केंद्र आपके साथ वाला व्यक्ति होना चाहिए।

आपका पहला काम है अपने प्रशिक्षण लेने वाले को सहज महसूस कराना। उनसे यह पूछने के बाद कि वे किस बारे में बात करना चाहते हैं, केवल सुनें। फिर जब वे रुकें, तब उनसे और बोलने को कहें।

यथा संभव स्थिर बने रहें। कोई भी ऐसी बात जिससे वक्ता विचलित होता है उसके विचारों के प्रवाह को रोक देगी। देखें कि वे कैसे बैठते और अपने आपको संभालते हैं। बिना किसी बनावट के स्वयं के बैठने के ढंग को उनकी आकृति की छवि की तरह रखने का प्रयास करें; जब वे सामने की ओर झुकें तब आप भी ऐसा ही करें, या अपने हाथों से इशारा करें। प्रवाहमय वार्तालाप में इस तरह का दर्पणीकरण प्रायः बहुत स्वाभाविक रूप से होता है।

यदि आपका प्रशिक्षण किसी विशिष्ट विषय पर है जिस पर आपने पहले से सहमति दे दी है (देखे संसाधन–2, सी.सी.ई) तो आपको सबसे पहले यह सुनना होगा कि प्रशिक्षण लेने वाले ने पहली बार में क्या समझा है।

प्रशिक्षण बहुत थकाने वाला काम हो सकता है, क्योंकि आपको इतने ध्यान से सुनना होता है। वक्ता जो कुछ कह रहा होता है आपको उस पर अपनी प्रतिक्रिया देनी होती है, इसलिए आपको याद रखने में भी कभी-कभी बहुत मेहनत करनी पड़ेगी। आप सुने गए कुछ मुख्य शब्द या वाक्यांशों को नोट करने से न घबराएं। प्रशक्षिक सामान्य तौर पर यह कहकर अनुमति माँगते हैं, ‘यदि मैं कुछ नोट्स लूँ तो आपको ऐतराज तो नहीं होगा?’ जब आप प्रतिक्रिया देते हैं, जैसा कि आपको नियमित रूप से करना चाहिए, कुछ खास तरह के वाक्यांशों का उपयोग करें, जैसे:

यह प्रारंभिक चरण काफी समय ले सकता है, क्योंकि प्रशिक्षण लेने वाला सबसे पहले जिस अवधारणा के बारे में बात करता है वह अक्सर उसके मन में चल रही सबसे जरूरी बात नहीं भी हो सकती है। जल्दी न करें और उनसे अपनी बात तुरंत कहने के लिए जोर न दें। वार्तालाप को अपने स्वाभाविक ढंग से चलने दें।

जब आप आश्वस्त हो जाएं कि प्रशिक्षण लेने वाला इस बारे में स्पष्ट है कि वह वास्तव में किस बारे में बात करना चाहता है, तो आप उनके साथ सम्भवतः यह स्थापित करने के लिए तैयार हो जाये कि वे वार्तालाप का क्या परिणाम चाहते है। इस बात को निम्नलिखित कथन के रूप में पेश किया जा सकता है, जो आप प्रशिक्षक के रूप में कहेंगे:

ऐसा करने के लिए आपको उनके साथ यह जानना होगा कि सफल परिणाम का प्रारूप कैसा होगा।

संपूर्ण सत्र के दौरान, देखें कि प्रशिक्षण लेने वाले की अभिव्यक्ति कैसे बदलती है और उसके हाथ कैसे हिलते हैं। ये उसकी भावनाओं के महत्वपूर्ण सुराग होंगे। लेकिन सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि उन शब्दों को सचमुच ध्यान से सुनें जिनका उपयोग आपका प्रशिक्षण लेने वाला करता है, उदाहरण के लिए:

इस तरह के कथनों के प्रति आपके उत्तरों में निम्नलिखित शामिल हो सकते हैं:

इस प्रकार की पूछताछ की गतिविधि को प्रशिक्षक ‘कोड तोड़ना’ के नाम से बुलाते हैं।

प्रशिक्षक के रूप में आपका अंतिम काम है सत्र में तय की गई कार्यवाहियों और प्रशिक्षण लेने वाला जिस बात का वादा कर रहा है उससे सहमत होना। उनसे उन कार्यवाहियों को लिखने को कहें जिन्हें करने का उनका इरादा है और एक समय सीमा पर सहमत हों जिसमें उन्हें पूरा किया जाएगा। आपके भाव कसै बदलते है, सत्र हमेशा प्रशिक्षण लेने वाले के एक वादे के साथ समाप्त होना चाहिए जैसे:

अपने विचारों को सारांशित करके और बची हुई अनिश्चितताओं को स्पष्ट करके, आपसे प्रशिक्षण लेने वाले के द्वारा वह अगला कदम उठाने की काफी अधिक संभावना होगी जिसे अपनाने में वह सहज और पूरा करने के लिए सच्चे रूप से तैयार होगा। अंत में, उनके सामने वह बात दोहराएं जिसका उसने वादा किया है और, यदि उचित हो तो, आपके अगले प्रशिक्षण सत्र के लिए तारीख तय करें।

मार्गदर्शक के रूप में वार्तालाप की तैयारी करना

मार्गदर्शक के लिए मार्गदर्शन करवाने वाले व्यक्ति को सहज बनाना उतना ही महत्वपूर्ण है जितना प्रशिक्षक के लिए प्रशिक्षण लेने वाले को सहज बनाना होता है। चूंकि आप अपने अनुभव और विशेषज्ञता प्रदान करने वाले अधिक ज्ञानी पेशेवर की भूमिका अदा कर रहे हैं, यदि आप काम को ठीक ढंग से शुरू नहीं करते हैं तो यह संभव है कि आपसे मार्गदर्शन करवाने वाला व्यक्ति आपसे सचमुच भयभीत महसूस करें। इसलिए आपके लिए यह याद रखना और भी अधिक महत्वपूर्ण है कि यदि आप अपनी डेस्क के पीछे बैठे रहते हैं, तो आपकी बुद्धिमानी उस व्यक्ति के साथ कमरे के बाहर नहीं जाएगी जिसे उसकी सबसे अधिक जरूरत है। आपकी आँखों में दया भाव, किस तरह से आप मार्गदर्शन करवाने वाले को कमरे में बुलाते हैं, उन्हें आप कैसे आराम से बिठाते हैं और उनके साथ बैठते हैं – ये सभी बातें वार्तालाप को शुरू करना अधिक आसान बनाएंगी।

पहले की तरह, नोट्स लेने की अनुमति प्राप्त करना और स्पष्ट करना कि मार्गदर्शन करवाने वाला भी, यदि वह चाहे, तो नोट्स ले सकता है, शिष्टता होगी।

इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप वार्तालाप को कैसे शुरू करते हैं, लेकिन इस बात की संभावना है कि वह पिछली अंतर्क्रिया के परिणाम के रूप में होगी:

पहले की तरह ही, मार्गदर्शन कराने वाले को स्पष्ट करना चाहिए वह क्या करना चाहता है। उनकी इसमें मदद करने के लिए, इस बात का सारांश बनाना प्रायः उपयोगी होता है कि आपने क्या सुना है, उसमें आपका क्या योगदान रहा है और आपने किन क्षेत्रों के बारे में मिलजुल कर बात की है। फिर आपको सत्र के परिणाम पर और आपका मार्गदर्शन करवाने वाला जिस बात का वादा कर रहा है उस पर सहमत होना चाहिए।